Sådan forhindres svig og medarbejderstyveri i din virksomhed - Politik og planer

Mens du måske tror, at svindlere er hærdede kriminelle, der springer fra job til job, rapporterer Journal of Accountancy, at de fleste personer, der begår erhvervsbedrageri, er førstegangslovgivere. Meget få svindlere tager også et job med den hensigt at bedragere virksomheden.

Dette betyder, at omhyggelig ansættelsespraksis og grundig baggrundskontrol ikke er nok til at forhindre svig i din virksomhed. Der er dog visse faktorer, der gør en person mere tilbøjelig til at begå svig.

Sammenslutningen af certificerede bedrageriundersøgere hævder, at der er tre elementer, der typisk er på plads, når svindel opstår. For det første føler den enkelte, der begår svig, økonomisk pres - høj gæld, en overdådig livsstil, familiemedlemmer med økonomiske problemer og spilafhængighed er alle potentielle kilder til pres.

For det andet har den enkelte brug for en måde at rationalisere svig på. En intern monolog af “Jeg får ikke betalt nok”, “Jeg arbejder hårdere end chefen gør”, “Virksomheden vil aldrig gå glip af dette” og “Jeg fortjener dette” alt sammen hjælper en person med at retfærdiggøre uetisk opførsel.

Endelig har personer brug for muligheden for at begå svig. Mens du som forretningsejer ikke altid kan påvirke enkeltpersoners økonomiske situation eller holdning, kan du påvirke mulighedsfaktoren med kontrol og balance og passende intern kontrol.

Almindelige typer svig

1. Misbrug af aktiver

Ifølge Association of Certified Bedude Examiners er misbrug af aktiver den mest almindelige type svig, der opstår inden for små virksomheder. Forkert anvendelse af aktiver opstår, når en medarbejder eller entreprenør udtænker en ordning til at stjæle eller misbruge virksomhedsressourcer, såsom kontanter eller beholdning.

Vær nøje opmærksom på, hvordan din virksomhed indsamler kontanter fra kunder. Hvis de rigtige foranstaltninger ikke er på plads, kan en person opfange kontanterne og skjule det for ejeren.

2. Skimming

Skimming, en populær måde at stjæle kontanter på, involverer at stjæle en indgående betaling, før den kan registreres fuldstændigt i virksomhedens økonomiske poster. For eksempel siger, at en kunde ønsker at købe et produkt i en mursten-og-mørtelbutik. En planlagt salgsmedarbejder kunne acceptere betalingen for varerne, men lomme kontanterne i stedet for at registrere transaktionen.

Ved skimming kan en medarbejder enten registrere kun en del af betalingen - for eksempel registrere kun $ 50 betalt, når $ 100 blev givet - eller undlade at registrere betalingen helt. Da salgstransaktion ikke er registreret, opdateres heller ikke butikens lager. Det betyder, at den faktiske forretningsbeholdning i virkeligheden vil være mindre, end hvad der afspejles i regnskabsregistret.

Det er ikke kun personlige transaktioner, der er modtagelige for skumning. En regnskabsmæssig eller kontorist, der modtager kundebetalinger, kan også lomme indgående kontanter. Medarbejderen kan derefter forfalske et kreditnota eller afskrive kontoen som uafkrævelig, så virksomheden ikke bemærker, at betalingen mangler.

Et komplekst, men forholdsvis almindeligt skibssvindel med konti, der kan tilgodeses, indebærer overførsel af kundebetalinger. I en lapningsplan lommer en bogholder eller revisor den kontante betaling, som en kunde foretager, til denne kundes konto. For at dække manglen bruger revisor en betaling modtaget fra en anden kunde mod den første kundes konto. Hvis den anden kunde bemærker en forkert kontosaldo, bruger regnskabsmanden en betaling fra en tredje kunde til at dække underskuddet - og så videre.

Fordi betalinger er så forkert administreret, indhenter nogen uundgåeligt ordningen til sidst. Stadigvis kan svindlere fortsætte med at lappe ordninger i måneder eller endda år uden at blive fanget.

3. Cash Larceny

Kontantstørrelse svarer til skumning i den forstand, at en medarbejder eller entreprenør stjæler indgående kontanter. Forskellen med likviditet er, at medarbejderen stjæler kontanterne, efter at de er registreret i virksomhedens bøger.

For eksempel kan en medarbejder stjæle penge fra kasseapparatet, efter at en transaktion er registreret. Medarbejderen kan registrere en falsk udbetaling af kasseapparater for at skjule det faktum, at der mangler kontanter. For eksempel kan en medarbejder annullere det forrige salg eller udstede en refusion og tage de tilsvarende kontanter ud af registret.

Tegn på, at kontanter bliver stjålet
Skimming-ordninger, der involverer opsamling af kontanter, før de registreres, kan være vanskelige at opdage. Du kan bemærke disse advarselsskilte:

Lavt lager. Hvis det faktiske lager i butikken er lavere end hvad det skal være i henhold til bøgerne, er det muligt, at en medarbejder ikke registrerer alt salg.
Huller i nummererede dokumenter. For restauranter og andre virksomheder, der bruger fornummererede værdikuponer, kan et hul i værdikuponer betyde, at en medarbejder kastede en kvittering og beholdt kontanterne.
Kundeklager. Hvis en medarbejder overlapper betalinger, har kunderne en tendens til at ringe til og klage over, at deres kontosaldo ikke stemmer.
Lav indtægt under visse skift. Hvis kontante samlinger er lavere, hver gang en bestemt medarbejder arbejder, kan det indikere kontantstyveri.

Intern kontrol for at forhindre tyveri af kontanter

Kræv administratorgodkendelse for udstedelse af kreditter, ikke-salg eller afskrivningskonti. Når en anden er involveret i transaktionen, har en uærlig medarbejder mindre mulighed for at stjæle ubemærket.
Udsteder månedlige kontoudtog. Det er mindre sandsynligt, at en medarbejder rod med kundebetalinger, hvis klienter regelmæssigt opdaterer deres kontosaldo.
Institut obligatorisk ferietid og jobrotationer. Lappingsordninger falder hurtigt fra hinanden, når den skyldige medarbejder ikke har mulighed for at flytte kontanter rundt.
Udfør overraskelsestællinger. Ved at sammenligne kontanter i registeret med kontantindtægter kan ledere hurtigt identificere kontante afvigelser.
Videokameraer. Det er mindre tilbøjeligt til, at medarbejdere opfører sig dårligt, når der er et videokamera, der overvåger registre.
Lås kasser. Ved at få kundebetalinger sendt direkte til en banklåsekasse, passerer kontanter ikke gennem medarbejderens hænder, og medarbejderne har ikke mulighed for at stjæle det.

4. Svigagtige kontantudbetalinger

I stedet for at løfte penge, når det kommer ind i virksomheden, stjæler andre svindlere udgående kontantudbetalinger. Af alle måder, hvorpå medarbejdere og entreprenører forkerte virksomhedsaktiver, er det den mest almindeligt anvendte taktik at stjæle kontanter ved at fremstille falske udbetalinger.

5. Faktureringsordninger

Medarbejdere kan fakturere varer og tjenester, som virksomheden aldrig har modtaget, og lomme kontanterne. Medarbejderen forfalsker fakturaer med sammensatte tjenester eller produkter, og når checken udbetales, indbetaler svindleren det selv. Medarbejderen har betaling udstedt til en ikke-eksisterende sælger ved hjælp af navnet på et shell-selskab, som den ansatte eller en ven eller et familiemedlem ejer.

Medarbejdere kan også samarbejde med en eksisterende sælger for at overopkræve virksomheden for produkter. I bytte for at skubbe igennem en oppustet faktura giver sælgeren medarbejderen en nedskæring af overskuddet.

Tegn på en faktureringsordning

En sælgers priser er steget væsentligt. Når en sælgers priser er steget med en højere procentdel end branchenormen, kan det være, at du ikke får en rimelig aftale.
Medarbejderpræference for en bestemt leverandør. En medarbejder, der insisterer på en bestemt leverandør eller ikke er åben for at modtage bud fra andre entreprenører, får muligvis et kickback.

Intern kontrol for at forhindre en faktureringsordning

Vedligehold en godkendt leverandørliste og skriv kun kontroller til godkendte leverandører. Dette forhindrer dig i at foretage betalinger til shell-virksomheder eller medarbejderes venner. Inden du føjer en leverandør til listen, skal du undersøge og sikre, at det er et legitimt firma.
Vedligehold en godkendt prisliste sammen med en godkendt leverandørliste. Dette gør det vanskeligt for medarbejderne at hæve priserne i samarbejde med leverandørerne.
Bed om en kopi af den modtagende rapport, før du underskriver kontroller. På den måde underskriver du kun kontrol for produkter, som virksomheden faktisk har modtaget.

6. Udgiftsgodtgørelsesordninger

En anden måde at få kontanter ud af et firma er at fudge udgiftsrapporter. Medarbejdere kan få en kunstigt stor refusionskontrol ved at tilføje personlige udgifter, ikke-eksisterende omkostninger eller på anden måde blæse udgifter på en anmodning om refusion af udgifter.

Tegn på en udgiftsgodtgørelsesordning

Ekstravagante udgiftsrapporter. Hvis en vis medarbejderudgiftsrapporter er højere end historiske gennemsnit eller andre medarbejderes rapporter, er det tegn på, at medarbejderen bruger for meget.
Medarbejderen sender ikke kvitteringer. Når originale kvitteringer ikke er knyttet til udgiftsrapporten, ved du aldrig, om den ansatte faktisk har afholdt omkostningerne.

Intern kontrol for at forhindre udgiftsgodtgørelsesordninger

Kræv kvitteringer for udgiftsgodtgørelse. Hvis du ikke gør det, kan medarbejdere tilføje udgifter, som de aldrig rigtig har afholdt.
Dokumenter dit virksomheds politik for udgiftsgodtgørelse. I det skal du være klar over, hvilke typer udgifter der kan refunderes, og hvad der ikke er passende til refusion. Giv en kopi af politikken til alle ansatte.
Sammenlign udgiftsrapporter for alle medarbejdere, der gik på en bestemt tur. Hvis den ene er meget højere end de andre, er det et tegn på, at udgifterne er oppustet, eller at medarbejderen overskrider med vilje.

7. Kontroller spændingsordninger

Medarbejdere eller entreprenører, der har adgang til udgående firmakontrol, kan manipulere med dem til deres egen fordel. Hvis tomme kontroller ikke holdes sikre, kan nogen stjæle et par få og gøre dem ud til sig selv eller til en ven. En bogholder, der udarbejder checks for en virksomhedsejer til at underskrive, kan senere ændre navnet på en check, aflytte den og indbetale den selv.

Tegn på kontrollering

Huller i kontrolnumre. Hvis der er et fortløbende hul i dine nummererede tomme kontroller, er det muligt, at nogen løftede et par få.
Klager over sælger. Når en sælger informerer dig om, at den ikke har modtaget betalinger, selvom du har afskåret checken, kan betalingen være blevet aflyttet.

Intern kontrol til forhindring af kontrollering af tæmning

Hold de tomme kontroller sikre. De skal altid være indelåst på dit kontor. Del ikke din nøgle, og producer kun kontrollerne, når dit bogholderi er klar til at udskrive dem.
Gennemgå din forretningsbankopgørelse hver måned. Se efter kontrolbeløb, som du ikke kan genkende. Bed din bank om at inkludere en billedscanning af indskudte checks, så du kan sikre, at de ikke blev manipuleret før godkendelse.

8. Tyveri af varebeholdninger og andre aktiver

Selv hvis dine kontanter er sikre, kan medarbejdere finde måder at stjæle eller misbruge fysiske aktiver såsom computere, firmaprodukter og lagerbeholdning.

Modtagelsesordninger
Medarbejdere, der er involveret i modtagerprocessen, kan stjæle lager eller produkter på leveringstidspunktet. De planlagte medarbejdere kan ændre den indgående forsendelsesrapport og den virksomhedsmodtagende rapport for at skjule svindlen. Hvis disse ansatte også har adgang til at købe poster, kan de ændre købsrekvisitionen til at matche de falske forsendelsesrapporter.

9. Asset Larceny

Hvis der ikke er mange fysiske kontroller til at overvåge aktiver, kan medarbejdere og entreprenører simpelthen fjerne virksomhedsejendomme fra lokalerne og aldrig returnere det.

Tegn på, at aktiver stjæles

Lavt lager. Hvis beholdningen pr. Bøger er højere end de faktiske lagerbeholdninger, kan nogen stjæle.
Dokumentation af inventar af dårlig kvalitet. Hvis understøttelse af køb og modtagelse af dokumenter ikke er originaler eller ser ud til at være ændret, har du muligvis med at arbejde med en tyv.

Intern kontrol for at forhindre tyveri af fysiske aktiver

Udfør tilfældige lagertællinger. Dette kan tipse dig om mangel på lager og gøre medarbejderne mindre tilbøjelige til at stjæle.
Segregerer lagerbeholdninger. Den samme person skal ikke være ansvarlig for både at købe produkter og modtage dem.
Installer sikkerhedskameraer. Overvåg især de rum og områder, hvor lager og værdifulde produkter opbevares.
Hold inventar og aktiver sikker. Områder med værdifulde aktiver bør låses, når det er muligt, og kun visse ansatte skal have nøglerne.

Flere tip til at forhindre svig i små virksomheder

Derudover er der generelle strategier, du kan anvende for at undgå svig. Ved at ændre den måde, du administrerer, og den måde, du delegerer opgaver på, kan du reducere risikoen for, at nogen vil svindle din virksomhed.

1. Kend dine medarbejdere

Cowan, Gunteski & Co., et CPA-firma, bemærker, at du kan nippe potentiel svig i knoppen, hvis du er opmærksom på ændringer i medarbejderes adfærd og holdninger. Tjek regelmæssigt med dine medarbejdere, og tag dig tid til at chatte om, hvordan tingene går.

Hold især øje med disse adfærdsegenskaber, der oftest er forbundet med svindlere:

Leve ud over deres midler - for eksempel en medarbejder med en lav løn, der kører et luksusvogne eller tager overdådige ferier
Oplever økonomiske vanskeligheder eller har problemer med at få ender mødes
Opretholdelse af et usædvanligt tæt forhold til en bestemt leverandør
Uvillig til at give en anden medarbejder mulighed for at overtage nogle af deres opgaver
Aldrig kalder syge eller tager ferie
Går gennem en skilsmisse eller kæmper med familieproblemer

Selvfølgelig vil du aldrig antage, at medarbejderne stjæler bare fordi de udstiller nogle af disse træk. Hvis du stadig har mistanke om, at der sker svig, kan du fokusere din overvågnings- og svindelforebyggelsesindsats mod afdelinger og områder, hvor medarbejdere med høj risiko arbejder. Prøv at hjælpe medarbejdere, der er stressede eller kæmper økonomisk på enhver måde, du kan - du beholder flere arbejdstagere og opbygger medarbejderloyalitet.

2. Administrer med integritet

Hvordan du opfører dig som en virksomhedsejer kan påvirke dine medarbejders holdning til tyveri. Hvis du skærer hjørner og ikke handler etisk, er de mennesker, der arbejder for dig, mere tilbøjelige til at gøre det samme. Omvendt, hvis du gør en samordnet indsats for at være ærlig og etisk i dine forretningsforhold, vil medarbejderne forstå, at den samme adfærd forventes af dem.

Opret en adfærdskode, der skitserer den type adfærd, du forventer af alle i din virksomhed. Gør det også klart, at din dør altid er åben for medarbejdere, der ønsker at dele deres bekymringer omkring forretningsdrift. Association of Certified Bedude Examiners fandt, at de fleste ledere finder ud af erhvervssvindel efter at have været tippet af, så overvej at implementere en anonym hotline for at rapportere mistanke om svig.

3. Segregerer pligter

En af de bedste interne kontroller til at forhindre svig er adskillelse af opgaver. Med andre ord, en person bør ikke være ansvarlig for så mange opgaver, at svig kan begås og dækkes uden ejernes viden. For at fjerne mulighederne for svig, skal ingen personer have forældremyndighed over aktiver (såsom kontanter og værdifulde produkter), evnen til at registrere eller ændre regnskabsoplysninger om disse aktiver og beføjelsen til at autorisere transaktioner om aktiverne.

Adskillelse af opgaver er vanskeligt i en lille virksomhed, fordi du simpelthen ikke har nok mennesker til at dele opgaverne imellem. Der er stadig trin, du kan tage for at opdele nøglefunktioner med kun to eller tre ansatte.

For eksempel kan du sige, at du og en kontorchef er de eneste to ansatte i din virksomhed. Mens din kontorchef muligvis har adgang til uindskudte midler, afstemmer kontoudtoget og opretter fakturaer og bankindskud, skal du være den, der gennemgår kontoudtoget, åbner mailen, gennemgår transaktioner og godkender kreditmemoer.

Hvis du har en tredje medarbejder - siger en kontorassistent - skal denne medarbejder forene kontoudtoget, åbne posten og forberede bankindskud. Dette tager noget ansvar fra din plade og gør det sværere for kontorlederen at skjule stjålne betalinger.

Det endelige ord

Implementering af interne kontroller er en kritisk del af beskyttelsen af din virksomhed. Det kan dog være besværligt at gøre i praksis.

Medarbejdere og entreprenører forstår muligvis ikke, hvorfor deres opgaver ændrer sig. Kommuniker til dine medarbejdere, at kontrollerne er på plads for at beskytte dem, som arbejdstagere og virksomheden. Engagere dem i processen med at forbedre forretningssikkerheden og bede om deres input regelmæssigt. Som enkeltpersoner, der udfører det daglige arbejde, kan de have indsigt i visse processer, der kan hjælpe dig med at forbedre kontrollerne. De kan også fortælle dig, hvilke kontroller der fungerer godt, og hvilke der ikke er.

Har du nogensinde ejet eller arbejdet i en virksomhed, hvor nogen begik svig? Hvordan skete det?