20 måder at styre og øge små virksomheders kontantstrøm på

At fremskynde strømmen - konvertering af salg til kontanter så hurtigt som muligt - og øge spredningen mellem tilstrømning og udstrømning for at opbygge en kontantpude er afgørende for den langsigtede, vedvarende vækst i enhver virksomhed, stor eller lille.

Strategier for at tilføje kontantbalancer og hastighed på kontantstrømme

Brug disse strategier til at øge dine kontantbeholdninger og øge kontantindstrømningen. Spor dine fremskridt med et pengestrøms-regneark, som denne praktiske skabelon fra bænk.

1. Indskud kontantbeholdning i renteindtægtskonti
Rentetjenende kontrolkonti er tilgængelig i de fleste banker i dag, omend med et minimumskrav til saldo. Da rentesatserne på disse konti ofte ligger under satserne på opsparingskonti, indskudsbeviser (CD'er) eller pengemarkedskonti, skal du holde størstedelen af ​​dine midler på disse højere betalende konti. Overfør derefter de nødvendige midler fra konti med højere betaling for at imødekomme minimumsbalancekravet på en rentebærende kontrolkonto plus det samlede beløb, der forventes at forfalde den uge eller måned.

Det er klart det er vigtigt at holde kontant likviditet, så enten undgå langvarige cd'er, invester i straffri cd'er, eller kun invester en del af midler, som du ikke har brug for adgang til, før cd'en modnes. Bed også dine kunder om at foretage direkte betalinger til den højtydende konto for tilgodehavende konti, så renter begynder med det samme.

2. Sælg eller fratræd overskydende og forældet udstyr eller inventar
Tomgang, forældet og ikke-arbejdsudstyr tager plads og binder kapital, som måske kan bruges mere produktivt. Udstyr, der har været ejet i en længere periode, har normalt en bogført værdi, der svarer til dens redningsværdi eller mindre, så et salg kan resultere i en skattepligtig gevinst. Denne gevinst skal rapporteres på dine skattearkiver. Hvis du imidlertid skal sælge under den bogførte værdi, pålægges du imidlertid et skattetab, som kan bruges til at modregne virksomhedens øvrige fortjeneste.

Overskydende beholdning kan hurtigt blive forældet og værdiløs, når kundernes krav ændres og nye materialer introduceres. Overvej at sælge en lagerbeholdning, der sandsynligvis ikke vil blive brugt i løbet af de næste 12 måneder, medmindre omkostningerne til at beholde den er minimale og indtjeningen fra et salg vil være ubetydelig.

3. Kræv indskud på store eller brugerdefinerede ordrer
Når du arbejder med en unik eller tilpasset ordre, skal du kræve et depositum svarende til mindst 50% af den samlede pris. Enestående produkter har en begrænset salgsværdi, normalt kun til den person eller virksomhed, der foretager ordren. Uden et depositum er du underlagt risikoen for at skulle tage en reduceret betaling på leveringstidspunktet.

At have et indskud reducerer sandsynligheden for et økonomisk tab under de værste omstændigheder. Sørg for, at kunderne forstår din politik, og inkluder den i kontraktsproget for at undgå fremtidige vanskeligheder.

Omvendt skal du undgå nødvendigheden af ​​at betale indbetalinger til dine leverandører for ordrer. Bed dem om at overveje din kredithistorie og det gode forhold mellem de to virksomheder i stedet for at kræve dine kontanter, som kunne bruges andre steder.

4. Fasebetalinger på lange kontrakter til din fordel
Nogle kunder på grund af deres størrelse eller politik vil nægte at indgå kontrakter, der kræver indledende indskud. Forhandl om betalingsbetingelser og benchmarks, der overstiger eller parallel dine omkostninger, snarere end at miste virksomheden.

F.eks. Kan en typisk byggekontrakt muliggøre en betaling på 15%, når konstruktionen er afsluttet, yderligere 25%, når materiale leveres til stedet, og 50% af kontraktbeløbet ved specifikke fremskridt benchmarks. De resterende 10% af aftaleprisen ejes normalt af køberen indtil endelig inspektion og accept.

5. Genkend "Scope Creep", og brug ændringsordrer, hvor det er relevant
Hvis dit produkt sælges med en tilknyttet betingelse, eller den service, du skal levere, er defineret i en kontrakt mellem dig og køberen, skal du være opmærksom på de nøjagtige krav, der forventes af dig som resultat. Enhver ændring af disse krav kan muligvis søge ekstra betaling for det supplerende arbejde, der udføres. Manglende anmodning om passende kompensation skader din virksomhed på to måder: Du modtager ikke det ekstra provenu, og dine omkostninger stiger.

6. Giv rabatter til hurtig betaling
Udvikl et rabatprogram for at tilskynde til hurtige betalinger, hvor du samler kontanter, der skyldes dig så hurtigt som muligt. Normale betalingsbetingelser tillader en frist på 30 dage efter modtagelse af en faktura med 2% rabat, hvis de betales inden for de første 10 dage. Du kan tilbyde mere, mindre eller ingen rabat til betaling afhængigt af dine behov og dine kunders tidligere betalingsvaner.

Husk dog, at din evne til at indføre en samling for politik afhænger af din relative styrke i forhold til din kundes. En større konto kan tage en tilbudt rabat og stadig betale for sent.

5. Straffe for sent betalte med renter
En straf for sene betalere er "pind" i "gulerod og pind" tilgang til samlinger, "gulerod" er rabatten ved tidlig betaling. Mens indsamling af interessen muligvis ikke er mulig i alle tilfælde, vil tilstedeværelsen af ​​politikken understrege vigtigheden af ​​rettidige betalinger til dine kunder.

6. Kontrakt med et indsamlingsagentur for gamle tilgodehavender
Forfølgelse af gamle tilgodehavender kræver dedikation og tid og kan hurtigt nå det punkt, hvor dine medarbejdere reducerer afkastet. Få små virksomheder har ressourcer, uddannelse eller erfaring til effektivt at forfølge kriminelle konti. Desuden garanterer kunder, der overstiger 60 dage for betaling uden en begrundet grund, sjældent et fortsat forhold, og kræver normalt faste foranstaltninger for at udbetale betaling.

Tredjeparts indsamlingsbureauer er dygtige til at arbejde med sådanne konti og er generelt villige til at forfølge indsamling for egen regning til gengæld for en fast procentdel af det indsamlede provenu. I nogle tilfælde vil agenturerne simpelthen købe den kriminelle gæld fra virksomheden til en rabat og påtage sig alle efterfølgende risici ved opkrævning. Selvom omkostningerne ved indsamling af tredjepart sammenlignet med den oprindelige kontosaldo er ublu, er dit alternativ muligvis ikke nogen betaling.

7. Brug abonnementssalg
Hvis dit produkt regelmæssigt forbruges og genkøbes flere gange om året, skal du indstille et abonnementsprogram, hvor kunderne forudbetaler for produktet og leveringen. Aviser, magasiner, kabel-tv, landskabspleje og poolvedligeholdelse er eksempler på produkter og tjenester, der egner sig til en abonnementsmodel. Ud over at modtage kontante kontanter til dækning af fremtidige omkostninger har du fordelene ved at sikre fremtidig salg og lettere ressourceplanlægning.

8. Installer et Layaway-salgsprogram
Layaway-programmer var meget populære inden den udbredte brug af personlige kreditkort i slutningen af ​​1950'erne. Et layaway-program giver kunderne mulighed for at vælge et specifikt produkt, der derefter er forbeholdt et fremtidig køb og levering, når betalingen er afsluttet. Sælgeren har brugen af ​​kontanterne, inden de pådrager sig produktets omkostninger. Særlig regnskabsmæssig behandling af de modtagne kontanter er påkrævet, så sørg for, at din revisor er opmærksom på programmet.

9. Initier en tilgodehavende kreditlinje
På trods af deres bedste bestræbelser lider selv de bedst styrede virksomheder et forsinkelse mellem udgiften ved at producere et produkt - en kontantudstrømning - og at modtage betaling efter salget - det kontantstrøm. Dette forsinkelse er repræsenteret af den tilgodehavende saldo som et aktuelt aktiv i virksomhedsbøgerne.

De fleste banker er villige til at låne op til 80% af den tilgodehavende kontosaldo, hvorved de giver kontant til låntageren på lånetidspunktet i stedet for at vente, indtil kontoen indsamles. Lånebeløbet varierer op og ned, når gamle konti indsamles, og nye konti føjes til lånet. Mens lånet er sikkerhedsstillet med tilgodehavenderne, forbliver virksomheden - og muligvis selskabets ejere - som garant for gælden.

10. Opret en varebeholdning af kredit
Varebeholdninger, produkter, der er i færd med at blive fremstillet, og færdige produkter, der afventer salg, betragtes som omsætningsaktiver og kræver betydelige kontante udgifter for at erhverve og vedligeholde. Kreditgivere, der anerkender værdien og sandsynligheden for, at de inventariske materialer omdannes til salg i nær og mellemtid, accepterer beholdning som sikkerhed og udlånsvariabler i lagerbeholdningen baseret på dens sammensætning - i de fleste tilfælde op til 50% af dens værdi.

Ligesom et tilgodehavende lån, vil saldoen variere op og ned, når lagerniveauet ændres, og låntagerne forbliver som garantister. Beholdningslån er besværlige for låntagere, da en fysisk opgørelse regelmæssigt skal tages og værdiansættes til aktuelle markedspriser, normalt månedligt og efterfølgende afstemmes med selskabets og bankens bogførte værdi.

11. Installer et factoring-arrangement
Factoring involverer typisk et tredjepartsfirma, et ikke-bankfinansieringsselskab, eller "faktor", der forskudt en forhandlet procentdel, 75% til 80%, af de enkelte konti i den tilgodehavende saldo. Da regnskaberne indsamles af virksomheden, udbetales forskuddet plus et gebyr til faktoren. I nogle tilfælde kan faktoren købe kontiene til en rabat og påtage sig ansvaret og risikoen ved indsamling.

Hvorvidt virksomheden eller dets ejere forbliver garant for regnskabet, er et spørgsmål om forhandling mellem virksomheden og faktoren. Factoring-arrangement er typisk dyrere (men mindre restriktivt) end tilgodehavende lån hos regulerede banker, så en ordning bør kun forfølges, efter at en standard-ordning med tilgodehavende lån er blevet afvist.

Strategier til at reducere og forsinke pengestrømme

12. Placer lønningslisten på en anden månedlig cyklus
Et dobbeltbetalt lønningsprogram kræver 24 løncyklusser om året i modsætning til 26 betalingscyklusser for et dobbelt ugentligt lønprogram, hvorved de administrative omkostninger til indsamling, verifikation og tabulering af lønningsoplysninger reduceres.

Yderligere omkostningsbesparelser er tilgængelige ved at bruge direkte indbetaling på medarbejdernes bankkonti snarere end at skrive og levere lønchecks. Overfør penge til lønningsliste umiddelbart før lønperioden fra selskabets regelmæssige renteindtjenende kontrolkonto.

13. Reparation, snarere end udskiftning, kapitaludstyr
Motorkøretøjer, korrekt vedligeholdt, leverer let 100.000 miles brug eller mere. Moderne maskiner er også holdbare og leverer mange års serviceydelser. F.eks. Er John Deere-traktorer, Caterpillar bulldozere og vejudstyr fra 1950'erne og 1960'erne stadig i brug over hele landet. Kontormaskiner bliver normalt forældede, før det slides.

Sådan minimeres eller elimineres dyre reparationer og udskiftning:

• Opret et regelmæssigt vedligeholdelsesprogram for udstyr.
• Brug rekonditionerede og erstatningsdele fra tredjepartsleverandører og fabrikanter, når det er nødvendigt, i stedet for originale fremstillede dele.
• Kontrakt med en lokal reparationsfacilitet for at håndtere komplicerede reparationer eller vedligeholdelse ud over den interne kapacitet. Handel eksklusivitet til en nedsat pris.

14. Afvis appellen om "ny" teknologi
Nye produkter, især elektroniske gadgets, introduceres løbende med banebrydende funktioner. Men inden du bukker efter for reklame-spændingen, skal du bekræfte, at de nye funktioner giver en meningsfuld ydelsesforbedring på måderne du bruger produktet i din virksomhed. I de fleste tilfælde vil du opdage, at fordelene ikke er værd at de ekstra omkostninger. Brug dit eksisterende udstyr, indtil det ikke kan repareres til en forsvarlig pris, eller indtil jobkravene ændres og kræver opgraderet udstyr.

15. Køb brugt udstyr, ikke nyt
Brugt udstyr i god stand kan generelt udføre det nødvendige arbejde såvel som et nyt stykke maskiner. Hvis du har brug for udstyr, skal du søge i de lokale reklamer og auktioner i dit område, specielt efter virksomheder, hvis aktiver er afskærmet og sælges af långiveren. Du kan muligvis købe brugt udstyr af høj kvalitet til at spare op til 80% rabat på prisen på nyt udstyr uden en sammenlignelig forringelse af kapaciteten.

16. Genforhandle faste gæld til lavere betalinger
I de senere år er renten faldet. Og som et resultat af recessionen har den føderale regering også iværksat en række programmer til at stimulere bankudlån til små virksomheder samt garantier fra den amerikanske Small Business Administration for at lette lån.

Gennemgå dine eksisterende kreditlinjer for at afgøre, om du muligvis er berettiget til en lavere rente eller en forlænget periode. Hvis det er tilgængeligt, kan du overveje at tilføje en kreditlinje (LOC), der kan bruges i nødstilfælde. Sørg altid for at læse og forstå betingelserne knyttet til en LOC, inklusive dens omkostninger, varighed og eventuelle betingelser for at kunne bruge den.

17. Forsink produktopgraderinger
Teknologiske opgraderinger - software og hardware - forekommer flere gange om året. Ofte er ændringen mellem den ene version og den næste minimal eller tilføjer funktioner, som du ikke vil bruge. Vær forsigtig, når du køber eller opgraderer stationære computere, mobiltelefoner osv. Overvej open source-software, som generelt er gratis eller tilgængelig for en lille donation. Hvis softwaren giver øget sikkerhed over dine data ved at forhindre hackere, der vil ødelægge din forretningsdrift til spænding, skal du tænke alvorligt, inden du beslutter dig for ikke at opgradere. Sikkerhed og sikkerhed kommer altid først.

18. Udskud betalinger til leverandører
Forsink betaling til leverandører til den sidste mulige dato i overensstemmelse med salgsbetingelserne. Hvis der ikke er nogen sanktion for sene betalinger, skal du indstille en løncyklus på 45 til 60 dage efter modtagelse af fakturaen. Selv om det er vigtigt at bremse udstrømningen af ​​kontanter, er det lige så vigtigt at opretholde en god kreditvurdering og hjertelige forhold til kritiske leverandører.

Vær opmærksom på, at nedsat betaling kan resultere i kontakt fra den leverandør, der er blevet påvirket. I disse tilfælde skal du være opmærksom på, at alle fremtidige betalinger er som lovet. Hvis du er tvunget til at udskyde betalinger, skal du kontakte sælgeren så hurtigt som muligt med en forklaring og en plan for at blive aktuel på din gæld.

19. Udvekslingsprodukter til varer og tjenester
Henvend dig til de leverandører, der også er kunder om en "handel", hvor hver virksomhed modtager hele eller en del af deres respektive betalinger i form af færdige produkter. Da udvekslingsværdien sædvanligvis sættes til hvert selskabs respektive detailpris, giver en byttehandelsaftale faktisk en "rabat" i et beløb svarende til nettoresultatmargenen på dit produkt og giver dig mulighed for at opretholde kontanter, der ellers ville blive brugt.

Set fra et indkomstskatperspektiv skal de produkter, du modtager fra dine leverandører, rapporteres som bruttoindkomst i modtagelsesåret, mens de varer eller tjenester, du leverer, er en "omkostning for varerne".

20. Brug kontanter, ikke kredit, til større rabatter
Selv om denne strategi kan synes at være i modstrid med behovet for at spare penge, illustrerer den behovet for at forblive fleksibel til enhver tid i enhver form for markedsmiljø. I hårde tider kan dine leverandørs målsætninger være at opbygge så meget likviditet som muligt og prioritere kontanter frem for fortjenesten. I disse tilfælde kan de tilbyde meget dybe rabatter i deres priser til gengæld for kontanter. Hvis den større rabat retfærdiggør brugen af ​​kontanter, skal du tage den.

På samme måde, hvis du betaler kontant for små køb, skal du forhandle en ekstra rabat fra sælgerne, da du sparer dem kreditkortbehandlingsgebyret. Hvis de ikke er villige til at give en rabat, skal du bruge kreditkort til betaling, men betaler gebyrerne til kreditkortselskabet, før der debiteres renter til kontoen. Hvis du bruger et af de bedste kreditkort med små virksomheder, modtager du ekstra belønninger - miles eller point for flyselskaber, hoteller og måltider - der sparer kontanter andre steder.

Det endelige ord

Oprindelsen af ​​udtrykket "kontanter er konge" er ukendt, men dens gyldighed i erhvervslivet er aldrig blevet bestridt. Apple, firmaet, der skabte så ikoniske produkter som iPhone og iPad, er kendt for at have $ 100 milliarder kontanter til rådighed for at drage fordel af uventede gode tilbud eller dække udgifter, når salget er mindre end forventet.

Finansiel fleksibilitet er vigtig for enhver virksomhed, især når det fremtidige økonomiske miljø er uklart. Anvendelse af de anbefalede pengestrømsstrategier ovenfor kan opbygge dine banksaldi, udvide antallet af strategiske muligheder, der er tilgængelige for dig som virksomhed, og reducere sandsynligheden for, at du bliver tvunget til at tage usmagelige eller bekymrende handlinger.

Hvilke andre tip kan du foreslå for at øge virksomhedens pengestrøm?