Sådan opretter og hostes et webinar - Fordele ved marketing og kundeservice

Hvis du ikke har introduceret webinarer i din marketing-, kundeservice- eller medarbejderuddannelsesindsats - uanset om du driver en Fortune 500-virksomhed eller en en-person-operation - vil du muligvis gå glip af en betydelig mulighed.

Forståelse af webinarer

Enkelt sagt, et webinar er et multicast, interaktivt audio-videoseminar over nettet, der giver mulighed for at give, modtage og diskutere information. Ifølge en ON24-undersøgelse tiltrakkede det gennemsnitlige webinar i 2013 433 registranter. Næsten halvdelen af sponsorerne, der deltager (49%) i en 2013-afstemning af MarketingSherpa, klassificerede webinarer og webcasts som det mest effektive marketingværktøj, de brugte, godt over mobile apps (35%), blogs (27%), pressemeddelelser (21% ) og marketing på sociale medier (18%).

Webinarer optrådte først omkring 1994 og er blevet mere og mere populære, da produktionsomkostningerne er faldet, og teknologien til kommunikation med bredt publikum er forbedret. Mere end 80% af webinarerne i ON24-undersøgelsen havde over 200 deltagere, mens 15,2% havde mere end 1.000 deltagere.

Det er vigtigt at forstå sondringen mellem webinarer og andre internetbaserede fora, såsom online møder og podcasts:

Onlinemøder. Også kaldet webmøder, videokonferencer, telekonference og virtuel konference. I online-møder er en række fra 2 til 30 deltagere samtidigt involveret i diskussionen, der kan være et virksomhedsbestyrelsesmøde eller projektteamdiskussion. Virksomheder bruger typisk onlinemøder til brainstorming, hvor deltagere, der kender et emne, kan give input og diskussion om det aktuelle emne.
Podcasts. Nogle gange kaldes webcasts, disse sendes normalt uden interaktivitet. Ordet "podcast" er en kombination af "transmission" og Apples daværende revolutionerende "iPod", der kunne afspille digitale video- og lydfiler. Tilgængeligheden af lave omkostninger i høj kvalitet kameraer samt video- og lydoptagelsessoftware gør det muligt for virksomheder i alle størrelser at annoncere deres produkter og tjenester omkostningseffektivt via denne platform.

Fordele ved et webinar til sponsor og deltagere

Webinarer giver sponsorer mulighed for at kommunikere en besked til hundredvis af deltagere i realtid. Som en konsekvens er de lige så populære blandt undervisere og studerende, marketingfolk og potentielle kunder samt forretningstrenere og ansatte. De er især populære hos - og effektive for - små virksomheder, pr. Dette indlæg fra Outgrow.

Deres fordele inkluderer følgende:

fungibilitet. Mange værter leverer webinarer gratis for deltagerne i bestræbelserne på at opbygge potentielle kundelister eller som et supplement til kundeservice. Nogle opkræver dog et gebyr for deltagelse. Gebyrbaserede webinarer varierer typisk fra $ 20 til $ 150 med længder mellem 60 og 90 minutter. Den afgørende faktor i beslutningen om at betale er webinarets opfattede værdi i køberens øjne. I følge bloggen InstantPresenter afhænger beslutningen om at købe et seminar af talerens omdømme, emnet og om de præsenterede oplysninger kan hjælpe seeren med at tjene flere penge.
Geografisk adgang. Sponsorer og deltagere kan være placeret overalt, hvor Internettet er tilgængeligt - hjem, arbejde, nationale og internationale lokationer - på alle døgnets tider. Ingen rejser er påkrævet, hvilket gør omkostninger til transport, faciliteter, måltider og underholdning for de deltagende parter til et ikke-problem.
Fleksibilitet. Webinarer bruges til præsentationer, foredrag og workshops. Flere formater og funktioner er tilgængelige - såsom Q & As, interviews, paneler og webinarer med præsentationsstil - fra en lang række onlineudbydere, der sikrer, at sponsorens meddelelse leveres effektivt og effektivt.
Sikkerhed. Registrerede publikumsmedlemmer kan ringe til værtscomputeren via et brugerdefineret link. Målgruppemedlemmer skal muligvis indtaste et møde-id eller en forud godkendt adgangskode.
Skalerbarhed. Webinarer passer til små og store målgrupper.
Bevist teknologi. En række forskellige leverandører giver midlerne til at være vært for webinarer online uden voluminøse downloads. Programmer er lette at bruge - ofte intuitive - så sponsorer kan koncentrere sig om budskabet i stedet for mediet.
Holdbarhed. Sponsorer optager ofte deres webinarer og gør dem tilgængelige til fremtidig download. En nylig søgning på YouTube returnerede mere end 350.000 links til webinarer, med emner, der spænder fra "Hvordan man tjener pengeoptionshandel" til "Øvingsanbefalinger til langvarig pleje (forebyggelse af vandfald)." Erin Kell fra Trew Marketing siger, at “det bedste ved webinarer er, at de ikke er en engangs-og-gjort-marketingindsats. Dit optagede webinar kan ses på efterspørgsel i måneder eller år fremover og kan fortsætte med at generere kundeemner. ”

Tekniske funktioner i et webinar

I en About.com-artikel citeres Shelby Britton, der kører webinarprogrammer til Adobe Systems, for at sige: ”Webinarværktøjer giver dig kraftig funktionalitet til interaktivitet. Hvis du ikke regner med interaktion eller en form for samarbejdsudveksling, kan du lige så godt producere en video til at skubbe indholdet derude. ”

De fleste webinarudbydere (såsom WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect og AnyMeeting) leverer muligheder for at gøre følgende:

Vis lysbilleder. Du kan vise en diasshowpræsentation ved hjælp af MS PowerPoint eller Apples Keynote, ligesom du ville gjort i et almindeligt klasseværelse, mødelokale eller forelæsningssal.
Stream video. Vis enkelt eller flere videoer, enten gemt på din computer eller andre steder - for eksempel YouTube.
Tal med din målgruppe. Webinarer bruger VoIP til at muliggøre lydkommunikation i realtid. Nogle tjenesteudbydere tilbyder en opkaldsfunktion, inklusive en gratis mulighed. En oversættelsestjeneste til engelsk, tysk, spansk, fransk, italiensk og kinesisk kan tilbydes mod et ekstra gebyr.
Optag alt. Webinarer giver ofte en mulighed for værter at optage deres hele præsentation - inklusive al visuel og lyd, hvilket er meget vigtigt til fremtidig brug.
Rediger indhold i realtid. Værter kan ofte bruge en computermus til at oprette kommentarer, fremhæve emner eller foretage markeringer på skærmen.
Snak. Værten kan åbne en chatboks til tekstchat med publikum, hvilket er især nyttigt for publikum, der ønsker at stille spørgsmål. Mange tjenesteudbydere tilbyder muligheden for at skifte mellem offentlige og private chats (tillader, at stødende chats fjernes). Før du bruger en chatfunktion, skal du dog være sikker på, at du forstår bedste praksis. Eksperter foreslår eksperter, at deltagere indtaster deres fornavn, når de bruger Q & A-kapaciteten, så præsentanter kan personalisere svar.
Foretag undersøgelser og afstemninger. Nogle webinarudbydere tilbyder muligheden for at oprette afstemninger, quizzer og undersøgelser for publikum.
Saml gebyrer. Hvis du agter at opkræve gebyr for at se dine webinarer, er et integreret betalingssystem meget vigtigt. Mange webinar sponsorer bruger en service som PayPal for at lette betalinger. Denne kapacitet er især vigtig, hvis du planlægger at producere en serie webinarer mod gebyrer.

Nogle webinarudbydere tilbyder også følgende fordele:

Tilpasset branding. Brug dit eget logo og farveskema til specielt invitation og registreringsmateriale.
Opfølgende e-mails efter begivenheden. Hvis du kontakter deltagere hurtigt og regelmæssigt efter webinaret, forstærkes din meddelelse og skaber affinitet til dit brand. Du skal dog sørge for, at du giver noget af værdi, f.eks. Yderligere oplysninger eller invitationer til andre webinarer, med hver kontakt.
Integration med sociale medier. Muligheden for at skrive på sociale mediesider som Facebook, Twitter eller LinkedIn gennem tjenesteudbyderens software gør journalføring lettere og mere effektiv.
Mobilvenlige apps. At tillade seere at deltage via telefon, tablet eller computer er kritisk i dagens miljø. Brug ikke en tjenesteudbyder, der mangler denne funktion.

Selvom succes med dit webinar afhænger direkte af emnet og præsentanten, er det vigtigt at vide, hvordan og hvornår de forskellige konferenceværktøjer skal bruges. Når du har bestemt dig for at gå videre med et webinar, skal du bede din foretrukne tjenesteudbyder om hjælp til uddannelse. Mange er glade for at yde hjælp gratis ved at vide, at et vellykket webinar sandsynligvis skaber fremtidig forretning for dem - vær ikke bange for at bede om en gratis prøveperiode til dit første webinar.

Organisering og hosting af et webinar

Ikke hvert emne er velegnet til et webinar. Mange præsenteres bedre gennem videoer eller artikler, hvor interaktivitet ikke er vigtig, mens andre er for lange eller komplekse til at dække på en til to timer.

Hvis du bestemmer, at dit emne er egnet til et webinar, skal du tage følgende trin for at opbygge en vellykket.

1. Opret dit budget

Dit budget skal være baseret på dine forventede resultater. Ken Molay, en webinar-konsulent, foreslår, at enhver kan få dygtige, relativt billige webkonferencesoftware, lære at bruge det, styre alt internt og invitere folk, der allerede er på en prospektliste for $ 500.

For forbedret produktionsværdi og promovering af webinaret foreslår Molay, at et "godt mellembudget-budget er mellem $ 4.000 og $ 6.000." Men en mindre virksomheds ejer eller iværksætter kan markedsføre, producere og være vært for webinarer med et meget mindre budget, især hvor deltagere ikke har brug for ekstravagant, dyr reklame eller eksotiske præsentationer.

For eksempel tilbyder en webinar-tjenesteudbyder som GoToMeeting eller WebEx små virksomheder, ejere og iværksættere, webinar-kapacitet for årlige gebyrer mellem $ 600 og $ 850, der betales i månedlige trin. Afgiften inkluderer et ubegrænset antal webinarer, hver for op til 100 deltagere. Tekniske funktioner inkluderer konference, ansigt til ansigt, skærmdeling og optagelse af webinar.

2. Kend din målgruppe

Hvem er dine mål? Eksisterende kunder, kundeemner eller begge dele? Hvilke problemer oplever de? Hvilke fordele har du til hensigt at levere, og hvorfor skal de investere deres tid og penge for at høre, hvad du har at sige?

Din meddelelse skal målrettes mod ønsker, behov, bekymringer og frygt for en bestemt gruppe, hvis den skal have betydelig indflydelse. Opret et sammensat billede af det gennemsnitlige publikumsmedlem i dit sind - alder, køn, uddannelse, indkomst, besættelse - og mål kompositets sandsynlige mål og bekymringer, når de vedrører dit emne og ekspertise.

3. Vælg et emne og et titel, der begejstrer din målgruppe

Vælg en titel til dit emne, der kan tiltrække og engagere potentielle deltagere. For eksempel, hvis du reklamerer for en ny diætplan, kan dit publikum være overvægtigt eller har gjort forsøg på slankekure i fortiden. Din titel kan dog ikke kun være en beskrivelse af dit emne - det skal give en lønning for dem, der deltager i dit webinar. "Hvorfor dieter mislykkes: Hemmeligheden bag en stabil vægttab" er mere tilbøjelig til at generere interesse end "En ny garanteret vægttabsplan." Husk, at en titel findes i dit reklamemateriale, så prøv at skabe spænding i dit potentielle publikums sind.

Brede emner kan være for vanskelige at dække fuldt ud i den begrænsede tid på et enkelt webinar. I disse tilfælde skal du opdele din besked i sektioner, der kan fungere enten som enkeltstående eller som en del af en serie. De korte segmenter kan også bruges i bly-plejeprogrammer, e-mail-sprængninger og trailere til andet indhold. Nogle webinareksperter foreslår at gøre det første webinar i en serie til en "teaser" som et incitament til at se fremtidige segmenter.

4. Brug en troværdig headliner til en højttaler

Medmindre du er en anerkendt ekspert inden for dit felt, skal du overveje at tilskynde tredjeparts hjælp til at levere din besked - og husk, at "navne" tiltrækker publikum. Et webinar kan præsenteres i en række forskellige formater, inklusive enkeltpræsentanter, en moderator med flere talere, interviewere og emneeksperter og paneldiskussioner. Vælg et format, der giver dig mulighed for at levere din besked korrekt med så meget "stjernekraft", som dit budget tillader.

5. Planlæg en præsentationsdato langt på forhånd

At opbygge og teste din præsentation tager tid, ligesom at udvikle og levere reklamemateriale til dine potentielle publikummedlemmer. For at være sikker skal du planlægge dit første webinar mindst to måneder i forvejen. Sørg for, at du overvejer, hvordan forskellige tidszoner kan påvirke deltagelse. I henhold til ON24-undersøgelsen er de bedste dage og tidspunkter for at være vært for et webinar tirsdage og onsdage kl. 10 og 11:00 Central standardtid, hvis du forventer at have et publikum på begge kyster.

6. Vælg format og funktioner fra webinarudbyder

Selvom en bestemt højttaler måske er mere tilbøjelig til at blive anerkendt som en autoritet på et emne, kan interaktivitet være begrænset, hvis deltagerne er skræmmet og tilbageholdende med at stille og besvare spørgsmål. Flere højttalere er mere engagerende, men kan øge kompleksiteten i håndtering af publikums deltagelse.

Det er vigtigt at vælge et webinarformat og de funktioner, du planlægger at bruge for at minimere forvirring og sikre en jævn levering. Sørg for, at du "brand" dit webinar med dit firma eller dit personlige logo, og læg eventuelt reklamemateriale på dit eget websted. Undgå at kræve, at dine deltagere henter plugins for at se webinaret, og gør processen så let for dem som muligt. Sørg altid for, at dine webinarer er tilgængelige til visning på mobile enheder.

Mange erfarne webinar sponsorer bruger en "lobby" med interaktive funktioner. Deltagere, der ankommer tidligt, kan lytte til musik, se roterende dias med information om begivenheden eller meddelelser og deltage i en åben chat med sponsorerne og andre deltagere. Opmuntrer deltagerens engagement ved at stille enkle, generiske spørgsmål, som "Hvordan er vejret, hvor du er?" eller "Hvor er du med os fra?" når deltagere tjekker ind.

7. Planlæg din præsentation for maksimalt deltagerengagement

Udvikl en dagsorden for din præsentation, der inkluderer tidsrammer for talere og emner med demonstrationer og spørgsmål og spørgsmål. Medtag denne dagsorden i dit markedsføringsmateriale, så potentielle deltagere let kan bestemme, om indholdet er relevant for dem.

Når flere præsentanter bruges, skal du sørge for, at de overholder formatet til visuals, og bede dem om at levere alle materialer, de planlægger at bruge, mindst en måned før webinaret. Forstærk tidsbegrænsningerne for hver talers sektion, og udfør en fuld dressprøve en uge før præsentationen for at bekræfte, at hver programleder er bekendt med de webinarværktøjer, de bruger til at præsentere.

Når du arbejder med dias, skal du bruge minimal tekst med stærk grafik - at se en række kedelige lysbilleder efter hinanden er lige så kedeligt som at lytte til en kedelig højttalerdrone til og fra. Vis altid et indledende lysbillede på dit websted, før webinaret begynder at minde dit publikum om, hvordan man logger ind på lyden, og hvilket tidspunkt webinaret starter. Hvis du ansætter flere højttalere, skal du medtage et dias til hver med navn, titel og arbejdsgiver sammen med et billede. Undgå lange udsættelser for det samme lysbillede eller en udvidet forelæsning med ringe eller ingen interaktivitet.

I en About.com-artikel anbefaler Netspeed Learning Solutions CEO Cindy Clay, at præsentanter flytter publikums opmærksomhed hvert tredje minut med en ændring af layout og aktivitet - ved at få dem til at røre ved deres skærme eller f.eks. Klikke på en mus. ”Det støder dig ud af en præsentationshovedpræsentation.” Clay betragter også chat som det rigeste værktøj til at bevare folks opmærksomhed.

8. Udvikl en invitation og markedsføringsplan

Medmindre du er en etableret taler med en klar efterfølgende, skal du kraftigt reklamere for dit webinar via flere kanaler - e-mails, blogs, annoncer på websteder, sociale medier - i mindst to uger før begivenheden. Statistikker i ON24-undersøgelsen viser, at omkring en tredjedel af registreringer forekommer før webinarets uge, en tredjedel i løbet af webinaret og den sidste tredjedel dagen før og webinarets dag. Vær dog opmærksom på, at kun omkring halvdelen (42% til 60%) af de mennesker, der tilmelder sig et webinar, faktisk deltager i det. En af fordelene ved betalte webinarer er, at de fleste af de registrerede faktisk deltager i præsentationen, selvom det samlede deltagelse typisk er højere for gratis webinarer. Uanset om du har 10 eller 500 deltagere, skal du dog være forpligtet til at overskride enhver deltagers forventninger.

9. Inviter og hold din målgruppe

Det første skridt er at designe en invitation, der skiller sig ud i dine deltagendes sind, og stiger over det elektroniske rod, der plager alle internetbrugere. Din titel eller header skal være opmærksom og opmuntre til læsning af den fulde besked. Ifølge Salesforce åbner en tredjedel af e-mail-modtagere deres e-mail baseret på emnelinjen alene - og flertallet af seerne læser kun emnelinjen og de første to eller tre tekstlinjer, så lever din fordel hurtigt og opfordrer til registrering tidligt.

Ifølge Marketing Land anbefaler eksperter et spørgsmål, der refererer til modtagerens behov direkte, og i en anden artikel antyder, at det ikke skal være mere end 6 til 10 ord langt. Statistik antyder, at to tredjedele af e-mails åbnes på mobiltelefoner snarere end desktop-enheder, så design din besked, så den passer til den kanal.

Brug sociale medier til aggressivt at domstole potentielle deltagere, indsamle e-mail-adresser og følge op med e-mail-invitationer til webinaret. Siden dagen før og dagen for seminarkontoen for en tredjedel af de deltagende, e-maile alle kontakter på disse dage med en sidste chance for at registrere. Glem dog ikke dine tidlige registranter. Kontakt dem mindst en gang om ugen mellem deres registrering og webinarpræsentationen for at minde dem om det kommende webinar og for at styrke fordelene, de får ved at deltage.

Afhængigt af dit markedsføringsbudget, kan du overveje at købe massemarkedsannoncer såsom søgning og bannerannoncer, sponsorater til nyhedsbrev og professionelle pressemeddelelser. Nogle webinar-sponsorer lejer lister til e-mail-eksplosioner, et dyre forslag, der sjældent er passende for en første gang webinar-sponsor. Ligesom erfaring er sikker på at forbedre kvaliteten af dine webinarer, kan det også hjælpe dig med at bestemme de mest effektive steder at bruge dine marketingdollars.

10. Udfør webinaret

Start dit webinar til tiden og hold dig inden for dagsordenen. Opmuntr dine præsentanter til at følge med på chatkommentarer eller Spørgsmål og svar og besvare nogle af spørgsmålene online under præsentationer. Sørg for, at de er opmærksomme på tidsbegrænsninger, og besvar relative spørgsmål eksternt, så de synes at være en del af strømmen. Brug fornamners fornavne, når det er muligt, selvom det bare er en kommentar, der stemmer overens med deres tanker.

Hvis det er muligt, skal en anden erfaren person moderere chatten og spørgsmål og svar i stedet for præsentanten. Moderatoren kan videregive relevante spørgsmål eller kommentarer til programlederen uden en pause i handlingen. Chat-moderatoren kan også overvåge for upassende eller off-topic-indlæg, hvis du bruger en offentlig chat-funktion. Husk, at jo mere engagerede de deltagende er, jo større er sandsynligheden for, at webinaret bliver en succes.

11. Optag webinar

Succesrige webinarer er gaver, der fortsætter med at give. ON24-undersøgelsen viste, at 25% af registranterne til et seminar ser det arkiverede webinar snarere end at deltage i live-begivenheden.

Lever webcasts af tidligere webinarer på dit websted eller gennem udbydere som YouTube. Opret dine egne webinar-kanaler, der viser alle dine "on demand" -begivenheder - tidligere webinarer - og integrer dem på dit websted, alle partnersites og på sociale medier. Du kan bruge optagelsen i en række marketingindsatser, herunder e-mails og bonustilbud til andre tjenester.

Ifølge Matthew Sweezey fra ClickZ, et marketingnyhedswebsted, foretrækker 16% af forretnings-til-erhvervskunder (B2B) forbrugere at se et webinar live, sammenlignet med at gennemgå en optagelse efter dette. Hvis dit formål er at generere salgsteams, foreslår Sweezey at bruge masser af opfordringer til handling (CTA) til at registrere e-mail-navne og adresser direkte i webinarets indhold.

12. Følg op med deltagere

Modstå tendensen til at slappe af, når webinaret er forbi, da dette er det tidspunkt, hvor dine deltagere er mest begejstrede for din besked. Følg op med personaliserede e-mails til hver deltager, der udtrykker påskønnelse og beder om feedback om oplevelsen. Giv et link til det indspillede webinar samt alt relateret materiale, der kan være gavnligt for deltagerne. Mange webinarer leveres til enten at generere salgsledere eller forbedre kundeservicen, så husk at webinaret er begyndelsen, ikke slutningen af processen.

13. Analyser resultater

Mange tjenesteudbydere tilbyder en "engagement meter" for at samle feedback i realtid om det samlede publikumengagement. Andre kilder til feedback inkluderer resultaterne af afstemninger, undersøgelser, spørgsmål og spørgsmål, chats, typen og antallet af downloads og kommentarer på sociale medier. Vær forberedt på nogle kritiske kommentarer, men overvej dem som muligheder for at forbedre dit næste webinar.

Det endelige ord

Når internetteknologien forbedres og priserne falder, er det sandsynligt, at webinarer bliver mere populære. Små virksomheder og iværksættere ser i stigende grad produktionen af webinarer som en forretningsmulighed med få hindringer for adgang og et betydeligt indtjenings-til-omkostningspotentiale. Rådgivning om oprettelse og promovering af webinarer er let tilgængelig - Amazon.com har for nylig listet mere end 1.600 resultater for bøger om webinarer. Hvis du endnu ikke er hoppet i puljen af webinar sponsorering, er det tid til at få tæerne våde.

Har du sponsoreret, præsenteret eller deltaget i et webinar??