5 Problemløsningstrin - Process & strategier for succes

Naturligvis varierer problemløsningsevner betydeligt fra det ene individ til det andet - nogle af os er gode til at løse overordnede dilemmaer, mens andre er mere dygtige til at tage grundlæggende daglige beslutninger. Forskere ved Center for Research on Learning and Teaching ved University of Michigan mener, at problemer med at løse problemer har en tendens til at stamme fra følgende to spørgsmål:

1. Unøjagtighed i læsning. Forkert fortolkning af et problem kan stamme fra at opfatte det uden at koncentrere sig om dets betydning. Det kan også være resultatet af at læse ukendte ord, overse vigtige fakta og begynde at behandle det for tidligt. Enkelt sagt, mange mennesker har svært ved at indramme et problem nøjagtigt i starten og udvikler følgelig utilstrækkelige eller forkerte løsninger.
2. Unøjagtighed i tænkning. Gamle grækere kaldte evnen til korrekt at begrunde "logik." I dag refererer vi undertiden til denne evne som ”pragmatisme” - et tankesystem til at bestemme mening, sandhed eller værdi. Dårlige beslutninger er resultatet af en mangel på klarhed, så irrelevant information overvejes i problemløsningen. Vi forfølger undertiden løsninger, der ikke opfylder vores tilsigtede mål, eller vi undlader at bryde komplekse problemer i forståelige dele, når tidsbegrænsninger tvinger os til for tidlige beslutninger.

Hver af os træffer beslutninger hver dag, der påvirker vores lykke, karriere og tilfredshed med livet. Ved at lære og praktisere færdighederne i beviste problemløsere - og følge de nødvendige trin - kan du øge din selvtillid, mindske interpersonelle konflikter og mindske den generelle stress.

1. Definer et problem

Det er essentielt at forstå et problem, inden man udvikler mulige løsninger. Nogle problemer synes enkle - at beslutte, hvad man skal spise til morgenmad, hvad man skal have på sig for at arbejde, om man skal tage massetransport eller køre - og deres løsninger har sjældent nogen reel indflydelse på vores liv. Andre problemer er utroligt komplekse og har langsigtede konsekvenser: valg af karriere, som vi vælger at gifte os, eller om vi skal gå i en avanceret uddannelseseksamen.

Problemer er yderligere kompliceret på grund af følelser, og om vi opfatter implementeringen af ​​en løsning for at være smertefuld eller behagelig. Det faktum, at mange af vores beslutninger har konsekvenser langt ind i fremtiden, fører til udsættelse og yderligere kompleksitet.

Den måde, vi tænker på eller definerer et problem på, kan resultere i ubesvarede muligheder, utilstrækkelige eller umådelige løsninger, unødvendige omkostninger, spildt tid og fortsat frustration og stress. Et eksempel på dette er, når vi forenkler problemer ved at søge enkelt-, enten- eller kortvarige løsninger, samtidig med at man overser langtidsvirkninger.

For eksempel kan en forhastet forælder, der har brug for at servere middag, køre til butikken til det aftenmåltid og muligvis gentage denne adfærd flere gange om ugen. Ved at søge den kortvarige løsning (købe aftenens middag) og forsømme den længerevarende løsning (foretage en stor, velplanlagt dagligvarer-tur på forhånd), spilder han eller hun tid, gas og kræfter og behandler gentagne frustrationer.

Der er normalt en række beslutninger og handlinger, vi kan tage for at løse et problem, der hver har forskellige kort- og langtidsvirkninger, der skal overvejes. Udvidelse af definitionen af ​​et problem ved at give flere detaljer kan stimulere kritisk tænkning og resultere i flere, ofte innovative løsninger. De bedre problemløsere ved, at det at stille flere spørgsmål, før man prøver at finde en løsning, generelt giver bedre resultater.

Betydningen af ​​en nøjagtig beskrivelse

Charles Kettering, leder af forskningsafdelingen for General Motors fra 1920 til 1947, hævdede: "Et problem, der er godt sagt, er et problem, der er halvt løst." En artikel fra 2012 i Harvard Business Review tilsluttede sig: ”Veldefinerede problemer fører til gennembrudsløsninger.” Forfatterne mente, at størstedelen af ​​virksomheder og enkeltpersoner ikke er tilstrækkeligt strenge med at definere de problemer, de forsøger at løse og artikulere, hvorfor løsningen er vigtig.

F.eks. Kostede oprydningen af ​​Alaskan-kysten efter Exxon Valdez-oliespild i 1989 enormt mere end forventet og tog mere end 20 år at gennemføre, primært på grund af en manglende overvejelse om, at olie i subarktiske farvande bliver sirupagtig. Væskens lave viskositet gjorde det ekstremt vanskeligt at pumpe det til opsamlingsstationer på land.

Når problemet blev udvidet fra "olieoprensning" til også at omfatte "materialeviskositet", foreslog en kemiker i cementindustrien en løsning, der ville vibrere den frosne olie i pramme, da den blev pumpet, og holde den flydende. Som en konsekvens blev oprydning fremskyndet med en potentiel besparelse på millioner af dollars.

Brug af Kipling-metoden til at definere problemer

Det første skridt i løsningen af ​​ethvert problem er en klar, kortfattet erklæring - hvad advokater kalder en "problemerklæring". Kipling-metoden, opkaldt efter Rudyard Kiplings digt fra 1902 i sin bog "Just So Stories", er et af de mere populære systemer til at definere et problem. Nogle gange kaldet ”Five Ws and One H” -systemet, bruger journalister ofte det til at kommunikere fakta om en situation.

Digtet fremhæver de seks komponenter, der er nødvendige for korrekt indramning af et problem:

• Hvad er problemet?
• Hvorfor løser problemet vigtigt?
• Hvornår opstod problemet? Hvornår skal det løses?
• Hvordan skete problemet?
• Hvor er problemet opstår?
• Hvem påvirker problemet?

En problemstilling skal være så klar og komplet som muligt. For eksempel kan en nødlidende studerende, der overvejer at gå på college, konkludere, at "jeg kan ikke gå på college i det kommende semester." Denne beslutning afspejler en fejlbehæftet erklæring om manglende midler snarere end en ramme til at udvikle løsninger, der kan give mulighed for deltagelse.

En bedre problemopgørelse kan være: ”Jeg (hvem) mangler midler til at betale det kommende semester undervisning og gebyrer (hvad) på UCLA (hvor) inden 1. september (når). Jeg blev afskediget fra mit sommerjob og kan ikke spare så meget, som jeg havde håbet (hvordan). Som et resultat vil min grad og starten af ​​min karriere blive forsinket mindst seks måneder (hvorfor). ” En udvidet problemopgørelse kan føre til andre løsninger, såsom at søge stipendier, låne penge, gå på et andet universitet for lavere undervisning, arbejde deltid mens du går på skole, reducere andre udgifter til at spare eller en kombination af alle.

2. Udvikle alternative løsninger

En fælles barriere for vellykket problemløsning er vores afhængighed af tidligere erfaringer, især dem, der ligner vores nuværende situation. Ifølge psykolog G. Stanley Hall er mennesker i vid udstrækning vaner, og vores aktiviteter og beslutninger er ofte automatiske reflekser baseret på vores personlige bias, stereotyper og historie.

Mange forskere mener, at vane er den naturlige konsekvens af evolutionen, en afvejning mellem hjernens enorme energibehov - hjerner tegner sig for mindre end 2% af et menneskes kropsvægt, men forbruger op til 20% af vores kalorieindtagelse - og overlevelse . At løbe fra knurret fra en usynet løve redde utvivlsomt flere af vores forfædre end at vente på at bekræfte dens tilstedeværelse.

Desværre kan denne tendens til at anvende den samme oplevelse på ethvert problem føre til dårlige beslutninger. Som den amerikanske psykolog Abraham Maslow sagde: "Hvis du kun har en hammer, ser du ethvert problem som et søm."

Bortset fra matematiske eller faktabaserede spørgsmål har få problemer en enkelt løsning. De bedre problemløsere anvender en række strategier til at udvikle flere løsninger, inden de træffer en beslutning. Da den optimale løsning normalt opdages ved at sammenligne alternative resultater, er teoretisering af flere valg og deres resultater fordelagtig.

Teknikker til at udvikle flere løsninger til et enkelt problem

I denne fase er målet at generere så mange potentielle løsninger som muligt uden at overveje, om de er realistiske, praktiske eller effektive. Nyttige teknikker til at bryde gamle tankegang inkluderer følgende:

• Analogier. Overvej lignende problemer fra din fortid, og tilpas deres løsninger til den aktuelle situation. For eksempel kan et firma, der søger at markedsføre et nyt softwareprodukt, overveje almindelige markedsføringsmetoder inden for branchen - berømthedspåtegninger, lave introduktionspriser eller national reklame - for at rulle produktet ud.
• brainstorming. Denne teknik kræver, at du slukker for din interne censor og producerer så mange løsninger på et problem som muligt, uanset hvor langsigtet. Ofte kaldet "kreativ tænkning" eller "tænkning ud af kassen" kan ekstraordinære løsninger skyldes kombination, udvidelse og forbedring af originale tanker. IDEO, et prisvindende design- og udviklingsfirma i Silicon Valley, der krediteres produkter som den originale Apple-mus, Tempur-Pedic-madrassen og den revolutionerende PillPack, er meget afhængig af brainstorming for nye ideer..
• Del og erobre. Opdel et stort, komplekst problem i mindre, opløselige problemer. F.eks. Blev NASAs mål om at sætte en mand på månen i 1960'erne opnået ved samtidig at løse enklere ingeniørproblemer, lige fra hvordan man stabler to eller flere raketter oven på hinanden (multi-iscenesættelse), til valg og træning af astronauter.
• Means-Ends-analyse. Begynd med det ønskede resultat, og arbejd bagud gennem de kritiske trin, der er nødvendige for at nå dit mål. F.eks. Kræver en kampagne normalt en positiv anbefaling fra en overordnet. Overordnede evaluerer imidlertid normalt kandidater ved deres optegnelse over tidligere succesrige opgaver. At have muligheden for at arbejde på en opgave er afhængig af medarbejdernes ensartede deltagelse og arbejdsvaner, og så videre og så videre, indtil du ankommer til startpunktet for din analyse.
• Root-Års analyse. I stedet for at fokusere på problemet, skal du fokusere på årsagen til problemet. I det tidligere eksempel på oliespild blev problemet oprindeligt antaget at være den forlængede tid og omkostninger ved oprydningsindsatsen. Grundårsagen var imidlertid vanskeligheden ved hurtigt at pumpe tyk olie til lagerfaciliteterne.
• Trial-and-error. Hvor tid ikke er en overvejelse, og ændringer er relativt enkle at gennemføre, skal du overveje at prøve alt, indtil du når den optimale strategi. De lektioner, vi har lært af vores fejl, er ofte mere værdifulde end dem, der læres af vores succeser. Som Thomas Edison sagde, da han talte om sin opfindelse af den elektriske pære, “Jeg har ikke fejlet. Jeg har lige fundet 10.000 måder, der ikke fungerede. ”

Den tid, det tager at udvikle flere løsninger, skal være proportionalt med omfanget af problemet og dets indvirkning. Samtidig er det sjældent værd at prøve at udvikle løsninger med henblik på flere valg, især efter en længere periode med indsats. Når du har det godt, at du har udtømt mulighederne, er det tid til at evaluere mulige løsninger.

3. Vælg en optimal løsning

Kritisk tænkning er processen med at konceptualisere, anvende, analysere, syntetisere og evaluere information for at guide tro og handling i henhold til Foundation for Critical Thinking. Det er en indlært proces, der er beregnet til at undgå bias, forvrængning, fordommer og inkonsekvens, og er essentiel for effektiv problemløsning. Kritisk tænkning er påkrævet for at evaluere mulige løsninger på et problem og bestemme, hvad der mest sandsynligt vil give det bedste samlede resultat.

Fjern åbenlyse ineffektive løsninger tidligt

Nogle, hvis ikke mange, af de tidligere løsninger, der er udviklet tidligere, er upraktiske eller kan ikke implementeres, fordi de er for dyre, tager for meget tid, kræver utilgængelige ressourcer eller giver usikre resultater. At vurdere sådanne åbenlyst upassende valg er spild af tid og energi og bør undgås, hvis det er muligt.

Omvendt kan din foreløbige scanning af mulige løsninger give yderligere indsigt og føre til et udiskutabelt bedste valg, hvilket fjerner behovet for yderligere analyse. Jeff Bezos, grundlæggeren af ​​Amazon.com, hævder, at der altid er et element af serendipity - held og lykke - i betydelige opdagelser eller spring ud over konventionel tænkning.

Udvikle en beslutningsmatrix til evaluering

Når man løser mest komplekse problemer, er der sjældent en enkelt løsning, der opfylder alle kriterierne - de bedste opfylder de vigtigste kriterier med minimal negativ konsekvens eller indflydelse på andre faktorer. Ifølge Mind Tools er en beslutningsmatrix et fremragende værktøj til visuelt at forstå forskellene mellem alternative løsninger, når der ikke er et klart eller enkelt valg. Potentielle valg kan rangeres efter den grad, de opfylder kriterierne for det bedste valg.

Her er nogle faktorer, der kan overvejes i din analyse af mulige løsninger:

• Effektivitet. I hvilken grad løser løsningen problemet?
• funktionalitet. Er løsningen realistisk med hensyn til tilgængelige ressourcer og muligheder?
• Rettidighed. Opfylder løsningen kritiske tidsfrister eller tidsrammer?
• Bekostning. Hvad koster løsningen i ressourcer og kræfter?
• Risiko. Hvad er konsekvenserne - godt og dårligt?
• Administration. Kan resultaterne måles?

Hver faktor skal vægtes på en skala fra 0 til 10 for at være vigtig i den endelige løsning, hvor 10 er den bedste placering og 0 den dårligste placering. For eksempel kan en løsning muligvis helt løse problemet (en "10" om effektivitet), mens en anden løser det meste af problemet (en "7"). Tilsvarende kan en løsning muligvis medføre ringe eller ingen omkostninger (“10”) eller kræve høje udgifter (en “0”).

Det sidste trin i oprettelsen af ​​matrixen er at fastlægge den relative betydning af hver faktor i den endelige opløsning ved hjælp af procentdele, så de samlede vægtninger er 100%. F.eks. Kan effektiviteten have en vurdering på 50%, mens aktualiteten er 10%. I sådanne tilfælde kan den afsluttede beslutningsmatrix ligne den følgende illustration:

Vælg den bedste løsning ved hjælp af de tilgængelige oplysninger

Hvis den højest vurderede løsning intuitivt ikke synes at være den bedste, skal du overveje din indledende vægtning og placering. Det ubehag, du føler, kan være en indikation af, at nogle faktorer er vigtigere for dig, end du oprindeligt troede. I så fald skal du rangere dem igen og opveje dem. Vær opmærksom på, at en lav score i en faktor kan være nok til at kaste den som en løsning. For eksempel kan høje omkostninger være nok til at gøre en løsning uacceptabel.

4. Implementér den optimale løsning

Når du først har taget beslutningen om den bedste løsning på dit problem, er det tid til at tage skridt. Anerkender, at implementering muligvis ikke går uden problemer, især hvis løsningen afhænger af andre menneskers samarbejde. Næsten hver beslutning kræver en ændring i status quo, og som Niccolo Machiavelli skrev i 1532, er der “intet vanskeligere at tage i hånden, mere farligt at udføre eller mere usikker i dens succes end at gå foran i introduktionen af en ny rækkefølge. ” Menneskenes tendens til at modstå ændringer er så udbredt, at konsulenter med ændringsledelse regelmæssigt tjener seks- og syvcifrede årlige indkomster.

Selvom det er vigtigt at implementere en løsning på kritiske problemer så hurtigt som muligt, er det også klogt at genkende de forhindringer, der sandsynligvis vises, og udvikle en tilsvarende strategi for at overvinde modstand. Her er nogle almindelige hindringer for ændringer i et forretningsmiljø:

• Bevæger sig for hurtigt. I stedet for at modstå direkte, er folk mere tilbøjelige til at søge forsinkelse ved at bede om mere information, overveje andre alternativer eller bede om manglende ressourcer.
• Implementeringen tager for lang tid. Løsningen er for lidt, for sent.
• uoverkommelige. Omkostningerne er for høje eller forringer andre vigtige investeringer.
• Understaffed. Dine mennesker er for travle eller mangler træning til at implementere løsningen.
• Kunder kan ikke lide det. Du mister markedsandele til konkurrenter, kundeklager stiger, eller kundeservice vil lide.
• Negative konsekvenser er ukendte. Hvad hvis løsningen ikke fungerer eller får os til at miste forretning?
• Løsningen fungerer ikke. Analysen af ​​problemet er defekt, var for forhastet eller overvejede ikke nødvendige elementer.

Vær ikke bange for at konfrontere indsigelser fra andre eller dig selv. Med andre skal du svare på spørgsmål faktuelt, høfligt og med så meget information som muligt. Hold fokus på at løse problemet, ikke personligheden hos de involverede.

Hvis der fremsættes en legitim indsigelse eller løsning, som ikke er blevet overvejet tidligere, skal du være parat til at udsætte implementeringen, indtil den kan undersøges. Hvis du genovervejer din beslutning på baggrund af modtagne indsigelser, skal du hurtigt undersøge og rapportere dine fund tilbage til alle involverede. Vær ikke stolt over forfatterskabet af en løsning, men i processen for at bestemme den bedste løsning.

5. Stol på din analyse

Hvis du omhyggeligt har fulgt trinene til bedre problemløsning til dette punkt, skal du have tillid til, at dit arbejde er afsluttet, og du er nået til den bedste løsning. Meget af den modstand, du støder på, skyldes sandsynligvis frygt og mangel på information snarere end en ægte indsigelse mod den foreslåede løsning.

Ved at kommunikere din proces kan du konvertere naysayers og hegnet-sittingers til din måde at tænke på. Vær gennemsigtig og ikke-defensiv, idet du anerkender, at deres frygt og indvendinger er naturlige og sandsynligvis vil opstå i de fleste situationer, der involverer forandring.

Hvis en gruppe har været involveret i processen for at nå frem til den optimale løsning, skal du identificere nøgle allierede, der kan hjælpe med at overbevise andre om, at løsningen er sund, baseret på al tilgængelig information. At have sponsorer eller ”mestre” til at hjælpe med at overbevise andre er altid en god strategi, når man implementerer en vanskelig eller kontroversiel ændring.

Overvågningsresultater - Feedbacksløjfen

På trods af din bedste indsats fungerer nogle løsninger ikke som planlagt. Der er mange grunde til dette: en manglende overvejelse af alle faktorer, mangel på tilgængelig information, utilsigtede forudindtægter eller misforståelser eller en ændring i de underliggende forhold, der påvirker problemet eller løsningen. Vi lever i en usikker verden, så der er sjældent et svar, der garanteres at være sandt eller effektivt på alle tidspunkter.

Store produkter og virksomheder vokser gennem integrationsprocessen og konstant innovation. Ved løbende at overvåge resultater, sammenligne dem med forventninger og derefter justere ens handlinger for bedre at opnå det tilsigtede resultat - ellers kendt som en "feedback loop" - kan vi være sikre på, at løsninger vil forblive gyldige og producere de ønskede resultater.

Ifølge Wired er feedback-løkker, hvordan vi lærer, om vi kalder dem prøve-og-fejl eller korrektion af kursus. De er grundigt undersøgt og valideret inden for psykologi, epidemiologi, militær strategi, miljøundersøgelser og økonomi og er et almindeligt værktøj i atletiske træningsplaner, udøvende coachingstrategier og en række selvforbedringsprogrammer. Elon Musk, opfinder, iværksætter og administrerende direktør for Tesla Motors, hævder, at det er vigtigt at have en feedback-loop, hvor du konstant tænker over, hvad du har gjort, og hvordan du kunne gøre det bedre.

Da resultater fremgår af den implementerede løsning, er det vigtigt at indsamle data og afgøre, om konsekvenserne er som oprindeligt tilsigtet. Når der er et uventet negativt resultat eller et resultat, der ikke opfylder de forventede parametre, gentager de bedre problemløsere trin til problemløsning og foretager justeringer efter behov.

I mange tilfælde er justeringerne mindre og kan hurtigt implementeres. I nogle tilfælde er det imidlertid nødvendigt med en ny strategi eller løsning, og det betyder, at problemet tilpasses igen med de oplysninger, der er opnået fra implementeringen.

Det endelige ord

Problemløsning er ikke en medfødt evne, men en erhvervet evne. Ken Watanbe, tidligere McKinsey-konsulent og forfatter af “Problem Solving 101”, lærer, at det at øve gode problemer med at løse problemer udvikler et tankesæt, der får folk til at få det bedste ud i sig selv og til at forme verden på en positiv måde. At lære og bruge de rette færdigheder kan blive en vane, hvilket gør problemløsning let og giver os hver enkelt mulighed for at gøre vores liv og verdener bedre.

Husk, at alle står over for problemer, store og små, hverdags, der skal løses. At følge disse trin kan føre til bedre beslutninger og et lykkeligere liv. I mange tilfælde er det ikke problemet, der skaber mest stress, men konsekvenserne af en dårlig løsning.

?