14 spørgsmål, du skal stille, når du vælger en lønningsudbyder til din virksomhed
Hvis din virksomhed betaler medarbejdere eller entreprenører - selvom det er et enkeltforetagende eller mikroforretning uden andre traditionelle ansatte end dig - er det tid til at undersøge en udbyder af små virksomheder. Du har brug for en professionel lønningspartner, hvis du:
- Vælg at beskatte din pass-LLC som et selskab - dette er kendt som S-corp-valg, en fælles juridisk forretningsstruktur, der kan tilbyde skattefordele for solopreneurs og ejere af små virksomheder; eller
- Outsource regelmæssige opgaver, projekter eller forretningstjenester til uafhængige entreprenører, som du betaler direkte; og
- Ønsker ikke at styre den tids- og detaljeintensive proces med beregning af lønudgifter, udførelse af lønningsløb og opretholdelse af overholdelse af statslige og føderale skatte- og rapporteringskrav.
Med snesevis af hæderlige lønudbydere, der er åbne for erhvervslivet, er det ikke en lille opgave at vælge en. Og fordi dette er en beslutning, du kun vil tage en gang, er indsatserne ikke trivielle. Vælg med omhu, ellers er du tilbage på markedet for lønudbydere for tidligt.
Nøgleovervejelser til at vælge en udbyder af små virksomheder
Når du evaluerer de mange små forretningslønbehandlingsmuligheder derude, skal du undersøge følgende vigtige faktorer for at sikre, at du tager det bedste valg for din virksomhed og dens medarbejdere.
1. Har det en god omdømme?
Lønudbydere med et godt omdømme har en tendens til at levere deres løfter. På trods af sin tilsyneladende enkelhed er kørslønning en kompleks bestræbelse med masser af bevægelige dele bag kulisserne. MyPayrollHR, en skybaseret processor, der pludselig lukkede efter en sidste runde med tilbagetrækning af arbejdsgivere, september 2019, er en advarselsfortælling for arbejdsgivere, der er overbevist om, at lønudbydere kan udskiftes.
Påhviler ligesom QuickBooks-lønningsliste har tilføjet og forfinet lønnings- og HR-funktioner i mange år og dyrket hårdt loyal opfølgning i processen. Hvis du ikke har det godt med at overdrage det, der på trods af, din virksomheds vigtigste noncore-forretningsfunktion er en upstart, der måske ikke kan tjene godt i sine krav, skal du i stedet undersøge en etableret spiller.
2. Håndterer det beregning og betaling af lønningsskat?
Lønbeskatningsstyring er et tidskrævende, detaljeret perspektiv, der driver utallige virksomhedsejere, der ellers ville gøre deres egen lønningsliste i arme af lønudbydere. Hvorfor betale for lønningsledelse, der ikke inkluderer automatisk beregning, arkivering og betaling af lønningsafgift?
Hvis din foretrukne lønudbyder ikke tilbyder omfattende skattestyring på alle prispunkter, skal du tænke grundigt igennem, før du fortsætter. I det mindste spring efter en plan, der inkluderer skatteforvaltning.
3. Er det mobilvenligt og mobilfunktionelt?
Sjælden er sky-appen, der ikke fortæller sin "mobilvenlighed." Mobilvenlige apps har ren tekst med større front og skarpe ikoner, der vises læsbare og tydelige på småskærmsenheder som smartphones. Det er en væsentlig overvejelse for enhver virksomhedsejer eller lønningsledning, der ønsker fleksibilitet til at styre og udføre lønningslister på farten.
Men mobilvenlighed er ikke den eneste overvejelse for hyppige mobilbrugere. Hvis du forventer at udføre noget betydeligt lønningsarbejde fra din smartphone eller tablet, eller du planlægger at ansætte en personaleperson, der skal gøre det samme, skal du også vælge en lønudbyder med fremragende mobilfunktionalitet - ikke en, hvis mobile app eller websted er en bleg efterligning af dets komplette desktop-produkt.
4. Tjener det høje markeringer fra brugere?
Ikke alle lønudbydere nyder luksusen af ufravær eller fordelene ved husstand-status. De fleste gør det ikke. Når du kun overvejer de processorer med mange års sammenhængende resultater, kan du muligvis gå glip af upstarts af kvalitet, der gør tingene anderledes og bedre end selvtilfredse påbud.
Begynd din søgning efter pålidelige oplysninger om nyere lønningsprocessorer ved at kæmpe gennem anerkendt teknologi og erhvervspublikationer, inklusive Money Crashers, til uvildige anmeldelser. Suppler ekspertanmeldelser med feedback, som faktiske brugere har efterladt på platforme som Capterra. Og kontroller for mønstre af klager med statsadvokater generelle og private voldgiftsmænd som Better Business Bureau.
5. Tilbyder det integreret tidssporing?
Integreret tidssporing er normalt ikke en deal breaker for små virksomheder med ensartede lønmodtagere, der er fritaget for overarbejdsløn eller for dem, der udelukkende er afhængige af kontraktarbejde.
Men det er kritisk for arbejdsgivere med ansatte i timen, og det er dobbelt så når disse ansatte arbejder forskellige timer hver lønningsperiode. Restauranter og cafeer, udbydere af ejendomsvedligeholdelse og sæsonbestemte virksomheder af alle typer har omfattende tidbehandlingsbehov, der kræver tæt integration af lønningslisten.
6. Når den er konfigureret, kører den lønningslisten automatisk?
Manuel lønningsliste er en betydelig tidsafløb for virksomheder med flere ansatte og entreprenører. I stedet for at fratræde dig selv med at bruge timer på at sikre dig, at du er klar til at køre lønningsliste, skal du vælge en lønningsudbyder, der automatiserer processen efter den første opsætning. For eksempel alle QuickBooks-lønningsliste prispoint tilbyder automatisk lønningsliste for funktionærer ved direkte indbetaling, altid med mulighed for at forhåndsvise løbet og muligheden for at tilføje særlig kompensation som bonusser og provisioner efter behov.
7. Tillader det direkte depositum samme dag?
Alt andet bevæger sig hurtigere i disse dage. Hvorfor ikke din lønudbyderes direkte indbetalingsbehandling?
To-dages direkte indbetalingsstandard er næsten lige så forældet som papircheck. Med arbejdsløshed i nærheden af historiske lavheder er talentfulde arbejdstagere på udkig efter enhver undskyldning for at komme videre. For allerede upåvirkede medarbejdere er langsom lønforarbejdning ofte det mundtlige halm, der bryder kamelens ryg. Der er ingen grund til at friste skæbnen.
Afhængig af planen tilbyder førende lønningsprocesser-platforme som QuickBooks Lønning næste dag og samme dag direkte indbetaling, hvilket reducerer eller eliminerer afstanden mellem tilbagetrækning af lønning og indbetaling. Det er en funktion, der giver dig mulighed for at sælge hurtig betaling som en af de mange medarbejdervenlige fordele, du tilbyder nye ansætninger.
8. Er det let for ikke-professionelle at bruge?
Selv hvis du har ressourcerne til at ansætte en bog- eller deltidsbogholder, vil en lønplatform designet med folk, der ikke er revisorer i tankerne, tjene dig bedre. Lønningslisten er let at overkomplicere. Men det er ikke raketvidenskab, så der er ingen grund til at stole på en underordnet eller uden forhandler for at navigere i din lønningssuites interface eller fortolke dens rapporter.
Inden du køber en lønplan, skal du bruge lidt tid på at sile gennem udbyderens hjælpeindhold. Se efter omfattende arkiver, tutorialvideoer, ekspertskrevne artikler på almindeligt engelsk og brugergenereret indhold. Se og læse dette indhold for at få en fornemmelse af platformens interface og muligheder, så spørg dig selv: Kan jeg bruge denne software til at køre lønningslister uden at foretage en dyre, tidskrævende beregningsfejl?
9. Er det pris passende?
Lønning er et område, hvor det at betale mere for et produkt af højere kvalitet normalt lønner sig. Med andre ord får du det, du betaler for her.
Men betal ikke for funktioner og funktioner, du ikke har brug for, eller betaler mere, end de er værd for dem, du gør. Find en lønudbyder, der tilbyder flere planmuligheder, der spænder over en række prispoint, jo bedre skaleres når du tilføjer medarbejdere og byder velkommen til mere komplekse HR-udfordringer.
Når du vurderer potentielle lønudbydere, skal du være meget opmærksom på mængden og kvaliteten af de tilsvarende planers funktioner. Når du sammenligner planer på indgangsniveau, der tilbydes af to givne udbydere, skal du kigge efter eventuelle bløde undladelser eller velkomstindeslutninger. Sammenlign derefter deres priser for at bestemme, hvilken der er en bedre værdi.
10. Få nye brugere specielle priser?
Mange lønudbydere tilbyder særlig prisfastsættelse for nye konti. Gratis prøveperioder, der ofte strækker sig 30 dage - og nogle gange længere - er ret almindelige. Så er længere rabatter. For eksempel, QuickBooks-lønningsliste tilbyder 50% rabat i tre måneder, svarende til 45 dage gratis, til nye brugere, der afstår fra 30-dages gratis prøveperiode.
11. Hjælper det med rapportering om ny leje?
Statlige arbejdstilsynsmyndigheder kræver, at virksomheder rapporterer nye ansættelser kort efter, at de finder sted. Ingen lønudbydere arkiverer nye lejerapporter på dine vegne. Men mange giver de formularer, du har brug for, så nøjagtigt og hurtigt.
12. Garanterer det lønnsbeskatningsresultater?
QuickBooks-lønningsliste er ikke den eneste lønningsudbyder, der automatisk beregner, arkiverer og betaler lønneafgift med minimal input krævet fra brugerne. Men det fortjener ros for en kundevenlig skattefunktion. Dens skattefrie fri garanti lover at tilbagebetale IRS-bøder og renter op til $ 25.000 pr. År, når du videresender din IRS-skattemelding inden for 15 dage efter modtagelse.
Ikke desto mindre udskrives med småskrifter QuickBooks Payroll's Free Tax Tax-Free Garanti giver rigelig ro i sindet for virksomhedsejere, der er bekymrede over, at deres lønningsprocessors uforsigtighed kommer tilbage for at bide dem. Det er en gestus, som få leverandører af lønningsskat replikerer.
13. Indeholder det en række lønstrukturer og arbejdsklassifikationer?
Din lønudbyder skal ikke have problemer med at imødekomme din virksomheds lønbehov, uanset hvor kompliceret eller omskiftelig. Kig efter udbydere, der gør det nemt at ændre ting som medarbejderes timepriser, overtidsgodtgørelser, særlige lønsatser, fritagelsesstatus og bonusberettigelse. Du har brug for en lønningsudbyder, der vokser med din virksomhed, når du tilføjer og promoverer entreprenører og ansatte.
14. Integrerer det med eller tilbyder den direkte adgang til andre HR-produkter?
Lønbehandling er ikke det eneste menneskelige ressource-service, som virksomheder har brug for, når de vokser. Forbliv et skridt foran dine planer, og undgå uvelkomne uforeneligheder mellem nuværende og fremtidige HR-funktioner ved at vælge en lønningsprocesseringssuite, der integreres problemfrit med andre kerneprodukter fra HR og bogføring, som fordele ved administration og arbejdstageres kompensationsstyring. Se efter incitamenter til at købe flere tjenester samtidigt. QuickBooks-lønningsliste kunder får 50% rabat i tre måneder, når de f.eks. tilmelder sig QuickBooks Accounting.
Det endelige ord
Dit valg af lønudbyder vil have en konkret effekt på din lille virksomhed. Den ideelle lønningsleverandør markerer de fleste af disse kasser, blandt andre:
- En fuldt mobilvenlig og mobilfunktionel oplevelse
- Brugervenlighed til ikke-professionelle
- Fremragende værdi til forskellige anvendelsessager
- Værditilvækstfunktioner som integreret tidssporing og regnskabsføring
- Total ro i sindet med hensyn til styring af lønbeskatningen
- Fleksibilitet og skalerbarhed for voksende virksomheder med en blanding af uafhængige entreprenører og deltids- og fuldtidsansatte
- Hands-off operation, inklusive automatisk lønningsledelse
- Medarbejdervenlige funktioner, såsom direkte depositum samme dag
Dette er rimelige krav til virksomheder, der søger en lønudbyder med fuld service, der leverer sine løfter.
Nogle virksomheder har også andre ikke-forpligtelser for potentielle lønudbydere. Vær ikke bange for at skubbe på dine salgskontakter for at forklare, hvordan de kan imødekomme dine behov. Hvis de virkelig ønsker din virksomhed, vil de gøre deres bedste for at komme igennem.
Har du en foretrukken udbyder af små virksomheder? Hvad er din yndlings ting ved det?
