Sådan opretter du et hjemmearkiveringssystem til journalføring

Men at gennemføre dine årlige skatter er ikke den eneste grund til at have et godt arkiveringssystem på plads. Det er vigtigt at beholde kvitteringer for at vise, hvor meget du har betalt for ejendom og investeringer, samt for at bevise, hvornår købet blev foretaget. Det er næsten umuligt at få et lån uden at oplyse om dine indtægter og udgifter.

At holde styr på papirarbejde er en nødvendighed, og det kan medføre problemer for dem, der er uforberedte og uorganiserede. Dog kan det være ganske enkelt at oprette et hjemmearkisationssystem, der giver mening.

Opsætning af et arkiveringssystem

Hvis du endnu ikke har konverteret til et papirløst system til lagring af dokumenter, kan du stadig nemt administrere et system for at holde styr på alle dine poster.

1. Køb nødvendige forsyninger

Besøg din foretrukne kontorartikelforretning og foretag følgende køb:

• En lommefil i brevstørrelse, der udvides til tre og en halv tomme (ca. $ 3)
• Flere filmapper (mindre end $ 1 hver)
• Etiketter til dine filmapper (ca. $ 3 for en pakke med 250 etiketter)

2. Opret etiketter

Mærk den ekspanderende mappe for året. Opret derefter en etiket for hver filmappe som følger:

• Personlige udgifter, såsom beklædning, bøger, dagligvarer og underholdning
• Medicinsk / dental
• Værktøjsregninger
• Store indkøb og boligforbedringer
• Kontoudtog
• Investeringer
• Kreditkortopgørelser og kvitteringer
• Betal stubber
• Skatteregistre

3. Organiser dine dokumenter og filer

Når du har markeret dine mapper, skal du begynde at organisere dit arkiveringssystem. Efterhånden som året skrider frem, kan du tilføje flere mapper for at holde kvitteringer for nye kategorier, som du har brug for at holde styr på, såsom udgifter til uddannelse, kæledyr eller rejser.

Placer dine filmapper inde i den ekspanderende mappe, og hold dit arkiveringssystem sikkert gemt i en skuffe eller arkivskab. Hver gang du foretager et køb eller en faktura betaling, skal du gøre det til en vane at straks placere din kvittering i den relevante mappe.

Opret en mappe mærket "Fakturaer til betaling" for at hjælpe dig med at være på toppen af ​​regningen. Opbevar denne mappe på et meget synligt sted, så du bliver mindet om at gennemgå den regelmæssigt for at betale dine udestående regninger. Når du har betalt hver regning, skal du placere posten i den relevante mappe i dit arkiveringssystem.

Du skal også oprette en mappe mærket "Needs Attention." For eksempel, hvis du er nødt til at stille en forespørgsel om en mistænkelig debitering på dit kreditkort, eller hvis du har brug for at kontakte en sælger, der ikke gav dig kredit for at have betalt din seneste regning, skal du føre en fortegnelse eller påmindelse om denne mappe.

Daglig arkiveringsmetode

Ved at implementere dette system kan du reducere den tid, du bruger på at søge gennem spredte papirer ved at få dine filer arrangeret i organiserede, passende mærkede filer. Opret en daglig rutine for at holde dine filer konsekvent og vedligeholdes:

1. Saml posten og gå igennem den ved dit skrivebord eller køkkenbord.
2. Åbn hvert post, og sæt junk mail og konvolutter til side, der skal genanvendes.
3. Placer regninger i mappen "Fakturaer til betaling".
4. Placer kvitteringer i den rigtige mappe. For eksempel skal resume af lægebehandlinger placeres i din mappe "Medicinsk / tandlæge".
5. Alt, der har brug for øjeblikkelig opmærksomhed, skal gå i din "Needs Attention" -mappe, så du hurtigt kan tage dig af den.

Hvad skal jeg holde og hvor længe

I de fleste tilfælde skal du føre poster i mindst tre år, da IRS typisk søger tre år ind i din historie under en skatterevision. Imidlertid kan IRS vælge at søge yderligere tre år ind i din historie, så det er derfor tilrådeligt at gemme poster i seks år.

Her er nogle poster, du skal holde i seks år:

• Kvitteringer for alle fradrag, som du har opført på din selvangivelse
• Megleropgørelser for transaktioner rapporteret på dit selvangivelse
• Registreringer vedrørende salg af et hjem eller en anden ejendom rapporteret om dit selvangivelse
• Registreringer af indtægter og udgifter, der er rapporteret for din lille virksomhed på din selvangivelse

Hvert papir, der understøtter information rapporteret om dit selvangivelse, skal gemmes i de seks år, der følger efter den dato, du indsendte.

Der er dog nogle poster, som du vil beholde for evigt:

• Selvangivelser
• Kontrakter
• Fast ejendom og afsluttende erklæringer
• Registreringer af dine bidrag til dine pensionsplaner
• Livsforsikringer
• Godsplanlægningsdokumenter, såsom fuldmagt eller tillidsaftaler

Papirarbejde, der skal kasseres

Når du har afsluttet dit selvangivelse for året, er der nogle papirer, der kan kasseres. Medmindre det vedrører din selvangivelse, skal du kunne slippe af med følgende poster:

• Bankindskudssedler og pengeautomatkvitteringer
• Løncheck-stubber
• Kvitteringer på hjælpekabelregning

Det endelige ord

Der er ikke tid som nutiden til at begynde at organisere dit papirarbejde. Jo før du opretter et organiseret arkiveringssystem, desto hurtigere kan du høste fordelene ved et ubesværet hjem eller kontor. Du kan også finde det meget lettere at få adgang til papirer eller optage når som helst du har brug for det.

Bruger du et hjemmearkiveringssystem? Hvilke strategier har fungeret godt for dig?

(fotokredit: Bigstock)