Hvor længe du skal opbevare vigtige dokumenter (og hvad du kan makulere)

En dag kan det ske. Men i dag er ikke den dag.

De fleste af os ser stadig papirdokumenter ind i vores hjem hvert par dage, hvis ikke hver dag: gemme kvitteringer, uønsket post, regninger, kontoudtog, skattedokumenter, betalingsstubber. Det er fristende at bare feje det hele i skraldespanden, men vi spekulerer på: Vil vi have brug for disse dokumenter igen? I bekræftende fald, hvor længe skal vi opbevare dem, og hvordan skal vi opbevare dem, så vi let kan finde dem, når vi har brug for dem?

Svaret på disse spørgsmål afhænger af den specifikke type dokument. Her er nedtrapningen på, hvilke af disse irriterende papirer du har brug for, hvor længe du har brug for at opbevare dem, og den bedste måde at holde dem sikre og organiserede.

Hvor længe at føre vigtige poster

Hvis du var nødt til at opbevare hvert stykke papir, der kommer i din besiddelse for evigt, fra en købmandskvittering til en parkeringsbøde, ville det snart optage så meget plads i dit hus, at du og alle dine ejendele ville blive presset ud på gaden. Heldigvis er det ikke nødvendigt. Der er nogle dokumenter, du skal holde fast på på ubestemt tid, men der er andre, som du sikkert kan kassere i så lidt som en måned. Her er en guide til opbevaringstider for forskellige typer dokumenter.

Skattedokumenter

Når du er færdig med at indgive dit selvangivelse, kan du ikke bare dumpe alle de dokumenter, du brugte til at udfylde det. Internal Revenue Service (IRS) kunne revidere dit selvangivelse i op til tre år efter, at du har indsendt det - eller op til seks år, hvis det mistænker en betydelig fejl - og hvis det sker, har du brug for disse dokumenter. IRS anbefaler, at du holder både dit selvangivelse og alt materiale der er relateret til "indtil perioden med begrænsninger for det selvangivelse løber ud", og det giver en detaljeret liste over situationer, hvor perioden kan være overalt fra tre år til for evigt.

Ifølge Greg McBride, cheføkonomanalytiker hos Bankrate, er der imidlertid ingen grund til at bekymre sig om alle disse detaljer. I stedet fortæller McBride til forbrugerrapporter, at du bare skal opbevare alle skatterelaterede poster i mindst syv år. Det inkluderer dit selvangivelse, understøttelsesformularer som din W-2 og 1099 og alle dokumenter, der er relateret til genstande, du hævdede som fradrag, såsom:

Bidrag til velgørenhedsorganisationer
Universitetsundervisning og gebyrer
Udgifter til sundhedsydelser
Prioritetsrenter
Pensionsplanbidrag
Underholdsbidrag

Hold fast på bankregistre, kvitteringer og annullerede kontroller, der viser, at du havde disse udgifter, så du kan bevise det i tilfælde af en revision.

Nogle eksperter hævder, at det er værd at holde på selvangivelsen for evigt. Skattefaglig Michael Tonkovic, der taler med CreditCards.com, påpeger, at skattemyndighederne kan revidere en arbejdsgiver eller en regnskabsfører, der er mistænkt for svindel, selv efter det syv-årige vindue er lukket, og det kan anmode om din tilbagevenden som led i denne undersøgelse. Du kan også bruge dine gamle afkast og W-2-formularer til at bevise din indkomst i et givet år, hvis der er en fejl i din socialsikringsindkomstopgørelse.

Kreditkortregistreringer

Når du foretager køb med dit kreditkort, skal du ikke bare smide kvitteringerne i papirkurven, når du kommer hjem. Opbevar dem, indtil du får den måneds kreditkortregning, og kontroller dem derefter mod erklæringen for at sikre, at den indeholder alt, hvad du har købt - og intet, du ikke har gjort. På den måde kan du bestride gebyrer, der ikke er legitime, eller anmode om tilbageførsel for de varer, du har bestilt, som du aldrig har modtaget.

Når du har kontrolleret din månedlige opgørelse, kan du bortskaffe kvitteringerne i de fleste tilfælde. Men hvis det drejer sig om varer, du planlægger at kræve på dine skatter, skal du arkivere dem i mappen med skatteoplysninger i stedet.

Det er også værd at holde fast ved kvitteringer for store indkøb, såsom møbler, apparater, elektronik eller hjemmeforbedringer. Du kan bruge dem som købsbevis, hvis du skal indgive et garantikrav, eller til at bevise omkostningerne for en vare, hvis du har brug for at indgive et krav om tab eller skade på din boligforsikring. Hvis du planlægger at opbevare en kvittering af en af disse grunde, skal du lave en kopi af den på almindeligt papir og arkivere den, da termopapirkvitteringer har en tendens til at falme over tid.

Hvad angår kreditkortopgørelsen, kan du sandsynligvis smide det efter at have betalt det. Hvis du har brug for en kopi af det senere - for eksempel for at bekræfte et køb - kan du få en fra kreditkortselskabet. Hvis erklæringen inkluderer køb, trækker du dog din skat, skal du opbevare den på arkiv med dine skattedokumenter.

Andre regninger

Når du har betalt din faktura, kabel og mobiltelefonregninger i måneden, skal du holde dem nede, indtil du kan bekræfte, at betalingen er gået igennem. Det kan betyde at vente, indtil du får næste måneds opgørelse eller bare tjekke din konto online efter et par dage.

Når din betaling er verificeret, kan du bortskaffe regningerne i de fleste tilfælde. Men hvis du er selvstændig, skal du holde på disse regninger, indtil du indleverer næste års skat. Der er en chance for, at du kan fratrække hele eller en del af omkostningerne som en forretningsudgift.

Lønstubber

Hvis din arbejdsplads ikke indbetaler din løncheck direkte på din bankkonto, leveres hver check med en løncheck-stub, der viser oplysninger såsom din bruttoløn, skatter og andre fradrag før skat. Eksperter siger, at du skal opbevare disse formularer, indtil det er tid til at indsende næste års skatter, så du kan kontrollere dem i forhold til den årlige W-2-formular, du modtager fra din arbejdsgiver. Hvis beløbene på W-2 og dine betalingsstubber ikke tilføjes, kan du anmode om en ændret skatteformular ved hjælp af stubberne som bevis.

Du kan også bruge dine lønmoduler for at sikre dig, at indtægterne, der er anført på din socialsikringsindtægtsrekord for året, er nøjagtige. Socialsikkerhedsadministrationen (SSA) sender ikke længere disse erklæringer pr. Mail, så du bliver nødt til at registrere dig for en konto hos dem for at se din erklæring.

Det er en god ide at tjekke din erklæring hvert år for fejl. Hvis SSA undervurderer din indkomst i et eller flere år, vil det påvirke antallet af fordele, du har ret til, når du går på pension. Hvis du finder en fejl, skal du kontakte SSA for at rette den så hurtigt som muligt.

Forsikringsregistre

Hvis du er som de fleste amerikanere, har du mindst et par forskellige forsikringer. For eksempel kan du have sundheds-, bil-, livs- og husejere eller lejere forsikring. Hver af disse forskellige politikker leveres med papirarbejde fra forsikringsselskabet, der viser, hvad din politik dækker, og hvad dine egenandele er.

Så længe du har politikken, skal du holde fast i det aktuelle papirarbejde til det. Det giver dig mulighed for at kontrollere din dækning, før du indgiver et krav eller bevise, at du har dækning i tilfælde af en tvist med forsikringsselskabet. Når du fornyer eller ændrer din politik, modtager du et nyt sæt papir til det, på hvilket tidspunkt du kan kassere de foregående.

Bankregistre

Hver gang du bruger en hæveautomat eller foretager et indskud eller udbetaling i et banktellervindue, får du en kvittering. Opbevar disse, indtil du får din månedlige opgørelse fra banken, så du kan sikre dig, at alle dine transaktioner blev korrekt registreret. Derefter kan du smide dem.

Hvis du banker online, er det ikke nødvendigt at holde fast i dine månedlige kontoudtog efter at have kontrolleret dem. Du kan altid gå til bankens websted eller app for at få adgang til en kopi af din erklæring for en given måned. Hvis du ikke banker online, er det en god ide at opbevare dine månedlige kontoudtog i et år - eller op til syv år, hvis du har brug for dem til skatteformål. Hvis du modtager en årsopgørelse, der indeholder skatteoplysninger, kan du opbevare det i stedet og forkaste de månedlige opgørelser.

Hvis du stadig bruger papirkontrol, skal du holde fast i den annullerede kontrol - eller reproduktionerne af dem, der følger med din erklæring - i et år. På den måde kan du fremstille en check, når du har brug for den som bevis på betaling. Gå hver måned igennem alle dine kontroller, der har passeret grænsen på et år, og arkiver dem, der er relateret til dine skatter, forretningsudgifter, boligudbedringer eller pantebetalinger. Alle de andre kan makuleres.

Investeringsregistre

Hvis du investerer i aktier, obligationer eller gensidige fonde gennem et mæglerfirma, sender det dig en kvartalsopgørelse hver tredje måned for at vise, hvordan det går med dine investeringer. Opbevar disse erklæringer indtil udgangen af året, hvor virksomheden sender sin årsopgørelse. Kontroller kvartalsopgørelserne for at sikre, at de stemmer overens med den årlige oversigt, og kasser dem derefter. Hold fast ved de årlige oversigter, så længe du ejer værdipapirerne, plus yderligere syv år, i tilfælde af at du har brug for dem til skatteformål.

Hvis du køber og sælger individuelle aktier, obligationer eller fonde online, modtager du en købsbekræftelse. Opbevar denne bekræftelse, indtil du sælger værdipapiret, så du kan henvise til den, når du rapporterer kapitalgevinsterne ved salget på dine skatter. Derefter skal du sandsynligvis opbevare den på arkiv med dine andre skattedokumenter, hvis du har brug for det til en revision.

Pensionsdokumenter

Pensioneringsplaner, såsom 401 (k) og 403 (b) planer, sender også kvartalsopgørelser. Eksperter siger, at du skal behandle disse på samme måde som kvartalsopgørelser for andre investeringer: Hold dem i kontrol med din årsopgørelse, og kasser dem derefter.

Eksperter er enige om, at du skal holde årsopgørelserne mindst, indtil du går på pension, og nogle anbefaler, at du holder dem, så længe du fortsætter med at trække penge fra planen. Det er især vigtigt for Roth IRA og Roth 401 (k) planer, så du kan bevise, at du allerede har betalt skat af dine bidrag. Hvis din arbejdsplads er en af de få, der stadig tilbyder en ydelsesbaseret pensionsordning, anbefaler eksperter, at du holder alle dokumenter, der er relateret til den plan, permanent, også efter at du går på pension.

Lån dokumenter

Hvis du har gæld såsom et prioritetslån, billån eller studielån, skal du holde på alle papirer, der vedrører disse lån, indtil de er betalt. Det inkluderer låneaftalen og poster over alle dine betalinger. Ved at holde disse poster kan du bevise nøjagtigt, hvad du skylder, og hvor meget du allerede har betalt.

Når et lån er afbetalt, skal du få et andet dokument, der viser, at lånet er betalt fuldt ud. Du skal opbevare dette dokument i mindst syv år for dine skatteregistre. Men hvis du har plads, er det en god ide at holde fast i det for evigt, så du kan bevise, at lånet er betalt. For realkreditlån, bør du bestemt holde denne rekord for evigt.

Ejendom Records

Hvis du er boligejer, skal du føre alle poster, der er relateret til køb af dit hjem og eventuelle større boligforbedringer, du har foretaget. Det inkluderer poster over eventuelle udgifter i forbindelse med boligkøb, såsom advokatgebyrer og fast ejendomsprovisioner. Du har brug for disse dokumenter for at fastlægge dit omkostningsgrundlag - det vil sige det samlede beløb, du har lagt i hjemmet - når du sælger det. Disse oplysninger vil påvirke det beløb, du betaler i kapitalgevinstskat ved salget.

Ligeledes, hvis du ejer et feriehus eller investerer i ejendomme til udlejning af ejendomme, skal du opbevare de samme dokumenter for alle de ejendomme, du ejer ud over dit hovedhus. Skattemæssigt skal du holde på disse dokumenter indtil syv år efter, at du har solgt ejendommen.

Et andet nyttigt dokument, der skal opbevares, er din kvartalsvise ejendomsskatregning. Behold regningerne såvel som kvitteringer eller annulleret kontrol for at bevise, at du har foretaget betalingerne, indtil du indleverer det næste års skat. Hvis du er involveret i uoverensstemmelser om din ejendomsskattebetaling, skal du holde regningen, indtil tvisten er afgjort.

Et andet dokument, du har brug for - og sørg for at opbevare et sikkert sted - er titlen på dit hjem. Dette dokument er dit juridiske bevis for, at du ejer ejendommen. Opbevar titlen til dit hjem, indtil du sælger den. Gør det samme for titlen på din bil, hvis du har en.

Hvis du er lejer, har du ikke nogen købsregistrering at bekymre dig om, men du har sandsynligvis en lejeaftale, som du har underskrevet, når du flytter ind. Opbevar dette dokument, så længe du bor i hjemmet, så du kan henvis til det, hvis du har nogen tvister med din udlejer. Når du er flyttet ud, skal du holde fast i lejeaftalen, indtil din udlejer returnerer dit depositum. Derefter kan du makulere det.

Personlige poster

Nogle af de vigtigste papirer, du ejer, er dem, der dokumenterer de vigtige begivenheder i dit liv. Afhængig af hvordan din livshistorie er gået, kan disse omfatte et af følgende:

Fødselsattester (dine egne og dine børns)
Adoptionsdokumenter
Social sikkerhedskort
Ægteskabslicens
Skilsmisse dekret
Naturaliseringsattest
Militære decharge papirer
Testamenter, trusts, fuldmagt og andre ejendomsplanlægningsdokumenter
Dødsattester (for en ægtefælle og andre nære slægtninge)

Du skal bruge disse dokumenter på forskellige tidspunkter i hele dit liv. For eksempel kan du bruge et fødselsattest eller social sikkerhedskort som ID, når du ansøger om kørekort eller pas; skal du udarbejde dit skilsmissedekret, hvis du vil gifte dig igen, og dine arvinger har brug for adgang til din vilje efter din død. Opbevar disse dokumenter for evigt, og opbevar dem et sikkert sted, såsom et pengeskab.

Når vi taler om pengeskabe, siger Consumer Reports, at hvis du har en, er det en god ide at føre en liste over dens indhold. Du kan henvise til det, hvis du har mistanke om, at der mangler noget. Behold denne liste, så længe du har kassen.

Sådan gemmer du dine poster

Når du har sorteret gennem alle dine poster og fundet ud af, hvad du skal føre, skal du beslutte, hvor du skal opbevare den. Der er to hovedmåder til at gemme dine dokumenter: på papir eller i digital form. Uanset hvilken måde du vælger, har du brug for et system til at holde dine poster organiserede, så du nemt kan finde dem, når du har brug for det. Og mens du arbejder på at få dine filer i orden, kan du tage et par forholdsregler for at beskytte dine følsomme dokumenter mod skade og tyveri.

Opbevaring af papirdokumenter

Papirdokumenter falder i flere forskellige kategorier. Kreditkortskvitteringer, pengeautomatkvitteringer og bankindskudssedler skal alle opbevares i mindre end en måned. Du kan indsætte disse i en konvolut eller feste dem på et kvitteringsstativ. I slutningen af måneden kan du kontrollere dem alle mod dit kreditkort eller kontoudtog og derefter bortskaffe dem.

Dernæst skal nogle dokumenter - såsom kvartalsvise investeringsrapporter og forsikringsformularer - opbevares i et år eller mindre. En praktisk måde at opbevare disse på er i et arkivskab eller hængende arkivkasse med en separat mappe til hver kategori: hjem, bil, finans og så videre. Hvis du mangler plads og kun har et par dokumenter at opbevare, tilbyder en trekkspilfilarrangør med flere indbyggede lommer et kompakt alternativ.

Endelig er der dokumenter, du skal gemme på lang sigt, såsom selvangivelser og ejendomsregistre. Med disse skal du beslutte, hvad der er vigtigere for dig: at beskytte dine filer eller holde dem tilgængelige.

Opbevaring af dine langtidsdokumenter i et filskab sammen med dine kortvarige dokumenter gør det let at finde dem, når du har brug for dem. Og hvis du vælger et filskab med en lås, vil det holde dine følsomme personlige oplysninger væk fra nysgerrige øjne. Det vil dog ikke beskytte disse dokumenter mod at blive beskadiget i tilfælde af brand eller oversvømmelse. I modsætning hertil vil opbevaring af dine dokumenter i et brandfast pengeskab beskytte dem mod skader og tyveri, men det vil gøre dem sværere at få adgang til.

Small Business-ekspert Barbara Weltman, der taler med Consumer Reports, anbefaler, at du vælger en brandsikker safe til dokumenter, der er specielt følsomme: bank- og investeringsopgørelser, skattedokumenter, ejendomsplanlægningsdokumenter og pensionsoplysninger. Fordi disse dokumenter indeholder personlige oplysninger, såsom dit personnummer, hvis du forlader dem hvor andre kan finde dem, risikerer du identitetstyveri.

Det er også en god ide at opbevare forsikringsdokumenter i dit pengeskab, så du kan gendanne dem efter en brand, oversvømmelse eller indbrud. Det inkluderer dine forsikringer og en kopi af din boligbeholdning, som du bliver nødt til at indgive et krav. Eksperter foreslår også, at du udarbejder en liste over alle dine vigtigste konti og opbevarer den i dit pengeskab til reference.

Opbevaring af elektroniske dokumenter

Det kan være lettere at opbevare dine økonomiske dokumenter i digital form end at opbevare fysiske dokumenter. Elektroniske filer optager mindre plads i dit hus end arkiveringsskabe fulde af papir, og de kan ikke ødelægges af brand eller oversvømmelser. Hvis du allerede modtager de fleste af dine regninger og konti i digital form, er det let at arkivere dem på din harddisk, og hvis du har papirdokumenter, kan du konvertere dem til elektronisk form ved at scanne dem.

Elektroniske filer er imidlertid sårbare over for andre trusler, såsom computervirus og hacking. Sådan beskytter du dine digitale poster mod disse farer:

Brug adgangskodebeskyttelse. Først skal du sørge for at bruge stærke adgangskoder til alle dine online finansielle konti. Skift ofte dine adgangskoder, og undgå at bruge den samme adgangskode til flere websteder. Hvis du gemmer kopier af økonomiske poster på din harddisk, kan du kodeordbeskytte enten de enkelte filer eller de mapper, du opbevarer dem i. Digital Trends forklarer, hvordan du gør dette til både Windows og Macintosh-computere.
Installer Antivirus-software. Computervirus og andre typer malware kan beskadige dine filer eller afskære din adgang til dem. For at undgå disse problemer skal du installere et godt antivirusprogram på din computer og holde det opdateret. Se teknologipublikationer som PC Magazine og CNET for at finde den bedste antivirus-software til Windows-maskiner og Mac-computere.
Brug en overspændingsbeskytter. En anden trussel mod din computer er strømspidser, der kan stege dets delikate interne komponenter. Den bedste måde at reducere denne trussel er at holde din computer tilsluttet en overspændingsbeskytter. Strømbånd med overspændingsbeskyttelse kan beskytte op til et dusin elektroniske enheder på én gang.
Opbevar sikkerhedskopier. Ligegyldigt hvor omhyggeligt du beskytter din computer, kan du ikke fjerne risikoen for, at den bliver beskadiget eller stjålet. Hvis du opbevarer sikkerhedskopier af dine filer i skyen, mister du dog ikke adgang til dem, selvom du mister din computer. Sørg for, at din cloud-lagerudbyder bruger krypteringsteknologi, så hackere ikke nemt kan få adgang til dine filer. Alternativt kan du sikkerhedskopiere dine filer på en ekstern harddisk, der er beskyttet med adgangskode.

Lagring af personlige poster

Eksperter er uenige om, hvor du skal føre vitale personlige poster såsom fødselsattester, pas, testamenter og titlerne til dit hjem og din bil. Weltman anbefaler at placere disse dokumenter i et pengeskab i en bank, men andre eksperter påpeger, at det kun giver dig adgang til dokumenterne i bankens åbningstid. Hvis du dør, kan dit pengeskab også være forseglet, hvilket gør det svært for dine arvinger at hente indholdet. Disse eksperter siger, at et brandtæt pengeskab er det bedste sted for disse vigtige dokumenter.

Den sikreste mulighed er måske at lave sikkerhedskopier af dine vigtigste dokumenter, f.eks. Fødsels- og ægteskabscertifikater. Det giver dig mulighed for at opbevare en i et pengeskab og et i din brandsikre pengeskab derhjemme.

Makulering af gamle dokumenter

For at beskytte dig mod identitetstyveri skal du gøre mere end sikkert at gemme de dokumenter, du opbevarer. Du skal også sikkert bortskaffe dem, du smider ud. Hvis du bare kaster dokumenter med følsomme personlige oplysninger i papirkurven eller papirkurven, kan tyve fiske dem ud af din skraldespand på forkant og bruge dem til at hacke ind på dine konti.

For at undgå dette problem skal du investere i en lille shredder til dit hjemmekontor. En tværklippemaskine er bedst, da den makulerer dine dokumenter i små stykker snarere end lange strimler, der potentielt kan samles igen. Det er ikke nødvendigt at makulere hvert enkelt stykke papir med dit navn på det, men eksperter siger, at det er klogt at makulere noget, der indeholder mere personlige oplysninger om dig, end du kunne finde i telefonbogen.

Ifølge Recycle Coach giver de fleste byer dig mulighed for at bortskaffe dine strimlede økonomiske dokumenter i din genbrugsspand på gaden. Dog skal du sandsynligvis indeholde dem i en plastikpose, papirpose eller papkasse for at forhindre de små stykker i at blæse væk. Spørg hos dit lokale genvindingsbureau for at finde ud af, hvad reglerne er. Du kan også omdanne papirstrimlerne til kompost eller genbruge dem som mulch eller pakningsmateriale.

Én type økonomisk rekord, som du ikke bør genbruge, er butiks- og pengeautomatkvitteringer, der er trykt på termisk papir. Som Recycle Coach forklarer, indeholder denne type papir en tynd belægning af giftig BPA-plast, som kan forurene en hel batch genbrugspapir. Hvis din by ikke har et specielt tilbagetagelsesprogram for kvitteringer, skal du bare smide dem i papirkurven. Heldigvis har kvitteringer ikke meget personlig information om dem, så der er ingen grund til at makulere dem først.

Det er også vigtigt at tage forholdsregler, når du papirkurver gamle elektroniske filer, der indeholder følsomme data. Hvis du bare flytter disse filer til papirkurven - selvom du tømmer papirkurven med det samme - slettes filen ikke permanent. I stedet for ifølge Electronic Frontier Foundation (EFF) gør din computer filen usynlig og gør det plads, den besatte, tilgængeligt til overskrivning. Indtil det sker - hvilket kan være uger, måneder eller år i fremtiden - er filen stadig på din disk, hvor en dygtig hacker kan hente den.

For at bortskaffe dine filer sikkert, skal du instruere din computer til at overskrive dem med det samme, når du har papirkurven dem. EFF forklarer, hvordan man gør dette på både Macintosh- og Windows-computere.

Det endelige ord

Opsætning af et lagringssystem til alle dine økonomiske dokumenter kræver en smule arbejde foran, men det kan spare dig tid i det lange løb. Når du ved nøjagtigt, hvilke dokumenter du skal opbevare, og hvor længe, bliver det et spørgsmål om rutine at sætte kvitteringer i en konvolut, kvartalsopgørelser i en mappe og selvangivelse i din brandsikre pengeskab. Når du ved, hvordan du omgående håndterer hvert dokument, har du ikke papirer, der samler sig på hver overflade i dit hjem, og du vil ikke risikere at miste vigtige poster, fordi de er begravet i en stak et eller andet sted.

At have dine dokumenter organiseret har også andre frynsegoder. Hvis dit hjem er beskadiget i en naturkatastrofe, din tegnebog eller pung er stjålet, eller IRS beslutter at revidere dig, vil du være i stand til at lægge hænderne på alle de dokumenter, du har brug for for at tackle problemet med et øjeblik. Organisering af dine økonomiske poster kan endda hjælpe dig med at forstå din økonomiske situation, så du har en bedre fornemmelse af, hvad du har og ikke har råd.

Nogle gange kan sortering gennem dine økonomiske poster endda afsløre manglende penge. For eksempel kan du opdage en check, du aldrig har indbetalt, en medicinsk regning, som du kan indsende til refusion eller endda en gammel bankkonto, du har glemt, at du havde. Hvis det ikke er et godt incitament til at få dit økonomiske liv i orden, ved jeg ikke, hvad der er.

Hvilket system bruger du til at organisere dine økonomiske poster derhjemme?