9 tip til planlægning af en familiesammenføring om et budget

Mens masser af familier stadig nyder at samles hjemme hos nogen til en genforening, vælger familier i stigende grad mere overdådige sammenkomster. Nogle er flere-dages campingture i RVs og telte; andre afholdes på krydstogtskibe eller på resorts. Der er detaljerede budgetter til opsætning, lodtrækninger, der skal organiseres, og t-shirts og kaffekrus, der bærer familiens kam til at sælge. Ligegyldigt hvor simpelt eller overdådigt din genforening, planlægning af en tager en masse arbejde, og det kan blive meget dyrt, hvis du ikke er forsigtig.

Inden du går over bord og ender med at planlægge en begivenhed, som ingen har råd til at deltage i, er her nogle måder at planlægge et sjovt, overkommeligt gensyn.

Planlægning af et budgetvenligt familiegjenforening

Når det kommer til dit genforening, vil du have, at alle skal samles hos mor og fars hus og bringe en skål til at dele? Skal du prøve at planlægge en "ferie" familiesammenføring på en udvej? Vil genforeningen være en eftermiddag eller en tre-dages begivenhed?

Det er let at føle sig overvældet af detaljer, når man planlægger en familiesammenføring. Så lad os tage det trin for trin.

1. Start tidligt

At planlægge en familiesammenføring tager arbejde, og det er bestemt ikke noget, du kan gøre i sidste øjeblik. Ideelt set bør du begynde at planlægge et år i forvejen; Dette giver dig masser af tid til at vælge en dato og et sted, der fungerer til alles tidsplaner og budgetter. Planlægning tidligt giver dig også muligheden for at forhandle de bedste priser for hoteller, leverandører og aktiviteter.

Du er også nødt til at få et tidligt antal ansatte for hvor mange mennesker der måske deltager. At have et groft skøn, inden du planlægger, sparer tid, når du kigger på spillesteder. For eksempel, hvis dit genforening har 300 (eller flere) mulige deltagere, spilder du ikke tid på at undersøge statspark pavilloner, der kun kan rumme 100 personer.

Glem ikke at du, afhængigt af årstiden, måske har en vis konkurrence om spillested. For eksempel finder de fleste bryllupper sted om sommeren eller efteråret. Afslutningsfester afholdes i forsommeren og feriefester i december. Planlægning tidligt sikrer, at du er i stand til at booke det sted, du ønsker, når du ønsker det.

2. Opret en Facebook Réunion-side

Planlægning af en familiesammenføring betyder kommunikation med snesevis eller endda hundreder af mennesker. Det kan hurtigt blive et organisatorisk mareridt, da du alle diskuterer potentielle datoer, placeringer og aktiviteter via e-mail eller telefonopkald. Det kan også blive dyrt, hvis du beslutter at sende officielle invitationer sammen med RSVP-kort.

Spar tid og penge ved at placere al din kommunikation et sted med en familiesammenkomst Facebook-side. Du kan gøre denne side privat, så kun gruppemedlemmer kan se indlæg, og det er en fantastisk måde at dele detaljer om det kommende genforening og få alles input om, hvad de gerne vil gøre. Tjek AARP for en hjælpsom artikel om, hvordan man opretter en familie Facebook-gruppe.

Hvis du har ansvaret for planlægningen, skal du huske at tænke som en marketingmedarbejder. Dit mål er at få så mange mennesker til at deltage som muligt, så de samlede omkostninger pr. Person falder. Gør dit bedste for at planlægge sjove aktiviteter og skabe en brummer, så flere mennesker vil komme.

3. Tal åbent om budgettet

Selv den enkleste familiesammenføring kan koste flere hundrede dollars, og de fleste ender med at koste flere tusinde eller mere.Du har muligvis ansvaret for planlægningen, men det betyder ikke, at du er villig - eller i stand til - at gå på regningen. Så hvem skal betale for det?

Du kan ikke tale om omkostninger, medmindre du først har en idé om den type genforening, du vil organisere. Ønsker du en DIY-genforening i en statspark, hvor alle bringer en skål til at dele, eller et mere overdådigt genforening på et krydstogtskib eller på en fyreranch eller et all-inclusive-resort? Vil dit genforening have 20 deltagere eller 200?

Træk først de grundlæggende detaljer ud, og derefter kan du begynde at oprette et løst budget til begivenheden. Overvej alle de udgifter, du sandsynligvis vil afholde, og tilføj derefter en pude på 5% til 10% for at tage højde for uventede omkostninger.

4. Lav en plan for fundraising

Dit næste skridt er at finde ud af, hvordan du finansierer dit genforening, og der er flere veje, du skal overveje.

Du kan bede hver familie eller deltager om at donere et fast beløb for at dække genforeningsomkostninger. Disse penge skal gå til en bankkonto, du åbner med et andet familiemedlem, helst ikke nogen i din nærmeste familie. Hold indskud og udgifter så gennemsigtige som muligt, måske med en månedlig budgetoversigt, som du sender til alle elektronisk.

Du kan også samle penge på selve genforeningen. Bed deltagerne om at medbringe hjemmelavede varer såsom desserter, husholdningsmaskiner og syltetøj til at sælge til andre familiemedlemmer, med alt indtægter til dækning af genforeningsomkostninger. Du kan også lodde fra donerede ting, såsom:

Hjemmelavede dyner
Gendannede og indrammede antikke familiebilleder
En hjemmelavet kogebog fuld af gamle familieopskrifter
Et slægtstræ
En familie scrapbog
Originale kunstværker eller andet håndlavet arbejde
Antikke møbler

En lodtrækning har potentialet til at skaffe en masse penge, plus alle genstande forbliver i familien. En lodtrækning fra en familie kan være en god mulighed for familiemedlemmer, der mindsker overgangen til assisteret bolig.

Nogle familier samler penge i løbet af deres genforeninger ved at skaffe gratis mad men køre en pengebar og sælge vand og sodavand. For at gøre dette skal du ansøge om en dages spirituslicens i den by eller by, hvor du holder arrangementet. Gør din forskning først; nogle byer giver kun en en-dages licens for bestemte grupper, såsom religiøse organisationer, nonprofitorganisationer eller veteran-, politiske, uddannelses- eller atletiske grupper. Ansøg tidligt, da applikationer kan tage mindst to uger at behandle.

5. Bed om et depositum

Når du har skitseret et groft budget, er det vigtigt, at du beder enhver familie om at indsende et ikke-refunderbart depositum inden en bestemt frist. Når du fastlægger beløbet, skal du tage hensyn til hver families økonomiske situation og overveje at tillade månedlige betalinger om nødvendigt.

Det er vigtigt af flere grunde at bede om et ikke-refunderbart depositum fra familiemedlemmer. For det første giver det dig nogle midler til at foretage køb og give indbetalinger til sælgere og spillesteder. Det hjælper dig også med at bestemme, hvem der rent faktisk kommer; når en familie først har forpligtet sig til at deltage i genforeningen, er de langt mindre tilbøjelige til at gå ud i sidste øjeblik.

For at holde styr på betalinger skal du bruge en service som MyEvent. MyEvent giver din familie mulighed for at registrere til genforeningen, betale deres indskud eller deltagelsesgebyrer og endda yde yderligere donationer. Webstedet giver dig også mulighed for at sende afstemninger og undersøgelser, oprette et slægtstræ og nemt skabe brummer omkring begivenheden ved hjælp af sociale medier.

6. Overvej datoer uden for sæsonen

Jo, det ville være sjovt at have familiesammenføring på et skisportssted i januar eller på en smuk Great Lakes-strand i midten af juni. Men du betaler top dollar, hvis du bliver i højsæsonen for en placering.

Mange spillesteder falder deres priser med 50% eller mere i løbet af deres højsæson, så overvej at bo på dette skisportssted i juni eller på det nordlige strandhus i december. Du sparer penge og har stadig masser at gøre. For eksempel har de fleste skisportssteder miles af vandre- og cykelstier, samt puljer og planlagte begivenheder. Vandreture på en vinterstrand er smukke og forfriskende, og de fleste nordlige strande er ledige i vintermånederne, så du har jeres strand.

7. Spørg om gruppepriser på hotelværelser

Mest sandsynligt er din familie spredt over hele landet, hvilket betyder, at du har brug for hotelværelser, og masser af dem. En af de bedste måder at spare penge på hotelværelser, når man planlægger en familiesammenføring, er at bede om en gruppepris, som kan spare dig for op til 50% eller mere på prisen for værelserne. Det kræver dog nogle forhandlinger at få en stor rabat for familiemedlemmer uden for byen.

Først skal du gøre dit hjemmearbejde. Undersøg lokale hotelpriser, og lav en liste over, hvad hvert hotel opkræver for et typisk værelse, samt hvilke bekvemmeligheder du får med dit ophold. Sørg derefter for at vide, hvor mange værelser du har brug for, samt faste datoer for indtjekning og checkout.

Når du ringer, skal du bede om at tale med manageren; en typisk reservationsrepræsentant har sandsynligvis ikke myndighed til at forhandle gruppesatser. Fortæl manageren, hvor mange værelser du har brug for, og hvornår du har brug for dem.

Nogle ledere spørger måske, hvad dit budget er. De bruger ofte dette nummer som udgangspunkt for forhandlinger. Når det er muligt, skal du holde dette for dig selv; kan du få en lavere pris, hvis manageren ikke kender dit prisklasse. En høflig måde at tilbageholde disse oplysninger er at sige, "Vi taler stadig med forskellige familiemedlemmer for at finde et prispoint, som alle har råd til." Sørg for at fortælle dem, at du handler; kan du få en lavere sats, hvis de ved, at du ringer til andre hoteller.

Skriv hver leders navn såvel som deres tilbud, og fortæl dem, hvilken dato du vil tage din endelige beslutning. På denne dato skal du ringe til hver manager tilbage, takke dem for deres tid og fortælle dem din beslutning. Det er almindelig høflighed. Der er også en lille chance for, at de giver dig et lavere tilbud for at tiltrække din virksomhed, hvis du fortæller dem, at du har besluttet at booke andre steder.

8. Overvej en krydstogtsrejse

Overraskende kan et cruiseskib med alt inklusive være et perfekt sted for familiesammenkomster af flere årsager.

Krydstogtskibe kan rumme folk på en lang række budgetter. For eksempel kan familiemedlemmer med et strammere budget ofte få værelser til $ 89 pr. Nat, mens de med mere disponible indkomst kan vælge mere luksuriøse værelser.

Krydstogter fjerner også det meste af stresset ved planlægning. Mad og aktiviteter bliver taget af personalet. Du kan alle spise morgenmad eller middag sammen i en af de mange restauranter eller spisestuer og derefter planlægge en række sjove aktiviteter, der skal gøres i løbet af dagen. Du kan besøge spaen med din tante, se dine børn og deres kusiner lege sammen i vandlanden eller tage et show sammen med din bedstefar. Du behøver ikke at bekymre dig om at tage catering til dit genforening - eller selv lave det meste af madlavningen - eller planlægge en "familie feltdag" fuld af forskellige aktiviteter. Alt hvad du skal gøre er at dukke op.

En anden fordel ved at være vært for dit familiesammenføring på et krydstogtskib er, at alle får en rigtig ferie, mens de opretter forbindelse til mennesker, som de sandsynligvis ikke har set i år eller endda årtier..

Selvom cruise med all inclusive er praktisk og sjovt, kan de også blive dyre. Selv hvis du scorer en hel del på dit værelse, er det vigtigt at huske, at det kun er begyndelsen på de udgifter, du og dine familiemedlemmer vil pådrage dig.

For eksempel kan skatter og havneafgifter tilføje $ 100 til $ 200 til prisen på din billet. Du bliver nødt til at betale for en flybillet til og fra havnebyen, samt en taxa eller bilservice fra lufthavnen til selve havnen. Hvis du kører dig selv til havnen, betaler du typisk $ 15 til $ 20 pr. Dag for parkering.

Hvis din cruise-pakke ikke er altomfattende, skal du betale for mad og drikke, som hurtigt kan tilføjes. For eksempel koster en typisk alkoholholdig drik $ 7 til $ 10 eller mere på et krydstogtskib, med en 15% til 18% drikkepenge tilføjet ovenpå. Mange krydstogtskibe tilføjer også en daglig tilfredshed med din endelige regning, som nu er op til $ 23 pr. Person pr. Dag for de fleste større krydstogtskibe, ifølge USA Today.

Som du kan se, er prisen på dit værelse bare toppen af isbjerget - og husk altid, at værelsesprisen er Per person. Det er vigtigt, at du undersøger, hvor meget et krydstogt virkelig kankoster hver person per dag, så dine familiemedlemmer kan beslutte, om de har råd til det.

9. Overvej en State Park

Hvis det ikke er muligt for dig og din familie at være vært for dit familiesammenføring på et krydstogtskib, er en anden mulighed at være vært for en genforening i en lokal eller statspark. Du kan leje en pavillon, der ofte leveres med en kulgrill, for $ 50 til $ 100 om dagen.

Nogle større parker har moderne eller rustikke hytter til leje. En "moderne" kabine har typisk vand og elektricitet, mens en "rustik" kabine ikke gør det. At leje en hytte til familiemedlemmer uden for byen kan være billigere end at leje et hotelværelse, og hytten kan give et roligt rum for børn eller seniorer at hvile i løbet af dagen.

Nogle parker har også store hytter eller hytter til leje. Disse kan være flere hundrede dollars pr. Nat, men hvis tre eller fire familier bor i en bygning og deler omkostningerne, kan det være meget overkommelig.

Inden du reserverer en hytte eller pavillon, skal du sørge for at spørge, hvor de nærmeste offentlige toiletter er, samt placeringen af andre faciliteter, såsom en strand, legeplads, pool eller fiskeplads. Hvis nogen i din familie bruger en kørestol eller rullator, så spørg om potentielle barrierer, der kan gøre deres deltagelse vanskeligere. Mange parker har nu specifikke "barrierefrie" hytter, pavilloner og legepladser.

Undgå at være vært for dit familiesammenføring på en større ferie, f.eks. 4. juli eller Labor Day; statsparker opkræver deres højeste gebyrer på disse datoer. Du ønsker også at booke hytter og pavilloner så tidligt som muligt, da mange statsparker booker måneder - eller endda et år - i forvejen.

Mens statsparker kan være et godt valg, skal du overveje disse andre placeringer til en overkommelig genforening:

En zoologisk have
En temapark
En campingplads eller RV park
En kirke eller religiøs konference eller tilbagetog center
En messeområde
KFUM
En lokal sø eller strand

Yderligere måder at trimme omkostninger på

Der er masser af andre måder at holde din familiesammenføring overkommelig til, inklusive følgende.

Gem på fotos. I stedet for at ansætte en fotograf, bed et familiemedlem om at udfylde denne rolle. Overvej at give afkald på deres deltagelsesgebyr eller endda give dem et digitalt kamera, hvis de er enige om at fotografere begivenheden og organisere fotos bagefter.
Gem på musik. Hvis dit genforening vil være i en stor bankethal, skal du bede et musikalsk tilbøjeligt familiemedlem om at spille DJ. Igen, som et incitament, tilbud om at give afkald på deres families gebyrer for begivenheden.
Spar ved indkvartering. Overvej at leje flere feriehuse på en sjov destination, såsom stranden eller i bjergene, og at hver familie deler omkostningerne lige. Du vil alle være i stand til at lave mad derhjemme, hvilket kan skære 30% eller mere på dine genforeningsomkostninger, og du har masser af spiseborde til at samles rundt og tale.
Spar på mad. Mad er en enorm udgift ved genforeninger. Hold det enkelt ved at oprette en bar og lade alle lave deres egne måltider. For eksempel kan du oprette en hotdogbar med alle kreative topping, du kan forestille dig. En nacho-bar, en hamburgerbar, en taco-bar og en isbar er også sikker på at være hits.

Det endelige ord

Dit familiesammenføring kan være utroligt, uden at du behøver at bruge en formue på at ansætte et band, lave souvenirs eller samle alle sammen på et resort i De amerikanske Jomfruøer. (Selvom det lyder rart, er det ikke?)

Det vigtigste er, at dit genforening giver alle en chance for at oprette forbindelse igen og opleve det kraftfulde træk i familien. Disse er jeres folk. Det er dem, der har din ryg og klæber op for dig, når ingen andre vil. At tilbringe tid sammen med at fortælle historier, dele billeder, grine af hinandens idiosynkrasier og have det sjovt skaber bånd og cement venskaber uanset hvor mange penge du beslutter at bruge.

Har du nogensinde planlagt et familiesammenføring eller deltaget i et? Hvilke tip vil du dele for at spare penge?