At køre et virtuelt firma med eksterne medarbejdere - fordele og ulemper
Så skete der noget, som jeg ikke forventede: Mit arbejde tørrede næsten natten over i boligkrisen, og jeg tog et telearbejderjob med en ung, virtuelt startup. I løbet af de næste 12 måneder eksploderede det i vækst, og jeg befandt mig dets vicepræsident. Det var 10 år siden. Jeg har aldrig arbejdet et traditionelt personlig job siden, og jeg startede min egen virtuelle eneste virksomhed undervejs.
Og mens virtuelle virksomheder har deres egne unikke udfordringer, kan de prale af nogle overbevisende fordele sammenlignet med deres mursten og mørtel-kolleger.
Hvad er en virtuel virksomhed?
Stereotypen af virtuelle virksomheder er den for onlinevirksomheder, der sælger digitale produkter: softwarevirksomheder, tech-virksomheder, datafirmaer - alt sammen nuller og intet fysisk eller håndgribeligt.
I virkeligheden er virtuelle virksomheder blot virksomheder uden et centralt kontor, butik eller fysisk placering. Mange sælger fysiske produkter; de sælger dem simpelthen online eller telefonisk. I mangel af et lager outsourcerer de ordreopfyldelse til drop-rederier. Selv ejendomsselskaber kan være virtuelle og tilbyder noteringstjenester, markedsføring og andre tjenester, der finder sted i den virkelige verden.
Mens nogle virksomheder, såsom kaffebarer og barer, aldrig kan gå virtuelle, fordi de sælger en personlig, lokalitetsbaseret oplevelse, kan de fleste af verdens virksomheder decentralisere, hvis de vælger det. Det viser sig, at hyttebedrifter og kontorlokaler er mindre afgørende for forretningssucces, end mange kommercielle ejendomsmæglere ville have, at du tror.
Faktisk startede mange af dagens største virksomheder som hjemmebaserede virksomheder, online-virksomheder eller begge dele. Jeff Bezos startede Amazon som en online boghandel ud af sin garage. Steve Wozniak havde en hobby med at tænke computere i sin garage, og Steve Jobs så potentialet og sluttede sig til ham. Mattel var oprindeligt en billedramme-forretning, der blev styret af tre venner ud af deres garage.
For nylig er virksomheder som Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs og You Need a Budget alle startet, da de forbliver virtuelle firmaer.
Fordele ved en virtuel virksomhed
I løbet af de sidste 10 år har jeg opdaget førstehånds de utrolige fordele ved kun virtuelle virksomheder. Nogle er indlysende, andre mindre. Og selvfølgelig er der også et par udfordringer. Men efter min erfaring opvejer fordelene langt udfordringerne.
Hvad har det for dig som iværksætter, uanset om du har en eksisterende virtuel virksomhed eller overvejer at starte en?
1. Sænk startomkostninger
Denne er indlysende. Fysisk rum koster penge: penge til at leje det i første omgang, penge til at møblere det og penge til at holde lysene tændt. For at sætte en virksomheds fysiske omkostninger i perspektiv, skal du overveje, hvor mange penge sundhedsgigant Aetna sparer ved at lukke kontorer og overføre medarbejdere til telekommunikation. Da overgangen var afsluttet, havde Aetna elimineret 2,7 millioner kvadratmeter kontorareal og sparet dem 78 millioner dollars.
I min egen virksomhed var vores startomkostninger få. Vi købte et domænenavn på Kom så far for $ 9,99, købt hosting fra Bluehost for $ 20 per måned (du kan få grundlæggende hosting fra $ 2,95) og indleveret en LLC for $ 90. Det gjorde, at vores opstart koster omkring $ 100, sammenlignet med tusinder af dollars for at finde og drage en fysisk placering.
Og som enhver, der nogensinde har forsøgt at få finansiering til at starte en virksomhed ved, jo lavere dine opstartsomkostninger er, jo mere sandsynligt er det, at du har råd til at starte uden at stole på finansiering udefra.
2. Sænk løbende overhead
Fysisk kontorlokale koster ikke kun en gang. Sure, mursten og mørtelvirksomheder har nogle engangsudstyr til møbler, såsom møbler, indretning, den indledende runde med computere og kontorudstyr og måske ledninger. Men mange af disse udgifter fortsætter ad infinitum. Leje forfalder hver måned, ligesom forsyningsselskaber og ejendomsskatter, som ofte ikke er inkluderet i lejen for en kommerciel plads. Og vi ved alle, hvor hurtigt teknisk udstyr bliver forældet og skal udskiftes.
I en analyse af over 4.000 undersøgelser af produktivitet, omkostninger og andre forskelle mellem fysiske kontra virtuelle virksomheder fandt Global Workplace Analytics, at den gennemsnitlige besparelse på fast ejendom for arbejdsgivere, der skifter til telekommunikation, er $ 10.000 pr. Medarbejder om året. Det er bare besparelser på fast ejendom!
American Express rapporterer, at de sparer $ 10 til $ 15 millioner hvert år ved stort set at virtualisere deres arbejdsstyrke, som Forbes rapporterer. Administreret serviceagentur LAC Group estimerer, at den gennemsnitlige medarbejder på kontoret koster virksomheder $ 200 pr. År alene i kontorartikler.
Min egen virksomhed ville ikke have overlevet, hvis vi havde afholdt omkostninger. I de magre måneder var den eneste grund til, at vi havde råd til at komme videre, at vores obligatoriske løbende udgifter var i gennemsnit mellem $ 100 til $ 200 pr. Måned. Alt andet kunne trimmes tilbage efter behov.
Prøv disse ekstra tip for at sænke de administrationsomkostninger i din virksomhed. Hvis du administrerer en eksisterende virksomhed og ikke er klar til at gå 100% virtuel endnu, er her nogle ideer til at sænke dine små virksomhedsomkostninger i mellemtiden.
3. Sænk it-omkostninger
Som en virtuel virksomhed, behøver du ikke give dine medarbejdere computere eller endda teknisk support. De leverer deres eget udstyr, og hvis deres computer går ned, er det dem, der skal ordne det.
Network Alliance estimerer, at det gennemsnitlige selskab bruger $ 700 pr. Medarbejder pr. Måned på it. Det inkluderer udstyr, kontorforbindelse, teknisk support og it-arbejdsomkostninger.
Har medarbejdere indvendinger mod at blive ansvarlige for at levere deres eget udstyr og teknisk support? Overhovedet ikke, som det viser sig.
4. Større efterspørgsel fra medarbejdere
Medarbejdere elsker telekommunikation. Global Workplace Analytics rapporterer, at 70% af medarbejderne vurderer evnen til at kommunikere som noget til ekstremt vigtigt for at vælge deres næste job. Faktisk siger 37% af medarbejderne, at de ville tage et lønafsnit på 10% for evnen til at kommunikere.
Det giver mening. For mange arbejdstagere er fleksibilitet - at indstille deres egne timer, være tilgængelig for deres børn efter behov og bo hvor de vil - mere end penge.
Arbejdsgivere, der tilbyder telekommunikation, drager fordel af større efterspørgsel og konkurrence blandt potentielle ansættelser, hvilket hjælper dem med at udfylde eftertragtede stillinger hurtigere og med bedre medarbejdere.
5. Bredere Labor Pool
Tilsvarende har arbejdsgivere, der kan ansætte folk overalt i verden, en næsten ubegrænset pulje af potentielle ansættelser. Men for et firma, der er hjemmehørende i en isoleret lille by, er den potentielle arbejdsstyrke begrænset til, hvem der tilfældigvis bor inden for en radius af 30 km. Den lille pulje af potentielle ansættelser har muligvis ikke de færdigheder, som virksomheden har brug for.
I min egen virksomhed har vi ansatte i Pennsylvania og Pakistan, i Houston og Indien. Jeg bor i Abu Dhabi store dele af året. Vi er mindre bekymrede for, hvor en medarbejder bor, end vi er med deres evner, personlighed, produktivitet og omkostninger.
Når du er klar til at udvide dit team, skal du starte med at beslutte, om du vil ansætte en freelancer eller en faktisk medarbejder.
6. Lavere arbejdsomkostninger
Når du kan ansætte folk fra overalt i verden, kan du drage fordel af geoarbitrage.
Geoarbitrage er et fint ord for at ansætte arbejdstagere i områder med lavere leveomkostninger for at reducere personaleomkostninger. For eksempel har jeg betalt $ 12 per time for webudvikling gennem tjenester i Indien. I mange tilfælde gjorde de fremragende arbejde. Og selvom jeg har haft nogle dårlige oplevelser med billige webudviklere, har jeg også haft masser af dårlige oplevelser med høje omkostninger amerikanske webudviklere.
Webudviklingstjeneste Codementor gennemførte en undersøgelse af omkostninger til webudvikling overalt i verden. De fandt, at de gennemsnitlige ansættelsesomkostninger for en webudvikler i Palo Alto er $ 87 per time. Det er 7,25 gange mere end de $ 12 per time, jeg har betalt til nogle indiske webudviklere. Selv hvis Palo Alto Web-udvikleren er mere dygtig og erfaren, hvilket langt fra er garanteret, er det svært at forestille sig dem, at de er 7,25 gange mere effektive og produktive.
Men de lavere arbejdsomkostninger stammer ikke kun fra geoarbitrage. Husk undersøgelsen ovenfor, hvor over en tredjedel af medarbejderne sagde, at de ville være villige til at tage et lønsnedsættelse for at arbejde hjemmefra?
Overvej også antallet af ansatte, der tager syge eller personlige dage, hvor det, de virkelig har brug for, blot er at være i huset, mens deres syge datter sover ovenpå. Måske ønsker de fleksibilitet til at køre et vigtigt ærinde i en time, eller måske har de bare ikke lyst til at klæde sig om morgenen og modige pendlen og deres sladrende kolleger.
En CareerBuilder-undersøgelse fandt, at 35% af medarbejderne kalder syge, selv når de har det godt. Global Workplace Analytics fandt bevis for, at det modsatte er tilfældet for telekommunikatorer; de har en tendens til at arbejde, selv når de er syge og vender tilbage til arbejde efter operation eller andre medicinske problemer hurtigere end personale. American Management Association fandt, at virksomheder, der implementerede telekommunikation, oplevede et fald på 63% i ikke-planlagt fravær.
Her er nogle flere tip til at sænke dine lønomkostninger, når du skalerer din virksomhed.
7. Lavere arbejdsomsætning
Medarbejderomsætning er dyr. Center for American Progress analyserede 11 forskningsartikler, der blev gennemført over en periode på 15 år, og fandt, at dygtige medarbejdere koster et gennemsnit på 213% af deres årsløn at erstatte. Derfor er det vigtigt, at medarbejdere i telekommunikation er gladere med deres job. I en undersøgelse, der blev gennemgået af Forbes, var telekommunikationsarbejdere næsten dobbelt så sandsynlige som kontorarbejdere at elske deres job.
Arbejdsgivere har bemærket det. Ifølge Global Workplace Analytics svarede 95% af de undersøgte arbejdsgivere, at det at tilbyde telekommunikation havde en "stor indflydelse" på medarbejdernes fastholdelse. Jeg har oplevet dette selv. Af de snesevis af fjernarbejdere, jeg har administreret gennem årene, kan jeg kun tænke på en, der afslutter, og det havde mere at gøre med personlighedsforskelle end utilfredshed med selve jobbet..
Medarbejderopbevaring er heller ikke kun om arbejdstagerlykke. Ofte afslutter medarbejdere ikke fordi de hader deres job, men fordi de flytter og enten ikke kan eller ikke vil pendle den ekstra afstand. Når medarbejdere kan arbejde hvor som helst, og de kan lide deres job, har de ringe grund til at skifte job.
8. Højere produktivitet
Det er forbløffende, hvor meget tid der går tabt til "vandkøler-tale", improviserede møder og andre arbejdspladser til tidsspild.
Statistikken over højere fjernarbejderproduktivitet er overbevisende. Hos American Express producerer telekommunikatorer 43% mere arbejde end deres kontorpartnere, ifølge Forbes. Den samme rapport fandt et 35% stød i tech-detailhandler Best Buy's medarbejderproduktivitet, da de implementerede et telekommunikationsprogram. I en Stanford-undersøgelse af 16.000 callcenterarbejdere var telekommunikatorer 16% mere produktive end ansatte på kontoret.
Medarbejderne vurderer selv også mere produktive. En undersøgelse foretaget af ConnectedSolutions fandt, at 77% af arbejdstagerne rapporterede højere produktivitets- og ydelsesresultater, når de tele- og kommunikation.
En af grundene til denne højere produktivitet er, at arbejdstagere ikke kan slippe af med bare at dukke op og være fysisk til stede. I sin natur tvinger arbejdsgivere fjernt arbejdsgivere til at sætte specifikke milepæle og mere præcise målinger for medarbejdernes arbejde og værdi (mere om dette kort).
9. Skalerbarhed
Hvad sker der, når et kontorbaseret firma på 15 personer med kontorlokaler til 15 skriveborde skal ansætte en 16. medarbejder? De har brug for et nyt kontor, som er dyrt, tidskrævende og forstyrrende for hele virksomheden.
Fjernselskaber har ingen sådanne begrænsninger. Da min partner henvendte sig til mig om at ansætte en ny medarbejder i sidste måned, gik samtalen sådan: ”OK, lyder godt. Kan du lægge annoncen og passe på at gennemgå CV? Fortæl mig det, når du er klar til, at jeg bliver involveret. ” Det er det. Ingen diskussioner om, hvor vi ville placere den nye medarbejder, hvilken computer de ville få, eller om de ville være i stand til at holde op med at sidde ved siden af Negative Nancy.
Det samme princip gælder ikke kun for at udvide dit team, men også udvide geografisk til nye markeder. I et virtuelt firma, behøver du ikke åbne et nyt kontor i Texas for at betjene Texas-markedet.
10. Ingen pendling
Harvard Business Review fandt, at folk konsekvent undervurderer, hvor elendigt deres pendler gør dem. Faktisk finder de fleste mennesker deres pendling langt mere stressende end deres job.
Undersøgelser viser, at jo længere folks pendler, jo lavere er deres produktivitet på arbejdspladsen, og desto lavere er deres tilfredshed med deres job generelt. En svensk undersøgelse fandt endda, at par havde en 40% større chance for skilsmisse, hvis en partner havde en pendling længere end 45 minutter. Ikke underligt, at arbejdstagere er villige til at tage en lønsnedsættelse for at telekommunikere. (Og lad os være ærlige, det er heller ikke så slemt at arbejde i dine pyjamas.)
Over to tredjedele af medarbejderne rapporterer, at de ville tage et andet job for at reducere deres pendler, ifølge Global Workforce Analytics, når det kommer til at fastholde og kræve medarbejderne. Ved at tilbyde denne ordning kan du ansætte bedre mennesker og holde dem længere.
Som en sidste tanke reducerer telekommunikation dramatisk vejtrafik og CO2-emissioner. En undersøgelse fra 2017 ved telekommunikation af joblistingswebstedet FlexJobs fandt, at folk, der telekommuterede mindst halvdelen af tiden, sparede 7,8 milliarder miles køretøjsrejse, 3 millioner ton drivhusgasemissioner og 980 millioner dollars i olie i 2017 alene.
Udfordringer ved en virtuel virksomhed
Virtuelle virksomheder kommer ikke uden deres risici og ulemper. Her er de udfordringer, jeg har fundet med virtuelle virksomheder, og et par tip til at afbøde dem.
1. Teamkommunikation, kameraderi og kultur
Der er stadig intet som at tale med nogen ansigt til ansigt. E-mail og telefon kommunikation er alt sammen godt og godt, men der er sociale nuancer og signaler, som du henter på, når du taler med nogen person. En trækning i munden her, en svag rynke der, gnisten af godmodig humor i øjet, der lader dig vide, at du er inkluderet i en vittighed, ikke bagenden.
Disse kommunikationsudfordringer kan forstørres i en teamdynamik, hvor flere mennesker forsøger at samarbejde og brainstorme. Og når du har teammedlemmer fra hele verden med forskellige normer og kulturel baggrund, vokser risikoen for misforståelser og harme eksponentielt.
Følelser af isolation og ensomhed kan også være et reelt problem for fjernarbejdere, fra administrerende direktør ned til den virtuelle deltidsassistent.
Afbødningstaktik
Brug først videokonferencer, når det er muligt. Det hjælper med at se de mennesker, du taler med. RingCentral er et godt værktøj til små virksomheder. Ikke kun fungerer det som et webbaseret telefonsystem, men det giver dig også videoadgang, så du kan se de mennesker, du taler med.
For det andet, planlæg regelmæssige opkald, selvom de er hurtige. Holdmedlemmer er nødt til at høre hinandens stemmer og se hinandens ansigter, hvis kun i et par minutter en eller to gange hver uge. Åbn hvert møde med mindst et minut eller to af personlig indhentning, hvor alle deler, hvad der foregår i deres liv.
Oprett også uformelle kommunikationskanaler for ansatte. Nogle gange har folk bare brug for at gribe et øjeblik for at komme noget væk fra brystet. I mine virksomheder bruger vi Skype som en fleksibel måde for arbejdstagere at kommunikere via direktemeddelelser, stemmekald eller videoopkald, enten i grupper eller en-til-en.
Til sidst giver medarbejderne ejerskab af deres stykke af et givet projekt. Sørg for, at de ved, hvordan deres specifikke arbejde passer ind i den større helhed; ikke kun giver det dem en større følelse af formål, men det hjælper også med at afklare deres rolle og ansvar.
2. Fjernstyring
Hvordan ved du, om en medarbejder arbejder, hvis du ikke kan se dem arbejde?
Det er ganske vist en delvis irrationel frygt. Når alt kommer til alt ville du ikke fysisk kigge over enhver ansattes skulder hvert minut af hver dag, og bare fordi du ser nogen sidde ved deres skrivebord, betyder det ikke, at de arbejder. Men der er en kerne af sandhed her; ledere er tvunget til mere specifikt at definere forventninger og målinger for succes, når de fører tilsyn med fjernarbejdere.
At stå rundt og se på, at folk arbejder og lejlighedsvis råbe på dem for at arbejde hurtigere, skærer det ikke i virtuelle virksomheder. (For den sags skyld er det heller ikke effektivt på traditionelle arbejdspladser.)
Afbødningstaktik
For nogle medarbejdere, som sælgere, er succes let at måle. For andre er det mørkere. Er en kundesupport repræsentant, hvis de besvarer et stort antal billetter? Hvad hvis de besvarer billetter hurtigt, men forlader deres kunder utilfredse og klar til at opgive dit brand?
Hver medarbejder skal have en bestemt funktion i din virksomhed. Definer det omhyggeligt, og kommuniker nøjagtigt, hvad du forventer af dem, og hvordan du vil måle deres succes.
Planlæg regelmæssige opkald med hver medarbejder for at checke ind med dem og se, hvordan de har det, både professionelt og personligt. Husk, at alle har brug for at føle sig forbundet med noget, der er større end dem selv, og at forbindelsen kan føles specielt hård for fjernarbejdere.
3. Ekstern ansættelse
Fjernudlejning, ligesom alt andet ved fjernarbejde, kan være vanskelig uden ansigt til ansigt interaktion. Det er sværere at stole på din tarm og din intuition, når du ikke kan se personens mikroudtryk og manerer. Det er sværere at vide, hvornår en person lyver eller få et nøjagtigt mål for dem.
Og den enkle kendsgerning er, at ikke alle er afskåret til fjernarbejde. Telekommunikatorer skal være motiverede og have deres egen ild i sig. Der er ingen plads i virtuel forretning for papir-blanding af bureaukratiske typer, der arbejder meget hårdt på at synes at arbejde hårdt.
Afbødningstaktik
Hvis en leje ikke er et "pokker" ja, er de et "pokker" nej.
Interview lovende kandidater så mange gange, som du har brug for at leje med 100% selvtillid. Bliv ved med at interviewe friske ansigter, indtil du føler varmen fra den indre ild. Igen hjælper videokonferencer.
En anden mulighed er at ansætte folk lokalt og holde dine interviews personligt. Virksomheden kan lejlighedsvis mødes personligt efter ønske til teambuildingøvelser, fester og vigtige møder, men dag til dag kan medarbejderne arbejde hjemmefra. Mit tidligere firma tog denne tilgang, og det fungerede godt.
Det endelige ord
Det er lettere at starte og skalere en virksomhed i dagens verden end nogensinde før. Sælger widgets i 20th århundrede har muligvis krævet en dyr butik med masser af fodtrafik, men i dag er alt hvad du behøver $ 9,99 for et domænenavn.
Den kniv skærer stadig begge veje. Fordi adgangsbarrieren er så meget lavere, betyder det, at virksomhedsejere står over for konstant forstyrrelse og udfordringer fra både eksisterende konkurrenter og upstart-startups. At blive en virtuel forretning kun kan hjælpe dig med at forblive mager, grøn og smidig, reducere dine omkostninger og hjælpe dig med at fokusere din indsats, hvor de er mest produktive: marketing, salg, forbedring og udvidelse.
Hvad har dine oplevelser været med fjernarbejdere, telekommunikation og virtuelle virksomheder?
