Hvad er coworking - fordele og ulemper, skjulte omkostninger ved fælles kontor

Hvis du overvejer at skifte til coworking, skal du overveje alle af omkostningerne inden dykking.

Hvad er coworking?

Coworking er en aftale om deling af kontorer mellem enkeltpersoner og (undertiden) små virksomheder. I nogle tilfælde er arrangementet meget uformelt: En virksomhedsejer, der ejer eller lejer et for stort kontorlokale, fremlejer desuden skriveborde og kontorer til andre. Coworking-rum fungerer også som formelle virksomheder, og udlejer skrivebord og kontor til freelancere, telekommunikatorer og endda forretningsrejsende. Betjeningsmodeller varierer med nogle kolleger, der opkræver leje dagligt, ugentligt eller månedligt, mens andre sælger medlemskaber, der giver medlemmet mulighed for at gøre brug af arbejdsområdet og dets faciliteter. Coworking-rum bruger normalt ikke langsigtede medlemskontrakter eller leasingkontrakter.

Rumarrangementer på et coworking-kontor varierer også. Nogle kolleger arbejder på skrivebordet efter først til mølle-basis - du bringer din bærbare computer på arbejde hver dag og sætter dig ned på ethvert ledigt arbejdsområde. Andre kontorer er mere formelle og tildeler skriveborde eller kontorer til medlemmerne. Afhængig af pladsen og arrangementet, kan du have formelle kontorer og åben plan siddepladser til rådighed at vælge imellem.

Ud over at tilbyde kontorlokaler og delt brug af faciliteter, tilskynder nogle kollegalejere aktivt til at samarbejde mellem medlemmer ved at sponsorere netværksarrangementer eller ”lære dig at kende” websteder, der tillader medlemmer at introducere sig selv for hinanden.

Hvorfor coworking?

Selvom arbejde hjemmefra er en god mulighed for nogle, vælger andre mennesker at leje og pendle til et coworking-kontor hver dag. Her er hvorfor:

1. Nedsat stress
At forlade arbejde på kontoret er meget lettere, når du faktisk har et kontor at forlade. At arbejde hjemmefra kan være stressende, især hvis der ikke er et hjemmekontor eller adskilt arbejdsområde at trække sig tilbage til. Nogle mennesker, der arbejder derhjemme, føler sig skyldige, hvis de ikke arbejder hele tiden. Dette kan skabe spænding med andre familiemedlemmer, samtidig med at det er vanskelig at slappe af.

2. Forbedret tidsstyring
Børn, kæledyr, naboer, leveringschauffører, fjernsyn, køkkener og bøger er alle store distraktioner. Mange mennesker synes at minimere arbejdsdagsafbrydelser vanskelige, og adskillige afbrydelser kan gøre en otte-timers arbejdsdag til en tolv eller fjorten timers en.

3. Mere social interaktion
Dette er ikke vigtigt for alle, men nogle mennesker sætter pris på at komme ud og have chancen for at tale og interagere med andre i en forretningsindstilling.

4. Netværksmuligheder
Medarbejdere kan være gode udsigter eller kilder til henvisninger.

5. En professionel indstilling
Et coworking-kontor tilbyder telekommunikatorer og freelancere et professionelt, roligt alternativ til møde med klienter derhjemme eller i kaffebarer.

6. Lavt vedligeholdelseskrav
Ledelse eller ejere af kollegerum påtager sig ansvaret for vedligeholdelse af kontorer og delt udstyr.

7. Mindre dyre og mindre risikabelt end privat kontorudlejning
At leje et privat kontor, især i en stor by, er en pragtfuld mulighed. Huslejen er normalt høj, ligesom omkostningerne ved møblering af kontoret, køb af kontorudstyr, betaling af regninger, rengøring af pladsen og betaling af entreprenører for at tackle eventuel nødvendig bygningsvedligeholdelse. Derudover kræver mange kommercielle udlejere, at lejere underskriver langfristede lejekontrakter. Lejere med pengestrømsproblemer, eller dem, der har brug for at forlade byen for forretningsrejser, kan komme til at sidde fast ved at betale husleje, selv når de ikke har råd til det, eller ikke har brug for pladsen. Coworking giver medlemmer mulighed for at dele omkostningerne ved forsyningsselskaber, internet og kontormaskiner, mens de tilbyder kortvarige medlemsplaner.

Coworking skjulte omkostninger

Mens samarbejde kan være et praktisk og omkostningseffektivt alternativ til at arbejde hjemmefra eller leje et kommercielt kontor, er det vigtigt at være opmærksom på nogle af de mindre end åbenlyse omkostninger ved at arbejde i et delt rum. Selvfølgelig, hvis du er vant til at arbejde på et traditionelt kontor, er disse omkostninger muligvis ikke så "skjult", men hvis du har arbejdet hjemmefra, kan nogle af disse udgifter muligvis fange dig (eller igen) uforberedt.

1. Pendling
Medmindre din kollega fungerer inden for gåafstand fra dit hjem, skal du redegøre for pendlingsudgifter. Disse varierer, men inkluderer omkostningerne ved priser på gas, bilvedligeholdelse og offentlig transport. Pendling tilføjer også ubetalt tid til din arbejdsdag. Og afhængigt af parkeringssituationen på din kollega, skal du muligvis også betale parkeringsafgift.

2. Pleje af børn og kæledyr
Hvis du planlægger at tilbringe hele dagen på at arbejde hjemmefra, skal du muligvis betale for børnepasning eller dyreplejeydelser.

3. Mad og drikke
Når du arbejder hjemmefra, har du dit køkken, kaffemaskine og dagligvarer til rådighed. Hvis du arbejder hjemmefra og ikke har lyst til at pakke en frokost hver dag, bliver du nødt til at købe mikrobølgerier til at gemme på kontoret eller betale for frokost på lokale restauranter. Ophold med koffein er et andet problem: Nogle kollegakontorer leverer grundlæggende kaffe og varmt vand til te, men sirene-sangen fra en lokal Starbucks eller uafhængig ristemaskine trækker dig måske oftere fra dit skrivebord, end du gerne vil. Desværre tilføjer omkostningerne til disse lattes hurtigt.

4. Socialt samvær
Selv hvis du er omhyggelig med at pakke din frokost hver dag, og du holder dig til kaffen fra kontorets K-cup-maskine, kan venlige officemates stadig bede dig om frokost, kaffe eller drikkevarer efter arbejde. Hvis du er en ensartet type eller ikke er interesseret i netværk, er det muligvis ikke et problem at afvise disse tilbud. Men hvis du kan lide at socialisere dig, skal du gå videre og beregne dit underholdningsbudget for at imødekomme disse netværksaktiviteter.

5. Opbevaring
Nogle kollegaer lejer opbevaringsskabe til medlemmer, der ikke har et permanent skrivebord. Fordelen ved udlejning af skabsrum er, at du ikke behøver at trække din bærbare computer og andre forsyninger hjem hver nat. Ulempen er, at lejen er en ekstra udgift.

6. Teknologi og elektronik
Coworking rum inkluderer normalt ikke computeradgang, så planlæg at bringe din egen bærbare computer til arbejde. Ud over din bærbare computer skal du medbringe alle perifere enheder, du gerne vil bruge, såsom en stor skærm, ergonomisk tastatur eller trackball. Selv om det er en mulighed at trække disse varer til og fra arbejde hver dag (ligesom man glemmer dem derhjemme), er du måske bedre tjent med at spare dig selv ved at købe et andet sæt tilbehør til arbejdspladsen.

7. Kontortjenester
Ikke alle kollegerum oprettes lige. Nogle kontorer tilbyder gratis brug af den delte kopimaskine / printer / faxmaskine, mens andre muligvis opkræver et gebyr for denne brug. Tilsvarende inkluderer nogle kontorer omkostningerne til WiFi i lejen, mens andre opkræver ekstra for tilslutning, eller kræver, at du leverer dit eget hotspot af sikkerhedsmæssige årsager. Det er vigtigt at vide nøjagtigt, hvad din leje dækker, før du underskriver en aftale, så du kan redegøre for eventuelle ekstra udgifter.

8. Kontorartikler
Planlæg at købe dine egne penne, konvolutter, hæfteklammer, papirclips og andre standardforsyninger.

9. Beklædning
Coworking betyder, at du ikke længere kan arbejde i dine pyjamas med et rod med ukomprimeret hår. Mens de fleste kontorer ikke ordinerer en påklædningskode, er der en generel forventning om, at medlemmerne ser sammen og præsenteres. Desuden øger pendlingen til arbejde slid på dit tøj og sko, når du modige elementerne. Forbered dig på at øge dit tøj og dit personlige plejebudget, når du tilmelder dig at samarbejde.

10. Behandling af sniffler
Hvis du nogensinde har arbejdet på et kontor, har du sandsynligvis ikke så gode minder om forkølelse, flus og andre sygdomme, som med jævne mellemrum overtog arbejdspladsen. Desværre betyder delt arbejdsområde delte bakterier, så forbered dit immunsystem til et grimt chok.

11. Skatter
Coworking medlemskontingent eller leje kan være fradragsberettiget, men det er også hjemmekontorudgifter. Tal med din skatterådgiver for at afgøre, om skift til et arbejdsområde vil påvirke dit skattepligt, og hvis det gør det, hvor meget.

12. Forsikring
Tjek din lejekontrakt eller medlemsaftale for at finde ud af, om pladsen er forsikret, og om forsikringen dækker ulykker eller tab, som du, dine kunder eller dine besøgende har lidt. Hvis det ikke gør det, skal du tale med en forsikringsagent for at lære om dine dækningsmuligheder. Dette er et vigtigt emne, så du måske ønsker at køre kontorets forsikringsdækning forbi din advokat.

13. Tyveri
Det er almindeligt, at sikkerhed i coworking-rum er slap, især da medlemmer kommer og går frit uden reelt tilsyn. Desværre gør dette dit arbejde og personlige ting sårbare over for tyveri.

Minimering af omkostninger

På trods af den ekstra udgift føler mange mennesker, at samarbejde giver store fordele i forhold til traditionelle hjemmekontorer eller erhvervskontorer. Hvis du beslutter at underskrive en samarbejdsaftale, er her nogle måder at minimere omkostningerne på:

1. Forudbetalte din leje eller medlemskab
Nogle samarbejdsområder tilbyder rabatter til medlemmer, der forudbetaler deres gebyrer eller lejer. Spørg space manager, hvis dette er muligt. I så fald skal du også forhandle om en skriftlig refusionsaftale, hvis du skal forlade byen eller vende tilbage til dit hjemmekontor.

2. Se ud over månedlige huslejetal
Husk, at de reelle omkostninger ved coworking ikke kun er din leje eller månedlige gebyrer. Find ud af, hvad der er inkluderet i dit kollega-medlemskab, og hvad der koster ekstra. Kun derefter skal du knuse dine tal.

3. Placering, placering, placering
Vælg når det er muligt et samarbejdsområde der er tæt på dit hjem. Nærhed giver dig mulighed for at spare pendlingstid og -udgifter, samtidig med at du giver dig friheden til at køre hjem til frokost. Hvis der ikke er nogen arbejdspladser tæt på dit hjem, skal du forenkle dit liv og spare tid ved at vælge et kontor, der er tæt på shopping, bank, sundhedsklubber eller dine foretrukne hangouts. Hvis du rejser meget, eller hvis du ofte arbejder med kunder uden for byen, skal du kigge efter et kontor i nærheden af ​​lufthavnen. Du vil også overveje faktorer som parkering og nærhed til offentlig transport. Tid er penge, især hvis du er freelancer, så undervurder ikke vigtigheden af ​​tilgængelighed, når du vælger et kontor.

4. Opbevar frokost og snacks på stedet
Hvis dit samarbejdsområde inkluderer et køkken, skal du opbevare frosne forretter, mikrobølgeovne supper og sandwich-fixinger på kontoret. Køb en stor fødevarebeholder, skriv dit navn på det med en permanent markør, og fyld den med sandwichomslag, pålæg og oste, så du kan lave dine egne frokostpakker. Når du har disse ting på hånden, reduceres fristelsen til at spise ude eller få mad leveret.

5. Drage fordel af kaffehus- og restaurantkampagner
Hver gang du kan undgå at betale fuld pris, bør du gøre det. Mange restauranter tilbyder snavs-billige frokost-tilbud, så sørg for at bede lokale spisesteder om deres frokostmenuer. Nogle kaffebarer tilbyder rabat, hvis du medbringer dit eget krus eller termos. Sørg også for at spørge dine yndlingsstop om loyalitetsprogrammer til punchkort.

6. Gør offentlige transittrafik produktive
Hvis du ikke bliver langsom, skal du bruge pendletiden til at indhente professionel læsning eller til at gennemgå e-mails. Hvis læsning, mens du er i bevægelse, ikke fungerer for dig, skal du lytte til branchepodcasts på din vej til kontoret.

7. Se på fordelene med pendler
Hvis du er en medarbejder i telekommunikation, skal du finde ud af, om din virksomhed deltager i et pendler-skattefordelsprogram, der giver dig mulighed for at betale for offentlige transitkort med dollars før skat, der trækkes fra din lønseddel. Disse programmer kan spare dig for hundreder af dollars hvert år.

8. Gennemgå mulighederne for transitpas
Hold styr på, hvor meget du bruger hver måned på bus- og togpriser. Mange offentlige transportselskaber tilbyder flere billetpriser, så tag dig tid til at gennemgå hver af dine muligheder for at sikre, at du får den bedste pris.

9. Forhandle aftaler med lokale virksomheder
Lokale købmænd, der ikke er opmærksomme på dit samarbejdsområde, er måske villige til at tilbyde særlige tilbud til sin medlemsbase. Tal med lederen af ​​dit samarbejdsområde for at finde ud af, om han eller hun er villig til at tale med lokale virksomheder om at tilbyde specielle rabatter til dig og dine officemates.

Det endelige ord

Teknologi gør coworking til et godt alternativ for freelancere og telecommuters, der ikke ønsker at arbejde hjemmefra. Det er stadig vigtigt at anerkende alle de ekstra udgifter, der er forbundet med coworking. At fakturere disse udgifter i dit budget, inden du beslutter at tilslutte dig et samarbejdsområde er et klogt og væsentligt trin i styringen af ​​din forretning og din personlige økonomi.

Bruger du et samarbejdsområde? Hvordan fungerer det?