15-trins årlig kontrol for din lille virksomhed - er du på banen?

Din virksomheds økonomiske helbred er en kritisk del af dens succes. Mindst en gang om året skal du tage dig tid til at undersøge, hvordan din virksomhed kører, og sikre dig, at du tager de nødvendige skridt for at nå dine mål. Her er 15 trin, du kan tage for at gøre netop det

Indtægter

Indtægter er det beløb, din virksomhed indbringer eller tjener, før der tages udgifter. Uden indtægter kan din virksomhed ikke tjene penge og forblive levedygtig i det lange løb. Her er, hvordan du sikrer, at dine indtægter fører til positive økonomiske resultater.

Trin 1: Sammenlign indtægtsmål med faktiske indtægter

Hver virksomhed har brug for et budget, der fordeler forventede indtægter og udgifter. Men husk, at et budget ikke er beregnet til at samle støv, når det først er udarbejdet. Det er et levende dokument, der kan hjælpe dig med at tage bedre beslutninger og identificere forbedringsområder gennem året.

Træk dit aktuelle budget op, og sammenlign dine indtægtsmål med dine faktiske resultater. Gik du glip af dit mål? I bekræftende fald, hvorfor? Det kan være nødvendigt at justere dine udgifter for at kompensere for indtægtsunderskud.

Hvis du rammer eller overskrider dine indtægtsmål, hvad gjorde du det rigtigt? Kan du gøre mere af det i fremtiden? Brug noget af dit indtægtsoverskud til at opbygge din nødfond.

Trin 2: Diversificer

Mens du gennemgår indtægterne, skal du se på, hvor meget af din indkomst der kommer fra en kunde eller et produkt. Hvis en betydelig del kommer fra en kilde, hvad ville der ske, hvis denne indtægtsstrøm tørrer ud i morgen? Ville din virksomhed have alvorlige problemer? Diversificering til nye produkter eller markeder kan være risikabelt, men det kan også hjælpe dig med at opretholde et mål for stabilitet.

Trin 3: Outsource

Hvor meget af din tid bliver brugt på opgaver, der ikke genererer indtægter, såsom sociale medier, bogholderi, vedligeholdelse af websteder eller håndtering af en tilsyneladende bundløs e-mail-indbakke? Hvis den tid, du bruger på disse opgaver hindrer væksten, er det tid til at outsource de områder af virksomheden, så du kan fokusere på at øge din indtægt.

Trin 4: Gennemgå din klientliste

Har du kunder eller kunder, der tømmer din energi? Måske er det dem, der altid handler med pris eller klager, uanset hvor hårdt du arbejder for at behage dem. Måske er det tid til at skære klienter løs.

Når man starter et firma, er det almindeligt, at virksomhedsejere påtager sig enhver betalende kunde, uanset hvor vanskelige de er. Men på et tidspunkt kan disse problemklienter koste dig mere i tabt tid og indtægter, end de er værd. Hvis den tid, du bruger på energikrævende klienter, snyder dig ud af at arbejde med klienter, du elsker, fyres dem høfligt og professionelt.

Udgifter

Det er vigtigt at fokusere på salg og vækst, men hvis du ikke administrerer omkostninger, flyver indtægterne ud lige så hurtigt som de kommer ind. Sådan bliver du mere opmærksom på dine forretningsudgifter.

Trin 5: Se på tendenser for år over år

Se på dine resultat- og tabsrapporter for de sidste par år. Hvordan har dine udgifter ændret sig fra år til år? Hvis din virksomhed vokser, er en vis stigning i omkostningerne rimelig. Når alt kommer til alt fører udgifter ofte til indtægter. Men hvis du ikke er meget opmærksom, kan nogle udgifter komme ud af hånden. Se nøje på dine udgifter og se, om du kan reducere omkostningerne uden at have negativ indflydelse på kvaliteten.

Trin 6: Gennemgå gentagne udgifter

Den abonnementsbaserede forretningsmodel blomstrer. I stedet for at købe produkter og tjenester efter behov, betaler du et månedligt eller årligt gebyr for at modtage dem regelmæssigt. Det er praktisk, fordi du ikke længere behøver at bekymre dig om at løbe tør for et produkt eller få din service suspenderet. Men denne bekvemmelighed kommer til en pris, hvis du betaler for abonnementer, du ikke bruger.

Gennemse dine abonnementer, og annullér de du ikke længere bruger. For dem, du beslutter at beholde, skal du overveje, om planoversigten stadig er den rigtige for dig. For eksempel betaler du muligvis for premiumfunktioner i din regnskabs- eller socialmediehåndteringssoftware, når en lavere version af et firma som QuickBooks ville imødekomme dine behov lige så godt.

Pro tip: Hvis din virksomhed betaler ansatte eller entreprenører, er det et must at have en pålidelig lønningsvirksomhed. Quickbooks lønningsliste integreres lige i din Quickbooks bogføringssoftware, der gør alt problemfrit og enkelt.

Tilgodehavender

Tilgodehavender er penge, som kunderne skylder til gode eller tjenester, du allerede har leveret. Mange virksomheder er gået igennem, selv om salget var stærkt, sad dets indtægter på tilgodehavender i stedet for banken. Her er, hvordan du kan investere et par minutter af din tid for at holde din pengestrøm stærk.

Trin 7: Gennemgå indsamlingsprocedurer

Har du udestående tilgodehavender, der er 30, 60 eller 90 dage forfaldne eller ældre? Det er tid til at gennemgå dine indsamlingsprocedurer. En undersøgelse foretaget af Commercial Collection Agencies of America fandt, at sandsynligheden for at indsamle på en kriminel konto falder drastisk, jo længere tid det går ubetalt. Ved forfaldne 30 dage har du en 88,7% chance for at indsamle, men med 90 forfaldne dage falder denne chance til 68.9%.

Så hvordan undgår du at få din hårdt tjente indtægt bundet i din balance?

Forkort betalingsbetingelserne. Postpapirfakturaer og modtagelse af kontroller plejede at være normen. I det miljø var det fornuftigt at give kunderne 30 dage til at betale, da det muliggjorde postforsinkelser. I dag udsteder de fleste forretningsfakturaer fakturaer og udsteder elektroniske betalinger. Skift dine betalingsbetingelser fra "netto 30" til "betaling, der skal betales ved modtagelse", og følg op efter to uger.
Følg op med kunder så snart betalingerne er forfaldne. Det er let at ignorere skriftlige indsamlingsbrev og e-mails. Hent telefonen og ring til kunderne, når deres betalinger er for sent. Du finder hurtigt ud af, om der er et problem, og kan arbejde på at løse det, mens du opretholder et godt kundeforhold.
Giv kunderne et incitament til at betale. Tilskynde kunder til at betale tidligt eller straffe dem, der betaler for sent. Et fælles incitament er 10% rabat, hvis klienter betaler inden for 10 dage. Sidste gebyrer kan være et fast gebyr eller en procentdel af fakturabeløbet. For eksempel kan du muligvis opkræve 1,5% af den ubetalte saldo pr. Måned, der starter, når en faktura er 30 forfaldne dage.

At være på toppen af tilgodehavender og ringe til forfaldne kunder er en vigtig forretningsopgave, men en, som mange små virksomhedsejere ikke har tid eller hældning til. Hvis disse opgaver altid er nederst på din opgaveliste, skal du huske, at de er fremragende ting at outsource.

Trin 8: Gennemgå betingelser i kontrakter og fakturaer

Dine klienter betaler ikke tidsplan, hvis de ikke ved, hvad din tidsplan er. Sørg for, at dine klientkontrakter og fakturaer stiller klare forventninger til, hvornår betalinger forfalder, og hvad der sker, når betalingerne er for sent.

Vil du f.eks. Suspendere service? Har du brug for betaling på forhånd for fremtidige tjenester? Vil du sende dem til samlinger? Når vilkår er angivet i dine kontrakter og fakturaer, har du en forhandlingschip i diskussioner med sene betalere.

Gæld

Betalbare konti er penge, som din virksomhed skylder for ting som forsyningsselskaber, lager og forsyninger. Håndtering af leverandørgæld er vigtigt, fordi hvis du ikke kontrollerer dine forpligtelser, kan du hurtigt få et ry som en langsom betaler hos dine leverandører og leverandører. Det kan også koste dig penge i form af sene gebyrer, øgede renter og endda mistede leverandører. Her er, hvordan du sikrer, at du ansvarligt administrerer dine betalte konti.

Trin 9: Gennemgå sene gebyrer

Betalte din virksomhed sidste gebyrer sidste år? Det er en ting at glemme en betaling nu og da, men hvis du mister en del af dine indtægter til sene gebyrer på forfaldne gæld, skal du identificere årsagen.

Måske har du problemer med at betale dine regninger, fordi dine klienter er langsomme med at betale dig. Eller måske er dine bøger uorganiserede, og du ville drage fordel af et bedre bogføringssystem. Igen, bogholderi og regning betaling er lette områder at outsource, hvis det er noget du kæmper for at håndtere på egen hånd.

Aktiver

Aktiver er værdiposter, som din virksomhed ejer. Disse inkluderer materielle ting som kontanter, inventar, møbler og udstyr samt immaterielle aktiver som ophavsret, patenter og din virksomheds omdømme. Hvis du ikke holder styr på dine aktiver ordentligt, ved du muligvis ikke, hvordan de bruges, hvornår de skal repareres eller udskiftes, eller når der opstår et tab. Her er, hvordan du sikrer, at du beskytter dine investeringer.

Trin 10: Gennemgå din faste aktivplan

Hvad ejer du? Hver virksomhed har brug for en tidsplan for anlægsaktiver, der indeholder en beskrivelse af hvert aktiv såvel som dets købspris og dato. Dette kan være et simpelt regneark eller en detaljeret afskrivningsplan, der vedligeholdes af din regnskabsfører. Mindst en gang om året skal du gennemgå denne liste for at sikre dig, at der er tilføjet nye poster, så du ikke går glip af værdifulde afskrivninger på dit selvangivelse.

Se også efter genstande, du har bortskaffet, og som skal fjernes fra listen. Ofte udskifter virksomheder et gammelt udstyr eller tager det ud af drift, men glemmer at fjerne det fra deres anlægsregister. Hvis det kræves, at du indberetter en forretningsmæssig ejendomsret til din stat eller din lokale regering, kan det at betyde, at du efterlader gamle aktiver på listen, betaler for meget for denne skat hvert år.

Trin 11: Foretag en reparation & udskiftningskontrol

Undersøg dine fysiske aktiver, såsom køretøjer, udstyr, møbler og computere. Har nogen af dem brug for vedligeholdelse? Nu er det et godt tidspunkt at planlægge det. Mens du er ved det, skal du overveje, om nogle af dine fysiske aktiver skal udskiftes i det næste år eller to. I så fald vil du måske begynde at afsætte midler til dækning af udskiftningen nu.

Trin 12: Overvåg din online omdømme

Din virksomheds omdømme er ikke en linjepost i en balance, men gør ikke fejl: I dagens webfokuserede verden er det vigtigt at overvåge dit online omdømme.

Google dit virksomheds navn for at se, hvad der kommer op. Tjek anmeldelser på Yelp og andre gennemgangssider. Hvis du finder negative anmeldelser, skal du svare på den konstruktive feedback på en måde, der viser kunder, du ønsker at gøre tingene rigtige. Hvis du ser oplysninger, der er unøjagtige eller upassende, skal du undersøge, hvordan du fjerner dem.

Andre områder

Her er nogle yderligere trin for at sikre, at din virksomhed er sund og på vej hen, hvor du vil have den.

Trin 13: Gennemgå din juridiske struktur

Er din virksomhed et enkeltforetagende, partnerskab, LLC, S-selskab eller selskab? Har den juridiske struktur stadig mening? Hvis din virksomhed er vokset markant, siden du valgte din entitetstype, skal du tale med din revisor eller rådgiver om, hvorvidt din nuværende forretningsstruktur stadig er den rigtige for dig.

Skattereform foretog adskillige ændringer i skatteregler for virksomheder, især virksomheder. Du kan muligvis drage fordel af nye skatteplanlægningsmuligheder og sænke din skatteregning ved at ændre din forretningsstruktur.

Trin 14: Kontroller din forretningsforsikringsdækning

Hvordan har din virksomhed ændret sig det seneste år? Ændringer i din virksomheds størrelse, struktur og forretningsmodel kan påvirke typen og mængden af forsikringsdækning, der er nødvendig for at beskytte den. Det forsikringsprogram, du startede med, passer måske ikke længere.

Planlæg et møde med din forsikringsagent for at diskutere, om du har brug for at tilføje dækning eller øge dine grænser for generelt ansvar, ejendom, fagligt ansvar, arbejdstagerers kompensation eller paraplydækning. Mens du er ved det, kan du få konkurrencedygtige tilbud fra andre virksomheder. At shoppe rundt kan give dig en bedre pris for den samme dækning.

Trin 15: Test din online sikkerhed

Det er vigtigt at opbevare dine oplysninger og dine kunders oplysninger, sikre og private. Følg disse trin fra National Cyber Security Alliance for at sikre, at dine data er beskyttet:

Sørg for, at sikkerhedssoftwaren på alle dine enheder er aktuel for at beskytte mod vira, malware og andre onlinetrusler.
Tænd for automatiske softwareopdateringer, hvis det er en mulighed.
Brug altid stærke adgangskoder og tofaktorautentisering, når det er muligt.
Sikkerhedskopier data regelmæssigt i skyen eller på en separat harddisk.
Sørg for, at adgang til data eller kritiske systemer er begrænset til medarbejdere, der har brug for det for at udføre deres job.
Har en klar politik for, hvad medarbejdere kan opbevare og installere på deres arbejdscomputere og enheder.
Uddannet medarbejdere til aldrig at åbne mistænkelige links i e-mail eller besøge ukendte websteder.

Det endelige ord

En sund virksomhed handler ikke kun om overskud. Det handler også om at læse mellem linjerne og stille de rigtige spørgsmål for at se, hvordan du kan forbedre din virksomhed. Ovenstående trin tager tid, så hvis du ikke ser ud til at afsætte et par dage til at tackle alt en gang om året, skal du afsætte et par timer hver måned eller kvartal og bryde listen op i håndterbare bidder.

Uanset hvilken metode du vælger, kan kørsel af en virksomhedscheck give dig en god fornemmelse af, hvad der sker med din virksomhed, og hjælpe dig med at undgå økonomiske problemer senere.

Kontrollerer du regelmæssigt din virksomheds økonomiske helbred? Hvilke trin vil du tilføje til denne liste?