6 Tips til styring af små virksomheder til at øge produktiviteten

Lyder det ekstremt? Overvej dette: I en undersøgelse udført af Microsoft fandt forskere, at arbejdstagere kun brugte omkring 60% af deres tilgængelige arbejdstid. Det betyder, at de kun var tre af disse dage produktive ud af en fem-dages arbejdsuge. Anvend det nu til din egen virksomhed. Hvis tiden er penge, hvordan ville du så føle, at du kun tjener penge 60% af den tid, du bruger på arbejdet?

Nu har jeg din opmærksomhed?

Virkeligheden er, at tid er let at spilde, og medmindre du har en forudindstillet idé om, hvordan du bruger det, vil det gå, før du selv ved det. Men ikke bekymre dig - her er seks tip, som enhver lille virksomhedsejer kan bruge til at udnytte deres tid bedst muligt.

Tips til styring af små virksomheder

1. Ignorer din e-mail

Dette lyder sandsynligvis meget lettere, end det er, da de fleste mennesker har en tendens til at kontrollere deres hver 5.-10. Minut. Men hvis du tilføjer alle de minutter, det tager for konstant at kontrollere din indbakke og derefter svare, er det let at se, hvorfor det er sådan en tidspild.

I stedet for at være en slave for din e-mail, skal du gøre den underlagt dine tidsbegrænsninger. Afsæt to tidsperioder i løbet af dagen for at kontrollere og svare på alle dine meddelelser. Dette vil kræve nogen seriøs motivation og disciplin, men det giver dig mulighed for at bruge mere fokus og tid på andre opgaver, der ellers konstant kan afbrydes ved at kontrollere e-mail.

Hvis du er bekymret for, at folk bliver fornærmet af, hvor lang tid det tager dig at svare, skal du oprette en autosvar, der lader folk vide, at det tager 10-12 timer at svare, eller endda 24 timer, hvis det er acceptabelt for din forretningstype.

2. Må ikke flere opgaver

I Psykonomisk bulletin og gennemgang, eksperter viste, at kun omkring 2,5% af mennesker er i stand til effektivt at multi-opgave og stadig klarer sig godt ved hver aktivitet. Derudover viser Institute of Psychiatry ved University of London, at en persons IQ falder 10 point, når de bliver overdreven stimuleret af e-mails, tekster og telefonopkald.

På den anden side estimerer eksperter i tidsstyring, at fokusering på én ting ad gangen vil fordoble produktiviteten, arbejdsresultatet og ydeevnen. Og når du driver en lille virksomhed, kan det betyde forskellen mellem succes og fiasko. Tving dig selv til at gøre en ting ad gangen ved at indstille et ur eller timer i en bestemt tid og derefter fokusere på den ene opgave, indtil den er færdig.

3. Indstil trinvise mål

Det er en ting at sætte et mål, og en helt anden at sætte et detaljeret mål, hvor de trin og trin, der er nødvendige for at nå det, er beskrevet på forhånd. Mange mennesker sætter generelle mål og følger derefter aldrig videre med dem. Tænk for eksempel på de millioner af nytårsopløsninger, der fastlægges hvert år. Problemet med disse typer mål er, at mens de er gode ideer, ved folk bare ikke, hvordan de skal implementeres.

For at udnytte din tid bedst muligt i din virksomhed bør din dag bestå af en række mål, der har specifikke milepæle. For eksempel, hvis dit mål er at få fem nye kunder, skal du tænke det igennem og nedskrive alle de trin, du skal tage for at opnå det. Ved at opdele større mål i mindre trin vil du være i stand til mere effektivt at nå dine mål, da du ved nøjagtigt, hvilke skridt der skal gøres undervejs. Plus, hvem kan ikke lide en lille positiv forstærkning? At vide, at du har gennemført visse trin mod erobring af dit mål, kan være yderst motiverende.

Du skal sætte mål for før frokost og efter frokost, og sørg for, at de vigtigste er planlagt til inden frokost. Hvis du ved, at du ikke kan lade være med at spise, før dine mål er nået, er du mere tilbøjelig til at koncentrere dig om at få opgaver udført og ikke lade dig sidespore.

4. Organiser din tid og dit rum

Det er vanskeligt at arbejde på en organiseret måde, når alt omkring dig er i kaos. En undersøgelse foretaget af Esselte viser, at 43% af amerikanerne betragter sig som uorganiserede, og at manglende organisation får dem til at blive sent på kontoret mindst to nætter om ugen. Det behøver ikke være sådan.

Organisationseksperter er enige om, at det første skridt til at øge produktiviteten er at rydde og derefter organisere dit rum. Fjern alt, hvad der ikke er nødvendigt, og opret derefter et system til de ting, der er. Brug f.eks. En farvekodet filmappe til de ting, der haster, der skal udføres den dag, og en anden til ting, der kan vente til i morgen. Eller hvis du er en tekniker, skal du bruge din scanner og oprette filer på din pc eller Blackberry ved hjælp af den samme type system.

Det vil være nødvendigt at organisere ikke kun din plads, men også din tid. Mange mennesker bruger et tidsforøgelsessystem, hvor de giver sig selv en vis tid til at gøre tingene på deres huskeliste. Med fantastiske gratis online-værktøjer såsom e.ggtimer, en gadget, der fungerer som en æg-timer, kan du indstille klokkeslættet og derefter blive advaret, når det er op. Der er intet som at kæmpe mod uret for at opfylde et mål for dem af os mere konkurrencedygtige typer.

5. Sæt det i skrivning

Der er noget ved at forpligte sig til en skriftlig plan, der på en eller anden måde størkner den i dit sind. Ved at skrive din handlingsplan for dagen - inklusive dine mål og detaljerne om dem - vil du være bevæbnet med en plan, der skal bære dig effektivt gennem dagen. Du bliver selvfølgelig stadig konfronteret med distraktioner, men hvis du har en klar forståelse af, hvad du har brug for at udføre for dagen, vil du være mere tilbøjelig til at komme tilbage til opgaven, snarere end målløst at drive fra en opgave til det næste.

Nogle eksperter mener, at du skal oprette denne liste natten før. På den måde vil du være i stand til at starte den næste dag fuldt forberedt, snarere end at spilde tid på at beslutte, hvordan du skal nærme dig opgaver og finde ud af, hvad du har brug for for at få gjort.

6. Gør din bil til et kontor

Hvis du har set filmen, Lincoln Advokat, du vil sætte pris på dette næste, mere ekstreme tip. Finder du dig nogensinde ønske om, at du kunne få gjort noget arbejde, mens du kører mellem aftaler eller hænger ud i din bil og venter på, at et møde begynder? I stedet for at spilde denne dyrebare tid, skal du tilslutte en fax- og kopimaskine til din bil og bruge tiden til at gøre de ting, der er nødvendige, men ofte meget upraktisk, når du er på farten. Tjek den mulige bærbare GSM-fax, printer og scanner på Possio Greta, og lad aldrig din køretid spildes tid igen. Du kan også investere i en smartphone eller en bærbar computer med et mobilt internetkort, så du altid er tilsluttet.

Det endelige ord

Det gamle ordsprog “tid er penge” er baseret på en sandhed, der ikke sandsynligvis nogensinde vil ændre sig. Og hvis du er i forretning for dig selv, er den nemmeste måde at øge din indkomst at være opmærksom på, hvordan du bruger din tid og derefter foretage justeringer for at hjælpe dig med at bruge den bedre.

Hvis du har andre forslag til, hvordan du får mest muligt ud af din tid på arbejdet, skal du sende dem nedenfor.