13 måder at reducere administrative overhørte omkostninger i din virksomhed
At finde ud af, hvordan man reducerer eller eliminerer specifikke administrationsomkostninger er vigtigt for din virksomheds rentabilitet og langsigtede succes. Trimning af disse udgifter vil reducere de indtægter, der er nødvendige for at skabe jævnhed eller opnå overskud, give større fleksibilitet i den langsigtede prisstrategi og forbedre pengestrømmen.
Sådan reduceres administrative udgifter
1. Køb ikke - lej
Beslutningen om at eje eller leje ejendom er generelt baseret på din driftsomfang. Ejerskab eller langsigtede lejekontrakter øger dine faste omkostninger og økonomiske eksponering. Mens huslejeaftaler måned til måned koster lidt mere på kort sigt, sparer muligheden for at afslutte aftalen og flytte til et mere passende rum penge og ansvar på lang sigt. I et fluktuerende marked kan en klogere beslutning være at begrænse din økonomiske eksponering og spare dine kontanter for det tidspunkt, når du er mere komfortabel med markedsmulighederne og en investering, der vil opfylde dine kriterier.
2. Begræns rejse- og underholdningsudgifter
Kundeforhold er altid vigtigt og bør aldrig kompromitteres. Værdien af møder ansigt til ansigt er imidlertid ikke en funktion af overdådige gaver og dyre middage på luksusrestauranter. Etablere en underholdningspolitik, der passer til økonomien; dine kunder og kundeemner vil forstå, da deres virksomhed sandsynligvis implementerer lignende politikker.
3. Telecommute
Teknologi reducerer effektivt afstanden, så det er ikke nødvendigt at kræve, at administrative personer eller specialister fysisk er placeret sammen. Medarbejdere, der arbejder hjemmefra eller i midlertidige faciliteter fra måned til måned, reducerer eller eliminerer de høje omkostninger ved kontorlokaler samt efterspørgslen efter supporttjenester. I mange tilfælde tager medarbejdere med mulighed for at kommunikere mindre løn på grund af friheden og manglen på pendlingsomkostninger.
4. Fremlejekontor og gård
Hvis du har overskydende plads, der ikke vil blive brugt i et år eller mere, skal du undersøge fremleje. Som udlejer vil du fortsætte med at kontrollere lokalerne og de aktiviteter, der udføres i rummet, og du får ekstra indtægter til at modregne udgifterne til dine egne faciliteter.
Før du accepterer en fremleje, skal du være sikker på, at der ikke er behov for plads i aftalens løbetid. Medtag sprog i kontrakten om tidlig opsigelse, hvis det bliver nødvendigt. Din evne til at besætte rummet giver maksimal fleksibilitet og kan afspejles i aftalen ved enten at reducere lejers leje i aftalens løbetid eller betale en bøde, hvis opsigelse bliver nødvendigt.
5. Refinansier gæld
Rentesatserne er usædvanligt lave på dette tidspunkt. Hvis du har nogen langsigtet gæld på udstyr, maskiner eller fast ejendom, er det nu tid til at refinansiere med målet om at reducere betalingerne så meget som muligt på kort sigt. I svære tider er kontanter konge, så du ønsker at holde så meget som muligt tæt ved hænderne i nødsituationer.
6. Fjern abonnementer og medlemskaber
Over tid tilføjer mange virksomheder abonnementer og medlemskab på grund af deres branche og de små udgifter, der er forbundet med en enkelt tilknytning. Disse udgifter kan dog hurtigt opbygge og gå upåaktet hen, da de ofte vises på forskellige tidsplaner og udgiftsrapporter.
Gennemgå alle dine sociale, broderlige og forretningsmæssige tilknytninger for at sikre, at de er nødvendige, og bidrage regelmæssigt til en rentabel drift af din virksomhed. Fjern dem, der ikke gør det.
7. Klip rejseomkostninger
Hvis det er muligt, skal du fjerne rejser ved at udskifte ture med telefonopkald, e-mails og videomøder. Hvis du skal flyve, skal du planlægge forud for at undgå de høje omkostninger ved en "pludselig" tur. Forøg kontrol med dine udgiftskonti for at sende en klar besked til dit personale om, at omkostninger er vigtige.
Når du rejser, skal du bo på forretningshoteller i stedet for luksushoteller, da de ofte er halvdelen af prisen for en firestjernet facilitet. Og alle, der rejser, skal være medlemmer af den tilhørsgruppe sponsoreret af dette hotel for at få rabatter og gratis nætter.
Fokuser endvidere din biludlejning på en enkelt leverandør, som du har forhandlet med en forhandlingsrate med - angiv standardmodeller undtagen i godkendte tilfælde. Hvis du bor i en større by, skal du overveje brugen af taxaer i stedet for at leje en bil. Afslut private limousintjenester, medmindre de kan sammenlignes med taxaer.
8. Fjern papir
Håndtering af papir er tidskrævende og dyrt. Sortering, arkivering og søgning af filer kræver sekretær / gejstlig tid og plads. Køb en scanner, og digitaliser alle vigtige papirer, og opbevar dem i velorganiserede elektroniske filer for at spare plads og administrative omkostninger. Din virksomheds bøger og poster er kritiske for din fortsatte drift, så det er vigtigt at vedligeholde og sikre kopier af de elektroniske filer på dit anlæg og på et fjerntliggende sted.
Det skal naturligvis sige, at filer skal sikkerhedskopieres hver dag, især alle filer vedrørende dine kunders identifikation, økonomiske poster eller kontaktoplysninger.
9. Del marketingudgifter
Identificer produkter eller tjenester, der supplerer dit produkt. Kontakt derefter det firma, der leverer produkterne og forhandle om en gensidig markedsføringsordning. F.eks. Kan en svømmeproducent muligvis acceptere fælles markedsføring med en leverandør af udemøbler, eller flere etniske restauranter kan fremme en "International Food Experience" med hver restaurant en anden aften. Denne strategi udvider din marketingindsats uden at afholde de udgifter, der normalt ville være forbundet med at tilføje nye sælgere eller reklame.
10. Vedligehold udstyr internt
Hvis reparation og vedligeholdelse er en betydelig omkostning i dine operationer, skal du overveje at ansætte en mekaniker eller specialist og bringe reparationen internt. Du har bedre, regelmæssigt vedligeholdt udstyr, der muligvis kan undgå dyre udskiftninger, indtil senere.
11. Brug Airline Miles til rejser, hoteller og autos
Hvis du eller dine medarbejdere flyver regelmæssigt, skal du målrette mod et enkelt flyselskab med et godt rejseprogram til brug i virksomheden. Tilmeld dig også et af de bedste kreditfirmaer for små virksomheder, og brug dine priser til firmaer, når point eller miles opbygges.
12. Overvåg værktøjer og forsyninger
Forbrugsstoffer er et usynligt aktiv, der ofte overses. Da ingen ting er dyre i sig selv, forplader medarbejdere ofte dem, forlader dem eller tager dem hjem til personlig brug.
Initier en politik for forbrugsvarer - opbevar kontorartikler i et sikkert område, kun tilgængeligt gennem en udpeget medarbejder. Hvis du har et anlæg, hvor håndværktøj eller andre pricy forbrugsstoffer bruges, skal du starte en lignende politik. Tildel værktøjer til personer med kravet om, at de personligt er ansvarlige for omkostningerne ved værktøjet, hvis det er mistet eller mangler.
13. Udnyt Internettet
Alle, der er involveret i køb af materialer eller forsyninger, skal have adgang til Internettet og vide, hvordan man søger i dataene efter specifikke varer. Opret en maksimal pris pr. Vare med en politik, der kræver, at enhver, der køber varer, der overstiger denne værdi, bruger internettet til at identificere potentielle leverandører og de laveste omkostninger.
Det endelige ord
Administrativ omkostningsbesparelse kræver dine medarbejderes samarbejde og deltagelse. Opmuntrer deres deltagelse og ideer, når du begynder på træningen, og hold dem informeret om resultaterne.
Forretningskonsulenter er generelt enige om, at de fleste virksomheder kan skære ned på administrationsomkostninger op til 10% uden at påvirke deres effektivitet. Når du implementerer strategierne for at reducere forretningsomkostningerne, skal du overvåge deres virkning for at sikre, at kundeforhold ikke påvirkes negativt, og heller ikke at omkostningerne stiger i ikke-administrative områder som et resultat af nedskæringerne. Når ændringerne i de administrative operationer er afsluttet, skal du overføre den "omkostningsbesparende" fase af øvelsen til en "omkostningskontrol" fase for at sikre, at forbedringerne bliver indlejret i den daglige forretning i virksomheden.
Hvilke andre måder kan du foreslå for at trimme administrationsomkostninger?
