10 tip til udvikling af effektive kommunikationsfærdigheder på arbejdspladsen
Den unge assistent, der vaklede mellem vrede og håbløshed, vidste ikke, hvordan man skulle svare på den tre-siders memo, der angav en fiasko efter svigt i opgaver og forventninger, som gruppen ikke havde opfyldt. Notatet afsluttedes med en trussel om, at "ting måtte ændres ellers", og at han, lederen, ikke længere brydede sig om individerne på grund af deres mangler. Min ven, revet mellem at holde op med det, han troede var en urimelig vurdering eller opholde sig, når yderligere fremskridt kunne blive forsinket eller umulig, spurgte mig: ”Hvad skal jeg gøre? Afslut eller bliv der i håb om, at jeg ikke bliver fyret? ”
Resultatorienteret kommunikation på arbejdspladsen
Al kommunikation har et resultat. Men var resultatet i dette tilfælde den ønskede af den leder, der skrev notatet? Forretningsrelationer, især dem mellem overordnede og underordnede, er ofte stenede på grund af dårlig kommunikation, mangel på eller fejlagtig fortolkning af fakta, miljøer under tryk og en gensidig forpligtelse til succes. Ligesom inden for sport og politik er mange forretningsfejl ikke tvunget. Molehuller bliver bjerge, og fejl bliver katastrofer på grund af følelser og overreaktioner.
Forskning har vist, at følelser ofte overskrider intellektet, en konsekvens af at skulle kæmpe eller flygte eoner før, når dyrene spiste mennesker, der var langsomme med at beslutte, om de var farlige. Heldigvis har de fleste virksomheder ikke et ”dræbe eller blive dræbt” -miljø - men vi er stadig betinget af at reagere på et.
I dette tilfælde blev lederens indsats for at motivere sine medarbejdere tilbageført. Selvom der var tilsyneladende mangler i butikens udseende og betjening, der skulle rettes, var resultatet af notatet at fokusere opmærksomheden på personligheder, ikke ydeevne. Mens notatet uden tvivl var katartisk for manageren på kort sigt, var den langsigtede virkning et tab af tillid og tillid til hans evne til at føre, en stigning i den daglige spænding mellem manager og de andre medarbejdere , og en sandsynlighed for et betydeligt tab af fremtidige potentielle ledere og deres akkumulerede institutionelle viden. Hvordan kunne lederen have håndteret situationen forskelligt?
Kommunikerer effektivt: Manageren
Der er en række ting, en manager kan gøre for at forbedre hans eller hendes kommunikationsevner:
1. Overvej situationen, inden du griber ind
Vores følelser frister os til at tage hurtige beslutninger baseret på overfladiske beviser, som muligvis ikke afspejler problemets sande natur. Lederen antog, at butikkens dårlige udseende skyldtes medarbejdernes manglende indsats eller opmærksomhed. Han kunne ikke overveje, at flere butiksmedarbejdere var opsagt på grund af den økonomiske situation, mens butikens arbejdsbyrde forblev den samme. Hver assisterende leder var ansvarlig for flere områder med færre mennesker til at udføre arbejdet.
Desuden var hver assistent blevet forpligtet til at tage en lønnsnedsættelse på grund af tabet af den store kunde, og hver var bekymret for, at kundetabet ville forsinke deres egen forfremmelse til butikschef. Selvom de ikke var beregnet, led deres indsats sandsynligvis på grund af deres egne bekymringer.
2. Indsaml og bekræft oplysninger, inden du træffer en beslutning
Vi har en tendens til at forveksle symptomer med sygdom og derfor behandle symptomet snarere end den underliggende sygdom. Teknologi gør det muligt for os at fange enorme mængder data og skive dem og udskrive dem for at få dem til at vises som vi ønsker. Men data er en repræsentation af problemet, ikke selve problemet. At observere assistenternes arbejde og tale og lytte til dem om aspekterne af deres job kan have ført til en anden konklusion end den, som lederen nåede til.
3. Fokus på problemer, ikke personligheder
Lederens memo angreb hver assistents karakter ved at antyde, at de var doven, forladt eller havde forrådt ham. Implikationerne intensiverede memoets følelsesmæssige kontekst og overskyggede dets faktiske indhold og formål.
Assistenterne reagerede som reaktion med følelser uden at stoppe for at overveje gyldigheden af fakta eller forsøge at give lederen nogen forklaringer. Hver gang der er noget, der har emotionelt indhold, skal “24-timers regel” være i kraft: Send ikke nogen e-mail, besked, brev, memo eller rapporter til andre, før du har haft en dag at overveje dets indhold og er sikker på, at det kommunikerer de fakta og den tone, du ønsker.
4. Administrer enkeltpersoner, ikke grupper
Lederens memo var rettet mod alle og ingen. Manglen på specificitet gjorde det muligt for hver modtager at undgå personlig ansvar, da hver mente, at hans egen indsats havde opfyldt forventningerne. Som følge heraf lykkedes det memoet ikke at få det ønskede resultat og forværrede et allerede berørt arbejdsmiljø. Gruppekommunikation er perfekt til at give generel information, uddannelse og ros; de bør dog ikke bruges til individuel retning eller kritik. Husk, ros offentligt og kritiser privat.
5. Mød underordnede ansigt til ansigt
Betydningen og hensigten med skriftlige ord uden sammenhæng med en fysisk tilstedeværelse er ofte misforstået og kan føre til forvirring og konflikt. Der er ingen erstatning for at se nogen i øjet og se deres reaktion på din samtale for at tydeliggøre indhold og sikre forståelse og enighed.
Ledere gemmer sig ofte bag memoer og noter, som om deres underordnede var robotter, der skulle flyttes på plads og programmeres. Imidlertid søger succesrige ledere personligt engagement og bygger broer af tillid, gensidig respekt og delt erfaring. Vær fysisk tilgængelig og "gå vandreturen", og lad dine mennesker vide, at du er sammen med dem gennem det gode og det dårlige.
6. Tildel opgaver direkte og tydeligt
Folk fungerer bedst, når de ved, hvad der forventes af dem. Gode ledere identificerer mål og mål i enkle, forståelige vilkår, tildeler ansvar utvetydigt og bekræfter, at informationen forstås af dem, som den er rettet til. Gode ledere følger op og giver korrigerende input for at sikre, at hver af hans underordnede er på samme side og arbejder mod det samme mål.
Ledere skal altid huske, at ingen medarbejdere tager et job med forventning om, at han eller hun vil blive overset, ignoreret eller ubetydelig på arbejdet. Medarbejdere ønsker at blive ønsket og respekteret af deres jævnaldrende og stolte af deres arbejdsgiver. Ledelsens udfordring er at opretholde og videreudvikle denne medarbejders entusiasme og engagement, selv i stresstider.
Fejl er en del af at vokse, og at komme til kort og korrigere kurset er regelmæssige hændelser i erhvervslivet og i livet. At håndtere underordnede måder, som du ønsker at blive behandlet på i en lignende situation, er det bedste kursus enhver leder kan tage.
Kommunikerer effektivt: Medarbejderen
Min ven, assisterende manager, kunne også lære af denne begivenhed. Hans reaktion, skønt forståelig, forværrede situationen unødvendigt. Som en konsekvens led han og de andre assistenter af ubrugelig bekymring og spildt tid og kræfter med at kommunikere med hinanden om den opfattede uretfærd, de havde oplevet. Denne tid og energi kunne have været bedre brugt på at tackle problemerne i butikken og forbedre kundeservicen. Mens hverken han eller de andre assistenter kunne påvirke lederens følelser, der førte til memoet, var deres svar på det under deres kontrol.
Hvis du er placeret i en lignende situation, skal du:
1. Personificer aldrig kritik
Uanset om du giver eller modtager kritik, skal det være baseret på observerede handlinger og resultater, ikke med hensigt. Det er umuligt at kende motivationen bag enhver aktivitet, kun de fysiske handlinger og resultatet af aktiviteten. Som en konsekvens heraf skal kritik gives og accepteres ubevægeligt, overvejes for dens gyldighed og relevans og gennemføres, når handlinger er berettigede.
Med andre ord: Vær ikke for følsom eller defensiv, når du modtager feedback. Overvej de modtagne oplysninger som beregnet til at få et andet resultat, ikke et personligt angreb.
2. Forstå situationen
I dette tilfælde var den udfældende årsag til kritikken butikens fysiske tilstand og udseende. På andre tidspunkter er konstruktiv kritik del af en regelmæssig medarbejderpræstationsevaluering, designet til at give begge parter feedback. Brug begge muligheder for at opbygge dit forhold og få information. Brug en anmeldelse som en mulighed for at modtage og give intelligens, der ellers kan gå glip af.
3. Vær forståelse
Hver gang du modtager det, du betragter som et uberettiget personligt angreb eller kritik, skal du genkende kilden og deres omstændigheder, før du springer til en konklusion. Desværre har folk dårlige dage, og de reagerer ofte ved at angribe andre af ringe eller ingen grund. Når hovederne er køligere, og trykket er mindre, skal du kontakte angriberen for at lære mere om problemet og hvordan du kan være en del af løsningen. Du kan opdage, at stimulansen til overfaldet var en overreaktion fra afsenderens side eller ikke havde noget at gøre med dig eller dit arbejde.
4. Lær af dine fejl
Uanset hvilken fase af din karriere du er, kan du og bør fortsætte med at lære. I løbet af dit arbejdsliv vil du arbejde for og med overordnede af forskellige evner og talenter. Nogle vil du huske på grund af deres store ledelse, mens andre vil du huske, fordi de var så dårlige ledere. Selv sidstnævnte kan lære dig noget.
I dette tilfælde lærte min ven, hvordan han følte sig, da han uretfærdigt blev beskyldt for dårlig præstation. Forhåbentlig husker han sine følelser, før han begår de samme fejl med de mennesker, der rapporterer til ham i øjeblikket eller i fremtiden. Undertiden er de dårlige eksempler mere effektive end de gode.
Det endelige ord
Ledelse og ledelse er en lærd færdighed. Effektive ledere har erfaring på begge sider af spektret, tager retninger og giver dem. Og en virksomheds succes er direkte relateret til dens ledere og deres evne til at lede medarbejdere gennem vanskelige og testtider.
Ved at analysere og være tankevækkende i din kommunikation med både dine underordnede og overordnede, kan du bedre lære at lede i uanset hvilken position du har. På denne måde sikrer du ikke kun dine fremtidsudsigter for at stige din virksomheds rækker, men du vil også skabe et mere produktivt og bedre arbejdsmiljø for dig selv og dine kolleger.
Hvilke andre effektive kommunikationstips kan du foreslå?
