6 Idéer og tip til hjemmekontororganisationen

Hvis du arbejder hjemmefra, er det vigtigt, at du beskytter dit arbejdsområde og din virksomhed ved at udvikle en kontoradministrationsplan. Uanset om det er sourcing af ergonomisk korrekte hjemmekontormøbler eller udvikling af en backup-plan i tilfælde af computer- og internetfejl, vil god hjemmekontorstyring etablere din professionalisme og øge din fortjeneste.

Hjemmekontorets styringstips

1. Opret et separat arbejdsområde

Det er klogt at skabe en følelse af adskillelse på dit hjemmekontor, selvom dit arbejdsområde er en del af et andet rum eller i et hjørne af din kælder. Mens det faktisk ikke altid er muligt at bruge et separat rum, skal du prøve dit bedste for at identificere et sted i dit hjem, der vil være dit "kontorområde." Hvis du ikke har vægge eller partitioner til dit kontorområde, kan du oprette mentale grænser ved at begrænse dine arbejdsaktiviteter (inklusive telefonsamtaler og besvare e-mail) til dette sted.

Der er en række grunde til, at det specifikt at afbryde et område i dit hus som arbejde kun er vigtigt:

• Et klart defineret hjemmekontorlokale fastlægger grænser for både dig og husholdningsmedlemmer. Børn, værelseskammerater, ægtefæller og partnere vil lære at respektere dit behov for at koncentrere sig om dit arbejde, hvis de let kan identificere, hvornår du arbejder og ikke er tilgængelige til at håndtere personlige eller familiemæssige problemer.
• Det reducerer risikoen for, at arbejdsrelateret papirarbejde og udstyr går tabt i resten af ​​dit hjem.
• Det hjælper dig med at etablere en professionel tilstedeværelse, når du møder med klienter.
• Hvis du planlægger at tage skattefradrag for hjemmekontoret, er det lettere at forsvare sig mod en revision, hvis du kan vise, at dit arbejde foregår i et område i dit hjem, der udelukkende bruges til arbejde.

2. Gå Pro med dine kontorartikler og møbler

Din bedstemors antikke skrivebord og stolsæt kan se smuk ud, men det er sandsynligvis et ergonomisk og organisatorisk mareridt. Sørg for, at du har en behagelig kontorstol og et godt designet computerskrivebord på dit hjemmekontor for at hjælpe med at beskytte dig mod kropsbelastning og reducere rod..

Du behøver ikke at købe disse stykker nye - tjek Craigslist for at finde enkeltpersoner og virksomheder, der sælger gamle kontormøbler. En anden mulighed er at finde ud af, om der er kontormøbelbutikker i nærheden, der handler med brugte møbler - nogle leverer måske endda. Hold dine øjne skrællede for ethvert uønsket salg, da disse butikker ofte sælger deres inventar, kontormøbler og endda kontormaskiner (såsom computere og printere), mens de prøver at likvidere deres beholdning.

3. Opret separate e-mail- og telefonkonti

Når det kommer til kommunikation, er det bedst at undgå at blande forretning med fornøjelse. Du vil ikke have, at dine børn skal svare på en klients telefonopkald, og du vil ikke risikere at inkludere en klient på en masse-e-mail, der indeholder den nyeste lolcats-meme. Det er også let at overse eller gå glip af e-mails og beskeder fra klienter, hvis de kommer ind i dine personlige postkasser og konti.

Hvis du ikke vil gider med en separat telefonlinje, kan du stadig få et dedikeret nummer, der opretter forbindelse til en stemmepostkasse, så du kan modtage beskeder fra klienter og kundeemner, så du kan ringe dem tilbage på din fritid.

4. Gør brug af hjemmekontortjenester

Tjek kontor- / forretningstjenester, der tilbydes af lokale kopibutikker, såvel som virksomhedskæder, såsom FedEx Office eller UPS Store i dit område. Mange af disse steder målretter deres tjenester mod små og hjemmebaserede virksomhedsejere, der ikke har et postrum eller ikke har råd til at ansætte supportpersonale.

Tjenesterne varierer afhængigt af placering, men ud over at tilbyde kopitjenester, private postkasser og pakkeforsendelse kan disse butikker også acceptere pakker på dine vegne (hvilket er vigtigt, hvis du får en masse leverancer) og kan endda give kunderne gratis og lav -kostning computeradgang.

5. Lav sikkerhedskopieringsplaner

Ingen ønsker at tænke på begivenheder, der kan afspore deres forretning, men hvis du er en lille virksomhedsejer, er det vigtigt, at du gør det. Hvis du ikke identificerer trusler mod din virksomhed, bliver du nødt til at krydre, når tingene ikke går som planlagt.

Fra naturkatastrofer til langvarig sygdom kan en ændring i omstændighederne bringe din virksomhed til ophør, hvis du ikke er i stand til at fortsætte med at arbejde. Selv et kortvarigt problem, såsom strømafbrydelse eller computerfejl, kan skade din virksomhed, hvis du ikke er i stand til at overholde en klients frist eller behandle ordrer effektivt.

Planlægning af større begivenheder
Naturkatastrofer, terrorisme, borgerlig uro eller sygdomsudbrud kan have en ødelæggende virkning på både store og små virksomheder, og selv de bedst planlagte planer kan gøre det vanskeligt for de enkelte virksomhedsejere at få deres forretning i gang igen. U.S. Small Business Administration tilbyder omfattende information om planlægning af forretningskatastrofer på sit websted sammen med oplysninger om regeringsprogrammer, der kan hjælpe virksomhedsejere med at genindføre operationer efter en større begivenhed medfører forstyrrelser i et samfund.

Planlægning for de uventede
Ting, der kan forstyrre din evne til at udføre arbejde, inkluderer strøm- og værktøjsfejl, udstyrsfejl, sygdom, personskade og familiehjælp. Mens nogle af disse omstændigheder er uundgåelige, risikerer du at miste klienter og kunder, hvis du ikke er i stand til at overholde frister, sende produkter rettidigt eller blot levere dit normale serviceniveau.

Her er nogle ideer til styring af fælles scenarier:

• Identificer steder at komme online. Tjek dit kvarter for steder, der tilbyder WiFi, og giver kunderne mulighed for at bruge tjenesten i lange perioder. Caféer, kopibutikker, forsendelsesbutikker og offentlige biblioteker er alle mulige steder at finde WiFi. Familier og familiehuse kan også være gode steder at komme online - bare sørg for at ringe og spørge, inden du kaster dig forbi! Identificer flere arbejdsvenlige hotspots i dit område, og noter deres driftstid, så du ikke spilder tid på at gå fra sted til sted, når dit internet går ned.
• Se bredbånd med betal-som-du-gå. Med et USB-modem og pay-as-you-go bredbånd kan du være hjemme, hvis din almindelige internet-service lukker ned.
• Sikkerhedskopieringsteknologi. Selvom det er en god ide at gemme sikkerhedskopier af dine filer og projekter, skal du også have en vis sikkerhedskopiteknologi til rådighed, hvis din computer går på fritz. Den nemmeste måde at gøre dette på er at købe en billig bærbar eller netbook, som du kan bruge, hvis din primære computer går ned. Mens du i stedet kan holde en ældre skrivebordsmodel til rådighed, er den ikke bærbar eller opladbar, hvilket gør den ubrugelig, hvis du får et strømafbrydelse samtidigt med en computerfejl. Du kan også undersøge sikkerhedskopieringstjenester som Backblaze og Mozy.
• Køb en uafbrudt strømkilde (UPS). En UPS kan beskytte din maskine mod strømstød og give dig nok tid til at slukke for dit desktop-system - samt sende en hurtig e-mail til klienter for at fortælle dem, at du vil være uden strøm i et stykke tid. Du kan finde uafbrudte strømkilder på Amazon til så lave som $ 50.
• Opbevar en papirkopi af vigtige oplysninger. Det er en god ide at have en papirkopi af din klients kontaktoplysninger, så du kan holde kontakten med dem, selvom du ikke har adgang til Internettet eller dine computerfiler.

6. Ved, hvornår det er tid til at flytte ind i et nyt rum

Mens mange mennesker er i stand til at drive en hjemmevirksomhed med succes, kan du til sidst komme til et punkt, hvor det ikke længere er praktisk at arbejde hjemmefra, i det mindste på fuld tid. Måske har du regelmæssigt brug for at møde ansigt til ansigt med klienter, gemme en masse lager eller arbejde i et miljø med færre distraktioner.

Overvej samarbejdsområder, der giver dig mulighed for at leje et skrivebord i et fælles kontor, hvis du ikke har råd eller ikke har brug for et fuldt kontor. Mange samarbejdsområder giver dig mulighed for at leje plads efter dine behov, så du behøver ikke at forpligte dig til en fuldtidsaftale, hvis alt hvad du har brug for er et sted at møde klienter et par gange hver måned. En anden mulighed er deling af kontorer, som giver dig mulighed for at samarbejde med en anden kontorlejer eller ejer for at dele kontoromkostninger.

Det endelige ord

Udfordringerne ved at arbejde hjemmefra og belønningen kan forblive i balance, når du opretter et hjemmekontor, der fungerer godt. Husk, at intet kontor kører selv. At tage gode beslutninger og udøve selvdisciplin vil hjælpe med at holde din virksomhed kørende i lang tid.

Hvad er nogle af dine bedste tip til at holde dit hjemmekontor eller arbejdsområde kørende effektivt?