Sådan skrives og distribueres en pressemeddelelse, der får resultater
Når det er sagt bruges mange pressemeddelelser aldrig af pressen, da de enten ikke er egnede til en bestemt publikation eller ikke indeholder nogen interessante nyheder. Hvis du vil prøve at sprede ordet om din organisation eller begivenhed, er det vigtigt at forstå, hvordan du laver en pressemeddelelse, der får dig bemærket - og får dig de resultater, du ønsker.
Komponenter i en effektiv pressemeddelelse
For at øge chancerne for, at din virksomhed bliver vist i medierne, skal du skrive om emner, der direkte og positivt påvirker samfundet. Hvis din virksomhed f.eks. Udvides, skal du sørge for at fokusere på, hvordan udvidelsen skaber job. Eller hvis din virksomhed deltager i en fundraiser til en lokal velgørenhed, skal du fremhæve dette i din pressemeddelelse og invitere samfundet til at støtte sagen.
Desuden er det vigtigt at inkorporere følgende:
1. En øjenfangende overskrift
For at fange en journalists opmærksomhed er det vigtigt, at du skriver en enestående overskrift. Når alt kommer til alt er overskriftens rolle at tilskynde en journalist eller anden medier til at fortsætte med at læse din pressemeddelelse. Brug derfor altid en aktiv stemme i overskriften snarere end en passiv. For eksempel er "Virksomhedens udvidelse øger den lokale beskæftigelse med 500%" mere effektiv end "Virksomheden vil udvide West End of Factory med 2.000 fødder."
2. En engagerende leder
Når du fanger en journalists opmærksomhed ved at give et emne, som både publikationens publikum og redaktør ville synes er interessant, er det vigtigt at holde journalisten engageret. For at gøre det, skriv en lead (begyndelsen på en pressemeddelelse) på en sådan måde, at det vinker dine læseres hjerter eller sind. Husk at besvare spørgsmålene om "hvem", "hvad", "hvor" og "hvorfor" så hurtigt som muligt. Husk også, at du ikke behøver at tilbyde en betydelig mængde detaljer på dette tidspunkt - der kommer senere.
3. Tilbud
For at give din pressemeddelelse mere stof, skal du inkludere understøttende citater fra enkeltpersoner og grupper, der er diskuteret i løbet af udgivelsen. For eksempel, hvis din lille virksomhed er vært for en begivenhed, der samler penge til en bestemt velgørenhedsorganisation, skal du inkludere tilbud fra velgørenhedens beslutningstagere - og om muligt medtage tilbud fra de mennesker, der vil blive direkte berørt af fundraiser. Korte interviews, der gennemføres via e-mail eller telefon, skal være tilstrækkelige til at indsamle alle de tilbud, du har brug for.
Sørg for, at de tilbud, du bruger, er intelligente og understøtter formålet med pressemeddelelsen. Hvis der er grammatiske fejl i citaterne, skal du være sikker på, at du retter disse fejl uden at ændre konteksten.
4. Kontaktoplysninger
Sørg for at medtage nøjagtige kontaktoplysninger på din pressemeddelelse, så journalister kan kontakte dig eller din organisation med spørgsmål. Medtag også kontaktoplysninger, der er tilpasset kunderne, så de kan købe dit produkt eller din service. Mod slutningen af pressemeddelelsen skal du give dig en blæst om dig selv eller din virksomhed vedrørende din baggrund, mission og tjenester.
5. Fakta, statistik og påtegninger
Medtag støttestatistikker fra en velrenommeret kilde i din pressemeddelelse for at give dit pressemeddelelsesstof. Inkluder for eksempel tilbud fra din virksomheds administrerende direktør, en ekspert forretningsanalytiker eller endda en tilfreds forbruger.
6. Økonomisk brug af ord
Journalister har begrænset tid, så hold dine pressemeddelelser korte og aktuelle. Hvis du desuden kan bruge fem ord i stedet for otte til at sige noget, skal du gøre det og begrænse størrelsen på pressemeddelelsen til cirka en side. En journalist kan altid ringe til dig, hvis han eller hun har brug for yderligere detaljer. Hvis du ønsker det, kan du dog vedhæfte et faktablad om din virksomhed til reference.
7. Nøjagtighed og korrekt grammatik
Inden du sender din pressemeddelelse til medierne, skal du sikre dig, at alle oplysningerne er nøjagtige og ikke forældede, og at dokumentet er fri for grammatiske fejl og stavefejl. Det er vigtigt, at du ser ud til at være professionel og pålidelig - du får kun et skud for at gøre et godt førsteindtryk.
8. Professionelle fotos
Ikke alle publikationer har mulighed for personligt at tage fotos af dig eller din organisation. Derfor er det en fremragende idé at have fotos i professionel kvalitet klar til dine mediekontakter. Disse billeder skal være i jpeg-format og være i størrelse mindst 5000 × 500 pixels og 72 punkter pr. Tomme (DPI) til online medier - og højere for udskrivning, hvilket ofte kræver, at billeder skal være størrelse til 300 DPI.
Valgmuligheder for skrivning af pressemeddelelsen
Der er flere muligheder, når det kommer til at vælge, hvem der udarbejder din pressemeddelelse. Vær ærlig i din vurdering af evnerne for dig selv og dit personale såvel som din virksomheds budget, når du overvejer følgende:
1. Skriv det selv
Hvis du er sikker på dine PR og marketing skriftlige evner, skal du selv skrive pressemeddelelsen. Når alt kommer til alt kender ingen din virksomhed bedre end du gør - og hvilken bedre måde er der at spare?
2. Ansæt en professionel forfatter
Hvis du ikke besidder færdighederne eller har tid til at skrive en pressemeddelelse, er et fremragende alternativ at ansætte nogen til at skrive det til dig. Sørg for at samarbejde med en forfatter, der har masser af forretningserfaring og marketing skriftlig erfaring. For at bestemme hans eller hendes erfaringsniveau skal du anmode om oplysninger vedrørende professionel baggrund og også bede om direkte prøver. Tag det et skridt videre, og bekræft de professionelle oplysninger fra ansøgere ved at kontrollere LinkedIn-profiler eller ved at udføre Google-søgninger.
Hvis du vil finde en forfatter, skal du bede kolleger om en henvisning, sende en annonce på Craigslist eller på sociale mediewebsteder eller bruge en søgemaskine. Priserne for en professionel freelance skribent kan variere fra $ 50 til $ 500 baseret på hans eller hendes erfaringsniveau.
3. Arbejd med et PR-agentur
Ud over at skrive pressemeddelelser, kan et PR-agentur samarbejde med dig om at oprette en storskala PR-plan. Når det er sagt, hvis du arbejder på et begrænset budget, vil mange PR-agenturer være uden for dit prisklasse. Generelt arbejder PR-agenturer på en månedlig holder, der under kontrakt udfylder et bestemt antal pressemeddelelser og andre PR-opgaver for dig.
Mindre PR-agenturer opkræver muligvis mindre end $ 1.000 pr. Måned for et bestemt antal tjenester, inklusive pressemeddelelser, mens et større PR-firma i boutique kan opkræve så meget som $ 10.000 pr. Måned. Husk dog, at der er PR-agenturer, der arbejder projekt-for-projekt-basis.
Sådan promoveres din pressemeddelelse
Fremme er nøglen til at få din pressemeddelelse foran de rigtige øjne og på nok skriveborde til at gøre indflydelse.
1. Udarbejd en liste over mediekontakter
Hvis du er en gør-det-selv-type, eller hvis du er målrettet mod lokale medier, kan du nemt oprette din egen liste over mediekontakter. Bemærk blot navnet, positionen og e-mailen på hver enkelt pressemeddelelseskontakt, og husk at opdatere denne liste regelmæssigt, da redaktører ofte ændrer jobpositioner inden for virksomheder.
For at sende en pressemeddelelse skal du blot e-maile frigivelsen til den relevante editor. Sørg for at medtage pressemeddelelsen og det medfølgende foto i e-mailens krop og ikke som en vedhæftet fil. For at øge chancerne for, at din e-mail bliver åbnet, skal du inkludere overskriften på pressemeddelelsen i emnelinjen for e-mail.
2. Køb et bibliotek
En fremragende måde at få adgang til mange målrettede kontakter er ved at købe en katalogliste. Med mapper kan du vælge enten generelle eller mere specialiserede mediekontaktoplysninger. Priserne for disse mapper kan naturligvis variere betydeligt. Nogle populære kataloger inkluderer Burelles Media Directory ($ 60 til $ 1.000) og Bacon's Information, Inc. mapper ($ 425 til $ 1.350).
3. Brug en pressemeddelelsesdistributionstjeneste
Virksomheder som PR Newswire og PRWeb kan distribuere din pressemeddelelse for et vist sæt gebyr, ofte fra $ 100 til $ 500. Disse distributionstjenester opretter en personlig mediedatabase og distribuerer pressemeddelelser til de relevante kontakter.
Det endelige ord
Når du først får mediernes opmærksomhed, er det vigtigt, at din virksomhed er forberedt på opmærksomhed og mulig tilstrømning af forretninger, der kan være resultatet af medieopmerksomhed. Foretag dig selv tilgængelig, returner opkald hurtigt, og vær sikker på, at du har nok personale, båndbredde og tilgængeligt produkt. Hvis ikke, kan journalister og lånere let blive frustrerede og dele negativ information om deres oplevelser.
Når en bestemt journalist kører en historie om dig og din virksomhed, er det vigtigt at holde kontakten. Reklame er ikke en engangs ting, og for at få succes er det i din bedste interesse at fortsætte med at indsende interessante og relevante pressemeddelelser og insider tips til din liste over kontakter.
Hvilke andre tip kan du foreslå for at udforme og distribuere en vellykket pressemeddelelse?
