10 enkle måder at forbedre din virksomheds skriftlige færdigheder

Tænk nu på, hvor meget tid du har spildt med at forsøge at dechifrere en e-mail eller rapport, der er dårligt skrevet. Ikke kun er det frustrerende og irriterende at læse, men dårlig skrivning kan også føre til alvorlig fejlkommunikation, mistede muligheder eller endda arbejdsulykker..

Pointen her er, at gode skrivefærdigheder er værdifulde på flere måder. Og det at tage tid at forbedre dit kunne betale betydeligt udbytte i hele din karriere. Lad os se på flere teknikker, du kan bruge til at forbedre dine virksomheds skrivefærdigheder.

Værdien af ​​solide skrivefærdigheder

God skrivning er vigtig i arbejdsstyrken af ​​flere årsager.

For det første hjælper det at være en god forfatter dig med at skille sig ud fra mængden og forbedre dine chancer for en forfremmelse eller hæve. Det kan hjælpe med at overtale din chef til at gribe ind på projekter og ideer, du brænder for. God skrivning får dig til at virke mere intelligent, troværdig og professionel. Det hjælper med at undgå forvirring og fejlagtig fortolkning, opbygge tillid og rapport med kolleger og vinde klienter.

God skrivning er især vigtig på grund af vores øgede brug af sociale medier. Vi har alle set fagfolk på Twitter, LinkedIn eller Facebook stavefejl eller bruger et ord forkert. Dette er ikke kun pinligt, når det sker med dig, men det kan også påvirke dit omdømme og troværdighed i fremtiden.

Din skrivning er et af de primære medier, hvor du vil blive bedømt i hele dit liv. De e-mails, tekster og rapporter, du sender dagligt, er en fysisk repræsentation og registrering af du. Over tid bygger disse repræsentationer dit ry og påvirker de forhold, du har brug for for at trives i din karriere.

Din skrivning kommunikerer dine tanker, og det er vigtigt, at disse tanker formidles på den klareste, mest veltalende måde som muligt.

Kurt Vonnegut sagde: ”Hvorfor skal du undersøge din skrivestil med ideen om at forbedre den? Gør det som et mærke af respekt for dine læsere, uanset hvad du skriver. ”

Uanset om du er en iværksætter, der har brug for at skrive en god pressemeddelelse, en manager, der skriver daglige e-mails til et travlt team, eller nogen, der leder efter et nyt job, der har brug for at skrive et vindende følgebrev, er gode kommunikationsevner et must. Ord betyder noget i livet, og du vil drage stor fordel af at vide, hvordan du bruger dem effektivt.

Sådan forbedres dine skrivefærdigheder

Stor skrivning tager tid og praksis. Som den ikoniske forretningsmand David Ogilvy sagde: ”God skrivning er ikke en naturlig gave. Du skal lære at skrive godt. ”

Der er flere måder, du hurtigt kan foretage forbedringer af din egen skrivning.

1. Tænk inden du begynder at skrive

Før du begynder at skrive noget, skal du stoppe og tænke over, hvad du vil og har brug for at sige. Spørg dig selv, "Hvad har denne person brug for at vide eller forstå efter at have læst denne e-mail?"

Du kan også bruge “5 Ws + H”, som alle journalister bruger, når de udarbejder deres arbejde:

• Hvem: Hvem er mit publikum?
• Hvad: Hvad har de brug for at vide?
• Hvornår: Hvornår gælder dette, hvornår skete dette, eller hvornår har de brug for det ved??
• Hvor: Hvor sker dette?
• Hvorfor: Hvorfor har de brug for disse oplysninger?
• Hvordan: Hvordan skal de bruge disse oplysninger?

Du skal også spørge dig selv, "Skal jeg virkelig sende denne e-mail?"

Fagfolk i hver sektor oversvømmes med e-mails hver dag, hvoraf mange er unødvendige. Spar dig selv og din læser tid ved at sikre dig, at hver e-mail, du sender, virkelig er nødvendig og relevant.

2. Hold det kort

Når du har identificeret, hvad du skal sige, skal du hurtigt komme til punktet. Folk bliver altid presset til tiden, og de vil sætte pris på din kortfattethed.

Brug for mere overbevisende? Stop og tænk på hvor frustreret du føler dig efter at have læst en e-mail, der er tre gange længere end den skal være, med de vigtigste punkter begravet måde i bunden. Det er spild af tid og energi, ikke?

Lad ikke dit publikum gennemgå dette - vær kort.

Det kan hjælpe med at tænke over hvordan folk læser. Novelisten Elmore Leonard tilbyder nogle kortfattede, men gode råd, når han siger: ”Prøv at udelade den del, som læserne har tendens til at springe over.” Generelt betyder dette lange afsnit, der har mere at gøre med hvad du vil sige, end hvad læseren har brug for at høre. Husk altid din læser.

Hvis du finder ud af, at du ikke kan skrive en e-mail, der er mindre end en halv side lang, er e-mail ikke den bedste måde at kommunikere disse oplysninger på. I stedet for skal du ringe til personen og tale direkte med dem.

3. Undgå prætentiøse ord

Skriftligt er dit mål at være klar og direkte. Hvis din læser skal bruge Google til at dechiffrere, hvad du prøver at sige, vil de føle sig fremmedgjorte og irriterede.

Mark Twain sagde engang, ”Brug ikke et ord på fem dollars, når et ord på 50 cent vil gøre.” Undgå fristelsen til at bruge blomstrende, prætentiøse ord for at lyde smartere. Hold dig til de halvtreds cent ord.

I samme ånd skal du undgå jargon, når det er muligt. Jargon får dig ofte til at lyde prætentiøs, og det kan fremmedgør din læser yderligere. Skriv i stedet for den måde, du taler på. Hold det naturligt og direkte.

4. Brug den aktive stemme

Aktive sætninger er direkte, fed og mere interessante end passive sætninger. Passive sætninger er svage og ordrige; de er som en slap håndtryk. Din skrivning forbedres dramatisk, hvis du stræber efter at bruge aktive sætninger, når det er muligt.

Se f.eks. På de to sætninger nedenfor:

1. Katten skrabede kvinden.
2. Kvinden blev ridset af katten.

Den første sætning er skrevet med den aktive stemme. Det er klart og direkte. Anden sætning er passiv.

I en aktiv sætning, emnet udfører verbets handling. I en passiv sætning lader motivet handlingen ske til dem. Her er et andet simpelt eksempel:

1. Golferne ramte bolden.
2. Bolden blev ramt af golfspilleren.

I første sætning udfører motivet (golfspilleren) handlingen (rammer bolden). I anden sætning kommer emnet (golfspilleren) efter verbet; det modtager handlingen.

For at få øje på den passive stemme skal du kigge efter former for verbet "at være", såsom "vilje" eller "var" foran et verb. For eksempel "Mødet afholdes kl. 20," er passivt. Sig i stedet: "Mødet er kl. 20."

5. Vær altid professionel

Nogle gange er det fristende at smide en vittighed eller medtage nogle kontor sladder i en e-mail. Disse tilføjelser bidrager imidlertid ikke til din besked og kan have negativ indflydelse på dit omdømme. De er også let misforstået.

Ja, du skal være autentisk og lade din stemme skinne igennem i din skrivning. Men du er også nødt til at forblive professionel; det er en balancebalance. En god måde at kontrollere, om dit indhold er passende, er at spørge: "Ville jeg være tilpas med dette, hvis det var på forsiden af ​​avisen i morgen?" Hvis dette får dig til at krybe, skal du redigere.

6. Afklar dit opfordring til handling

Din forretningskommunikation sendes med et formål; det er sjældent, at du skriver en e-mail, der er rent informativ. Chancerne er, at du har brug for din læser til at gøre noget: ringe tilbage til dig, give dig mere information, bekræfte deres tilstedeværelse på et møde, og så videre.

Lad det ikke op til din læser at finde ud af, hvad du vil have dem til at gøre med disse oplysninger. Stave det ud og vær specifik. For eksempel:

• Send eventuelle redigeringer tilbage kl. 17.00 tirsdag.
• Ring denne klient tilbage inden fredag ​​for at løse problemet.

Vær klar over, hvad du ønsker, og du vil sandsynligvis opdage, at du får bedre resultater fra dine læsere.

Pro Tip: Husk, at hvis du har brug for øjeblikkelig handling på noget, skal du tale personligt med modtageren. Stå op fra dit skrivebord og gå til deres kontor, eller ring dem på telefonen. Skrivning er et vigtigt medium, men intet slår en personlig samtale, når du har brug for noget.

7. Brug din e-mail-emnelinie korrekt

Din e-mail's emnelinje er et kraftfuldt værktøj; tænk på det som overskriften til din e-mail. En overskrifts opgave er at sikre, at kroppen læses. For at gøre dette skal overskrifter være korte, direkte, kraftfulde og specifikke.

Se f.eks. På de to e-mail-emnelinjer nedenfor:

1. Mandagens møde
2. Deltager i mandag den 14. oktober kl. 14.00 kvartalsrapportmøde

Den første emnelinje er vag og giver mange spørgsmål ubesvarede. Hvilket mandagsmøde? Hvad handler mødet? Har jeg endda brug for at vide om dette møde?

Den anden emnelinje er meget mere specifik og derfor mere tilbøjelig til at åbnes og læses hurtigt. Det kommunikerer hvilket møde forfatteren taler om, hvornår det er, og hvad du muligvis har brug for, når du deltager i netop dette møde.

Lad aldrig din emnelinje være tom. E-mail-filtre kategoriserer ofte tomme emnelinjer som spam, så udfyld den ud for at undgå, at din e-mail er gået glip af.

Pro Tip: Hvis du kun har brug for at stille et simpelt spørgsmål, skal du bruge EOM-teknikken (End of Message). Skriv dit spørgsmål bare i emnelinjen via e-mail og tilføj "EOM" i slutningen. Dette sparer din læser tid, fordi de hurtigt kan svare uden at skulle læse mere overflødig tekst.

For eksempel kan din emnelinje sige: ”Vil du deltage i dette mandags kl. 14.00? EOM.”

Sørg for, at dine modtagere ved, hvad EOM betyder, før du bruger denne teknik. Derefter svarer de ideelt i deres retur-e-mail's emnelinje noget i retning af, ”Ja, jeg vil være der. EOM.”

8. Hold dig til et emne i e-mails

Hold dine e-mails fokuseret på et specifikt punkt eller idé, når det er muligt. Hvis du har brug for at adressere et andet emne, skal du skrive en separat e-mail. Fokus på et emne pr. E-mail giver din læser tid til at behandle det, du siger, og svare direkte. Det hjælper dem også med at organisere deres e-mails mere effektivt og finde arkiverede e-mails hurtigere.

Nedenfor er for eksempel et eksempel på en e-mail, der dækker for mange emner:

E-mail emnelinje: Mandagens møde 

Legeme: Hej Steve, 

Tak for alt dit arbejde med kvartalsrapporterne i sidste uge. Du gjorde et dejligt stykke arbejde! Jeg tror bare, at vi er nødt til at forkorte introen, men bortset fra at det er fantastisk.

Jeg skrev for at se, om du ville deltage i dette mandagsmøde. I bekræftende fald, kan du medbringe en kopi af dit indledende kvartalsrapportudkast? Jeg vil gerne vise det til Susan.

Har du også nogensinde berørt base med Al Thompson i Syracuse? Han havde nogle klager over sin sidste forsendelse, og vi er nødt til at sikre os, at de bliver adresseret. Fortæl mig, hvordan det viser sig.

Tak,

Jim

Stop og tænk over hvor mange ting Steve er blevet bedt om at adressere i denne e-mail.

Først skal han finde ud af, om Jim vil have ham til at redigere introen, eller om Jim vil gøre det selv; det er ikke klart. Derefter skal han bekræfte, at han er på mandagens møde, og husk også at medbringe rapporten. Til sidst skal han adressere disse kundeklager og fortælle Jim, hvad der skete.

E-mailen har nogle vigtige påmindelser i den, og Steve vil muligvis gemme den. Men overskriften siger ganske enkelt: "Mandagens møde." Hvis han vil gemme det som en påmindelse om at tackle disse kundeklager, har overskriften intet at gøre med det aktuelle emne. Han bliver nødt til at huske, at påmindelsen om at adressere kundens klager stod i e-mailen med titlen "Mandagens møde."

Gør dine læsere en fordel og gør tingene så lette som muligt for dem. Hold det enkelt med et emne pr. E-mail.

9. Brug aldrig e-mail til at levere dårlige nyheder

Brug aldrig e-mail til at levere dårlige nyheder. Hvis du har brug for at afskedige nogen på dit team, eller give feedback, der vil lyde mindre end rosenrød, skal du gøre det personligt. Det er let for misforståelser at ske via e-mail, et udsigt, der forstærkes, når du bruger e-mail til at levere dårlige nyheder. Personligt kan du kommunikere med medfølelse og empati, og du kan bruge dit kropssprog og din vokaltone til yderligere at formidle din oprigtighed og intentioner. Dette er noget, du bare ikke kan gøre via e-mail.

10. Korrekturlæst, Korrekturlæst, Korrekturlæst

Grammatik og stavefejl er pinlige, og de skader din troværdighed. Sikker på, du kan stole på stavecheck-værktøjer, men de fanger ikke alt, især ord, der bruges ude af sammenhæng.

Når du er færdig med at skrive, skal du læse den korrekt med det samme. Og når det er muligt, skal du lægge det væk og læse det igen et par timer (eller et par dage) senere. At give dig selv en afstand fra skrivningen vil hjælpe dig med at opdage fejl, du måske har gået glip af ved den første gennemlæsning.

Pro Tip: Når du læser korrektur, skal du læse hver sætning omhyggeligt. Tag råd fra George Orwell, der siger: ”En samvittighedsfuld forfatter i hver sætning, som han skriver, vil stille sig mindst fire spørgsmål, således: Hvad prøver jeg at sige? Hvilke ord vil udtrykke det? Hvilket billede eller formsprog gør det klarere? Er dette billede frisk nok til at have en effekt? Og han vil sandsynligvis spørge sig selv to mere: Kunne jeg sige det mere inden for kort tid? Har jeg sagt noget, der er undgåeligt grim? ”

Hvis e-mailen eller rapporten er særlig vigtig, skal du give den til en betroet ven eller kollega for at læse den over, før du sender den til dens tilsigtede målgruppe. Et friskt par øjne kan muligvis se flere fejl, som du gik glip af.

Pro Tip: Hvis du finder ud af, at du har brug for yderligere hjælp til din virksomhedsskrivning, skal du bruge en service som Grammarly, der scanner din tekst og identificerer både enkle og komplekse grammatiske fejl (herunder korrekt stavede ord, der bruges i forkert sammenhæng). Du får også forklaringer på hver fejl, så du kan forbedre din skrivning i fremtiden.

Det endelige ord

Alle kan lære at være en bedre forfatter, og den bedste måde at forbedre din egen skrivning er at øve sig. Jo mere du skriver, jo bedre bliver du. Du kan også overveje at tage et gratis online forretningskursuskursus gennem Coursera. Klassen blev oprettet af University of Colorado-Boulder og er gratis, hvis du reviderer.

Hvilke fejl begår du oftest i din virksomhedsskrivning? Hvad synes du, du klarer dig godt?