8 måder at øge medarbejdernes produktivitet i din lille virksomhed

Men hvad med dit team? I modsætning til gigantiske selskaber har du ikke et massivt lønbudget, så hvert minut, dit team er på uret, skal bruges så effektivt som muligt.

Imidlertid har arbejdstagere i USA et produktivitetsproblem. Vi bruger mere tid på arbejdet end de fleste andre industrialiserede lande, men al denne ekstra tid betyder ikke, at vi får mere gjort. Faktisk har produktiviteten generelt været nedadgående siden den store recession.

En af de bedste måder at øge produktiviteten er at øge medarbejdernes engagement, fordi produktivitet og engagement går hånd i hånd. Der er dog mange andre omkostningseffektive strategier, du kan bruge til at få mere fra dit team.

Betydningen af balance mellem arbejde og liv

Før du implementerer planer for at øge dit teams produktivitet, er det vigtigt at forstå psykologien bag selve produktiviteten. Hvad er det nøjagtigt, der gør nogle arbejdstagere mere produktive end andre?

Svaret er ret simpelt. Undersøgelser fra University of Warwick fandt, at når arbejdstagere er glade, er de 12% mere produktive. Lykke og en positiv balance mellem arbejdsliv oversættes ofte til arbejdstagere, der er engagerede, engagerede og vigtigst af alt, produktiv.

Hvis dette lyder lidt for enkelt, se på arbejdsmarkedet i Danmark. I henhold til World Values Survey er danskerne de lykkeligste i verden, og dette inkluderer den tid, de bruger på arbejde. Udenrigsministeriet udtaler, at de også er det næst mest produktive land i Den Europæiske Union.

OECD Better Life Index rangerer Danmark og Holland øverst på deres liste for lande med den bedste balance mellem arbejdsliv og liv. Som du måske gætter, ligger USA næsten i bunden.

Fra dette kan vi med rimelighed konkludere, at jo mere du arbejder for at øge dit teams sundhed, lykke og balance mellem arbejdsliv, desto mere vil de give fordel med højere produktivitet. Dette fører igen til større fortjeneste for dig og et bedre arbejdsmiljø for alle.

Sådan øges dit teams produktivitet

Det kræver ikke et enormt lønbudget for at hjælpe med at forbedre folks arbejdsliv. Der er meget, du kan gøre som ejer af en lille virksomhed for at gøre tingene bedre for dit team.

1. Indstil rimelige arbejdstider

Det kan virke kontraproduktivt, men kræver, at dit team arbejder mindre inspirerer dem muligvis til at producere mere.

Ifølge Fast Company arbejder arbejdstagere i Danmark typisk kun 33 timer om ugen. Og de får mindst fem til seks ugers ferie hvert år (sammen med op til et års barselsorlov, når de har brug for det).

I USA ses lange timer ofte som et tegn på engagement. Dette kan dog resultere i "præsentation", som er, når arbejdstagere er på arbejde, men ikke fungerer i fuld kapacitet på grund af sygdom, søvnmangel eller andre medicinske faktorer. Harvard Business Review siger, at præsentationen kan reducere den individuelle produktivitet med en tredjedel. Lange timer kan også reducere produktiviteten yderligere på grund af stress, frigørelse og en skæv balance mellem arbejdsliv og liv.

For at bekæmpe dette, gør hvad du kan for at reducere dit holds timer. Lad folk gå hjem tidligt på fredag eftermiddag, eller give dem fleksibiliteten til at komme ind senere på mandagsmorgenen. Dette hjælper ikke kun med at reducere arbejdsomkostningerne i din virksomhed, men du vil sandsynligvis opleve, at dit team vil arbejde hårdere til gengæld.

2. Vær fleksibel med planlægning

At reducere timer er en strategi for at øge produktiviteten; at være fleksibel med disse arbejdstider er tæt forbundet.

Alles behov bliver forskellige, så tal med dine folk for at finde ud af det hvor de har brug for større fleksibilitet med deres arbejdsuge. For eksempel kan du have en person, der ville elske en længere frokostpause på tirsdage for at gå på en yogaklasse, mens en anden ville elske at rejse tidligt på onsdage for at hente et barn fra dagpleje.

Afhængig af din virksomhed kan du muligvis ikke imødekomme alles behov. At finde ud af, hvem der har brug for hvad, og gøre dit bedste for at give dit team mere fleksibilitet, vil vise, at du er interesseret i deres lykke og velvære. Dette kan igen øge engagementet og føre til større produktivitet.

3. Giv dit team mere autonomi

Hvert samfund har forskellige kulturelle normer og værdier. Og disse normer og værdier påvirker direkte, hvordan vi opfører os. I begyndelsen af 1970'erne udviklede psykolog Geert Hofstede en ramme til måling af disse samfundsnormer ved hjælp af Hofstedes kulturelle dimensioner.

Hofstedes kulturelle dimensioner måler seks dimensioner inden for hver kultur. Disse inkluderer:

Power Distance Index
Individualisme vs. kollektivisme
Usikkerhedsundgåelse
Maskulinitet vs. femininitet
Langsigtet orientering vs. kortvarig orientering
Forkælelse mod tilbageholdenhed

Når du forstår de unikke dimensioner af en kultur, og hvordan deres kollektive værdier adskiller sig fra din egen, kan du blive en bedre kommunikator og en bedre manager.

Så hvad har alt dette at gøre med at øge produktiviteten i din lille virksomhed? Tja, ganske lidt, især når det kommer til autonomi.

Autonomi eller mangel herpå er direkte relateret til Power Distance Index. Power Distance er forventningen og troen på, at magten er uensartet fordelt. Så i lande med et højt Power Distance Index tror mindre magtfulde medlemmer af en organisation på magtforskelle. Deres manager fortæller dem, hvad de skal gøre, og de gør det uden spørgsmål. I lande med et lavt Power Distance Index mener teammedlemmer, at de er på lige fod med deres chef. Forholdet handler mere om samarbejde og mindre om "chef og medarbejder."

Det burde ikke komme som nogen overraskelse, at USA har et højt Power Distance Index; vi er placeret på 40. Danmark har det laveste magtafstandsindeks i verden; de er placeret på 18.

Danskere har til dels et rigt og styrket arbejdsliv, fordi de har meget autonomi. Og der er masser af forskning, der bakker op om, hvad danskere har kendt i årevis: Mere autonomi = større lykke = højere produktivitet.

En undersøgelse offentliggjort i European Journal of Work and Organizational Psychology fandt, at arbejdere, der havde større autonomi og støtte, oplevede højere tilfredshed og motivation. En anden undersøgelse, der blev offentliggjort i Nordic Journal of Working Life Studies, fandt, at decentraliseret beslutningstagning (også kendt som autonomi) fører til større produktivitet hos finske arbejdstagere.

Alt dette peger på den samme konklusion: Jo mere kontrol du overleverer dine teammedlemmer, jo gladere og mere produktive bliver de.

Det er vigtigt at præcisere, at at give dit team mere autonomi ikke betyder at lade dem gøre, hvad de vil, når de vil. Hver medarbejder har brug for grænser. Men i stedet for at fortælle dine folk, hvad de skal gøre, fortæl dem, hvad du vil se, og lad dem derefter vælge, hvordan de skal gøre det. At have friheden til at vælge hvordan at udføre deres arbejde er en væsentlig komponent i autonomi.

Giv dine folk magten til at tage deres egne beslutninger, når det er muligt. Og vis, at du stoler på dem til at gøre deres arbejde ved at gå væk. Du kan blive overrasket over, hvor meget der bliver gjort, når du overleverer tøjlerne.

4. Prøv at begrænse afbrydelser

Ifølge Washington Post afbrydes en typisk arbejdstager eller skifter opgaver hvert tredje minut. Og det kan tage 20 minutter eller mere at vende tilbage til, hvor de slap.

Afbrydelser er en enorm dræning for produktiviteten, og de kan fraråde os vores bedste ideer og indsats. Selvom vi ofte tvinger os til at arbejde hurtigere for at kompensere for tabt tid, kommer den øgede hastighed til en pris.

Forskere ved Humboldt University fandt, at arbejdere, der konstant blev afbrudt, kompenserede for denne tabte tid ved at arbejde hurtigere for at udføre deres opgave. Selvom dette ikke er en overraskelse (når alt kommer til alt, vi alle gør det), fører denne øgede hastighed til større stress, tidspress og frustration. Disse faktorer kan begrænse produktiviteten i fremtidige opgaver.

Washington Post interviewede effektivitetsekspert Edward G. Brown, der foreslår at oprette en Time Lock-aftale med teammedlemmer. En tidslås er en aftalt ”stille tid”, hvor alle simpelthen kan fokusere på deres arbejde. Med en tidslås skal arbejderne skriftligt blive enige om ikke at afbryde deres kolleger, medmindre der er en nødsituation.

Brown anfører, at en klient vurderede konservativt, at den personlige produktivitet steg med 40% til 60%, når de begyndte at bruge Time Lock-teknikken.

Naturligvis kan din virksomhed muligvis ikke bruge denne teknik. Tal med dine mennesker om de typer af afbrydelser, de står overfor dagligt eller ugentligt. Find ud af, hvilke afbrydelser der er mest skadelige for deres produktivitet, og gør hvad du kan for at reducere eller fjerne dem.

5. Ansæt støttende mennesker

Lad os starte med et fiktivt scenario. I din virksomhed har du to ledere. Din første manager, Bill, overvåger alle på sit hold med øjnene på en høge. Hvis en kunde klager, antager han øjeblikkeligt, at det er hans teams skyld, og han er hurtig til at lade alle vide, at han ikke er tilfreds med deres præstation. Hans team arbejder i et miljø med spænding, mistillid og frygt.

Sarah, din anden manager, er det modsatte. Hun behandler sit hold som familie. Hun er hurtig til at give nogen et lyttende øre, og hun er den første til at støtte en ny idé eller initiativ. Hun lytter altid til begge sider af en historie, og når nogen på hendes hold har brug for hende, har hun deres ryg. Atmosfæren under Sarah er støttende, imødekommende og afslappet.

Hvis du var en medarbejder, hvilken manager ville du arbejde hårdest for?

Dit team har brug for støtte på arbejdet, og den første supportlinje kommer fra deres manager, hvad enten det er dig eller en du har ansat. Hvis du ønsker at øge dit teams produktivitet, skal du se nærmere på dine ledere (eller din egen administrationsstil).

De bedste ledere holder en åben dør-politik. Dette betyder, at deres dør altid er åben for, at teammedlemmer kan komme ind og give udtryk for deres bekymringer, stille spørgsmål eller diskutere problemer. Hvis teammedlemmer ikke har det godt med at kommunikere med deres manager, eller hvis de frygter, at de vil blive dømt hårdt ved at afsløre, at de ikke ved, hvordan man gør noget, kommer produktiviteten til at lide.

Derefter skal du sørge for, at dit team ved, at de kan stole på din support. Vis dette engagement dag efter dag, og bliv ikke modløs, hvis det tager tid at få deres tillid (især hvis arbejdsmiljøet har været giftigt). Med tiden vil dine folk se, at du har deres ryg. Og deres engagement (og produktivitet) forbedres.

6. Respekter deres grænser

Der vil altid være endnu et telefonopkald, der skal returneres, og en anden e-mail der skal besvares. Det "digitale krybe" i det 21. århundredes arbejdsliv påvirker alle, chef og medarbejdere. Imidlertid er det ikke kun urimeligt at forvente, at teammedlemmer skal svare på e-mails kl. 22 eller fuldføre arbejde på deres fridage..

Hvis du vil øge produktiviteten, er det vigtigt at erkende, at dine medarbejdere har et liv uden for arbejdet. Dette gælder også frokostpauser. En undersøgelse offentliggjort i Academy of Management Journal fandt, at produktiviteten faldt (og trætheden steg), da arbejdstagere sprang frokost over.

Det kan være svært for arbejdstagere at give slip på arbejdet, især i De Forenede Stater (hvor der igen igen ses lange timer som et større engagement). Så lad dine mennesker vide, at du værdsætter deres liv uden for arbejde. Spørg dem om deres familier og hobbyer, og opmuntre dem til at planlægge tid til disse aktiviteter og forpligtelser, ligesom de gør med møder og projekter.

Du er også nødt til at føre et eksempel. Invester tid i din egen familie, hobbyer eller åndelige sysler, og tal om dine interesser for dit team. Når det er muligt, skal du undgå at sende e-mails til dine mennesker, når de ikke er på arbejde.

Til sidst skal du sørge for, at alle på dit hold tager en ordentlig frokostpause; det betyder, at man spiser væk fra deres skriveborde, ideelt udenfor, hvor de kan få lidt solskin og frisk luft. Opret om muligt et rent og indbydende rum for dem at spise, både indendørs og udendørs.

7. Monitor stressniveauer

Du skulle måske tro, at højere stress ville føre til nedsat produktivitet. Dette er sandt, men kun på et bestemt tidspunkt. Der er et magisk plateau, når stress faktisk kan øge produktivitet.

Yerkes-Dodson-loven, udviklet af psykologer Robert Yerkes og John Dillingham Dodson i 1908, dikterer, at ydeevne og produktivitet stiger, når niveauet for ophidselse (stress) stiger. Hvis stressniveauerne imidlertid bliver for høje, begynder produktiviteten at falde.

Hvor ofte har du for eksempel fundet dig selv mod en udfordrende frist, som du ikke var sikker på, at du kunne overholde? Flydede du, eller producerede du noget af dit bedste arbejde? Hvis opgaven ikke var for udfordrende, er det sandsynligt, at du steg beundrende til lejligheden. Dette er Yerkes-Dodson-loven i aktion. Når stress og kompleksitet er på de rigtige niveauer, skyrockes performance.

Den vanskelige del er nu at vide, hvor meget stress der fører til optimal ydeevne. Nye eller svære opgaver kræver mindre ophidselse for optimal ydeevne, mens kendte eller lette opgaver kræver højere niveauer af stress for at øge motivation og produktivitet.

Derfor er det vigtigt at se på, hvad dine medarbejdere laver, og analysere, hvor meget stress der kan være forbundet med forskellige opgaver. Du kan derefter tage skridt til at øge eller mindske ophidselsesniveauet for at øge produktiviteten.

Her er et eksempel: Forestil dig, at du har bedt Pam, en af dine medarbejdere, om at skrive denne måneds kunde nyhedsbrev. Hun har gjort dette flere gange allerede, og selvom hun skriver godt, tager det hende typisk flere dage at gennemføre opgaven. For hende er dette en velkendt opgave med lav ophidselse, så hun trækker måske lidt på fødderne.

Du kan forbedre hendes produktivitet ved at gøre opgaven mere udfordrende; for eksempel at bede hende om at interviewe en kunde til denne måneds nyhedsbrev eller give hende en kortere frist.

I den modsatte ende af spektret er Daniel. Du har lige sat ham ansvaret for at generere dine virksomheds ugentlige økonomiske rapporter. Han lærer stadig processen, og hver uge begår han flere fejl. Det hjælper ikke, at rapporterne skal være afsluttet senest fredag eftermiddag. Med sit andet ansvar finder han det næsten umuligt at overholde denne frist.

Dette er et eksempel på en ny og vanskelig opgave, der også har stor ophidselse (fra korte tidsfrister og opgavekompleksitet). I dette tilfælde vil du gerne gøre hvad du kunne for at aflaste Daniel fra et andet ansvar for at sænke hans stressniveauer, så han derefter kunne lægge mere tid og energi på at lære at generere de økonomiske rapporter.

Det er vigtigt, at du fokuserer på balance, når det kommer til analyse af opgaver og stressniveauer. Hvis du øger ophidselsen for meget på de forkerte opgaver, vil du ende med at sænke produktiviteten.

8. Brug tidsstyringsstrategier

En anden strategi, du kan bruge til at øge produktiviteten, er at lære dit team effektive tidsstyringsstrategier. En populær strategi er Pomodoro-teknikken, udviklet af Francesco Cirillo i slutningen af 1980'erne.

Teknikken er forfriskende enkel. Ved hjælp af en timer arbejder du i et bestemt tidsrum, typisk 25 minutter. Derefter tager du en kort pause, typisk 3-5 minutter. Disse pauser kaldes pomodoros, Italiensk til "tomat", opkaldt efter den tomatformede timer, som Cirillo brugte, da han var studerende.

Efter fire pomodoros tager du en længere pause, typisk 15-30 minutter.

Strategien fungerer af flere grunde. Først hjælper afkrydsningen af timeren med at holde dig fokuseret på den aktuelle opgave. Du kan bogstaveligt talt høre tiden tikke væk, hvilket kan være utroligt motiverende. Timeren minder dig også om at tage korte pauser. Forskning har vist gang på gang, at hyppige pauser faktisk øger produktiviteten.

En undersøgelse offentliggjort i tidsskriftet Ergonomics fandt, at hyppige, korte pauser, især når de ledsages af strækning, resulterede i højere produktivitet sammenlignet med at tage færre, længere pauser. En anden undersøgelse, der blev offentliggjort i tidsskriftet Work & Stress, fandt, at hyppige hvilepauser var en af de mest effektive måder at opretholde arbejdernes præstation.

Effektiv tidsstyring og hyppige pauser er vigtige. Men hvad du gør med dine pauser er også vigtigt. Forskere med MIT fandt, at når medarbejdere tog pauser med kolleger i deres sociale gruppe, steg produktiviteten såvel som styrken til den sociale gruppe selv. Så du kan øge ydeevnen yderligere ved at planlægge en medarbejders pauser med dem fra en kollega, de er venner med.

Ydeevnen kan også øges, når arbejdstagerne kommer uden for solskin og frisk luft, så opmuntr teammedlemmer til at tage en hurtig tur udenfor i deres pauser. Dette er et andet område, hvor du kan lede bedst med eksempler. Tag hyppige pauser, og gør en indsats for at komme uden for noget træning.

Det endelige ord

Typisk har små virksomhedsejere aldrig nok tid eller penge til at gøre alt, hvad de vil gøre. Men at øge produktiviteten kræver ikke en stor investering. Det meste af tiden tager det blot mere opmærksomhed fra både ejere og ledere.

Hvis du er en virksomhedsejer, hvad gør du så for at tilskynde til større produktivitet fra dit team? Hvis du arbejder for en større organisation, hvad gør din virksomhed for at øge produktiviteten?